Trưởng Phòng Quản Lý Vận Hành Nhà Ở (NLS)

Job Description

Trưởng phòng Quản lý dự án chịu trách nhiệm quản lý tốt và hiệu quả toàn bộ hoạt động dịch vụ khách hàng và Quản lý khu dân cư, chung cư tại các ban quản lý của công ty, góp phần xây dựng công ty ngày càng vững mạnh về mọi mặt. Đồng thời góp phần tăng cường xây dựng thương hiệu Nam Long và tạo niềm tin đối với khách hàng.

Mô tả công việc:

Xây dựng & Theo dõi Kế hoạch – Kinh doanh các dự án.

- Xây dựng kế hoạch hoạt động của Phòng Quản lý dự án.

- Hàng năm phối hợp Phòng Tổ chức dịch vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho toàn thể các dự án quản lý của công ty.

- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh khi có đơn hàng của khach hàng

- Xây dựng, hướng dẫn các quy trình phục vụ quản lý vận hanh, chăm sóc khách hàng và quản lý khu dân cư, chung cư, các quy trình quản lý đầu tư – xây dựng cho các Ban quản lý theo đúng yêu cầu hoạt động của dự án

- Hướng dẫn cho các Ban quản lý xậy dựng kế hoạch quản lý vận hành tại ban quản lý.

- Tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác dịch vụ và chăm sóc khách hàng và quản lý các dự án Khu dân cư, chung cư.

- Phối hợp với các phòng ban trực thuộc xác định hạng mục công việc, đơn giá, lập dự toán để phục vụ việc lập kế hoạch cho năm kế hoạch trình Ban Giám đốc phê duyệt để báo cáo cho các cấp có thẩm quyền.

- Trên cơ sở kế hoạch năm đã được thông qua, xây dựng kế hoạch và tiến độ thực hiện, cân đối kế hoạch từng quý, tháng để giao các ban quản lý trực thuộc cũng như hợp đồng thuê ngoài trình Ban Giám đốc phê duyệt

- Đôn đốc kiểm tra giám sát trong suốt quá trình triển khai kế hoạch; phát hiện kịp thời các khó khăn vướng mắt tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty phê duyệt để báo cáo và các cấp có thẩm quyền.

Phân tính đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch thanh,quý, năm. Trên cơ sở đó dự thảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu, tìm nguyên nhân để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.

2. Quản lý, giám sát công tác quản lý vận hành tại các dự án.

- Phụ trách chung và chịu trách nhiệm về tinh hình hoạt động của các Ban quản lý và phụ trách dự án.

- Giám sát chất lượng dịch vụ, bảo dưỡng các hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà chung cư, đảm bảo hoạt động liên tục, an toàn và tiết kiệm.

- Thường xuyên kiểm tra đôn dốc các Bộ phận thực hiện các hợp đồng đã ký kết, phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh, những bất hợp lý để tham mưu cho lãnh đạo công ty xử lý. Khi thực hiện xong nghiệm thu phải đồng thời chuyển các hồ sơ để phòng Tổ chức dịch vụ tiến hành thủ tục thanh lý hợp đồng để làm cơ sở thanh toán giữa các bên, thanh toán công nợ.

- Tổng hợp hồ sơ và tham mưu cho Ban Giám Đốc thẩm duyệt về khối lượng thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, các dự án đầu tư xây dựng công trình.

- Giám sát việc thiết lập và duy trì các quy định về an toàn, môi trường, phòng cháy chữa cháy. Liên hệ với các bộ phận có trách nhiệm của nhà nước trong các vấn đề trên.

- Giám sát việc thiết lập và duy trì các hồ sơ lý lịch máy, quy trình vận hành hệ thống.

- Theo dõi tình hình tiêu thụ điện nước, vật tư dự trữ của các Ban quản lý để có kế hoạch điều chỉnh kịp thời.

- Giám sát nhân viên trong các vấn đề chập hành kỹ luật, giờ giấc, nghỉ phép, nghỉ ốm….

- Tham dự các cuộc họp dịnh kỳ trong bộ phận để chấn chỉnh nội bộ, thông báo tình hình, nhận chỉ thị mới.

Truyền đạt và chỉ đạo xử lý các sự cố xảy ra bất thường tại các dự án.

3. Chỉ đạo & Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng.

- Kiểm soát quá trình chăm sóc khách hàng; Sự hài lòng của khách hàng; An ninh-trật tự; An toàn PCCC; các quy trình quản lý khu dân cư, chung cư.

- Giải quyết các khiếu nại của khách hàng về chất lượng dịch vụ.

- Chỉ đạo công tác chăm sóc khách hàng, để tạo uy tín cho công ty và thương hiệu Nam Long.

- Xây dựng, triển khai các quy trình, quy định và điều lệ quản lý khu dân cư/khu chung cư để phục vụ khách hàng.

Truyền đạt và thực hiện các kế hoạch quản lý các dự án (Kế hoạch công việc; An ninh-trật tư; PCCC), kế hoạch về chăm sóc khach hàng, tổ chức sự kiện, khảo sát sự hài lòng của KH.

4. Công tác báo cáo.

- Báo cáo cho Ban Giám đôc về các vấn đề khẩn cấp, nhận chỉ thỉ từ Ban Giám đốc và đảm bảo rằng các chỉ thị này được thực hiện.

- Thực hiện đầy đủ kịp thời các chế độ báo cáo thống kê về tiên độ thực hiện kế hoạch kinh doanh theo quy định công ty.

Tham mưu cho Ban Giám đốc về các hạng mục công việc còn tồn đọng và tham gia nghiệm thu khối lượng thực hiện hàng tháng, hoàn thành hồ sơ đểm làm cơ sở thanh quyết toán của Phòng Tổ chức dịch vụ.

Job Requirement

Trình độ / Kinh nghiệm

-   Tốt nghiệp đại học

-   Bằng Quản lý vận hành nhà chung cư;

-   Ưu tiên cho người có kinh nghiệm làm việc ít nhất 3 năm ở vị trí tương đương hoặc người đã làm qua công tác quản lý doanh nghiệp, công tác quản lý dịch vụ sau bán hàng, ngành kinh doanh bất động sản và có mối quan hệ tốt với địa phương, chính quyền và các đối tác bên trong NLIC và bên ngoài Cty;

-   Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng

Kỹ năng chuyên môn

-   Kiến thức về nguyên tắc quản lý doanh nghiệp, nhân sự, quản lý hành chính, quản lý dự án (nói chung);

-   Kiến thức chung về kinh doanh bất động sản và dịch vụ sau bán hàng, chăm sóc khách hàng;

-   Kiến thức chung về xây dựng và huy hoạch (vật liệu xây dựng, phương pháp và các công cụ cần thiết trong xây dựng nội thất hay các công trình xây dựng hạ tầng như đường xá, cầu cống,…)

-   Hiểu biết cơ bản luật doanh nghiệp, các chính sách, quy trình quy phạm quản lý dự án, quản lý khu dân cư/chung cư và điều lệ quản lý khu dân cư/chung cư;

-   Hiểu biết cơ bản về luật xây dựng, nhà ở, chung cư, các quy định của chính phủ và các vấn đề pháp lý liên quan đến Đầu tư –kinh doanh Bất Động Sản (BĐS), kỹ thuật xây dựng;

-   Hiểu rõ về sản phẩm và dịch vụ do công ty cung cấp để giới thiệu, tư vấn và chăm sóc tốt cho khách hàng;

-   Kiến thức chung về dịch vụ chăm sóc khách hàng (đánh giá nhu cầu, đáp ứng chất lượng dịch vụ, đánh giá mức độ thỏa mãn của khách hàng);

-   Phải có kỹ năng mềm (giao tiếp, ứng xử, leadership, văn hóa doanh nghiệp, .....).