Job Alerts
Viewed: 11,832
 |
Nếu bạn là người không bao giờ có đủ thời hay luôn cảm thấy đang rượt đuổi chính mình, những lời khuyên sau đây sẽ vô cùng hữu ích. Biết cách tiết kiệm thời gian và sử dụng chúng một cách hiệu quả, đặc biệt là trong công việc sẽ góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống. Các kỹ thuật và chiến thuật quản lý thời gian sẽ rút giảm các áp lực và mang đến cho bạn nhiều thời gian hơn. Với kế hoạch quản lý thời gian của Kelly, bạn sẽ chủ động sắp xếp thời gian cho công việc thay vì phải trờ thành nô lệ của chúng.
Tại văn phòng
Dù làm việc tại bất kỳ nơi nào, phải luôn đảm bảo mọi thứ trong văn phòng được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp. Bạn nên để các tài liệu hay thiết bị sử dụng thường xuyên gần mình, ánh sánh phải đủ để tránh đau đầu và mỏi mắt- nếu có thể, nên trang bị đèn để bàn. Ngoài ra, cũng cần lưu ý đến ghế ngồi và bàn làm việc. Chúng phải thật sự làm bạn cảm thấy thuận tiện và thoải mái.
Tại bàn làm việc
Hãy quan sát bàn làm việc trước khi ngồi. Nếu chúng bị bày biện lung tung với các mớ giấy tờ, thư từ, hồ sơ, bạn lập tức sẽ cảm thấy khó chịu và bực mình. Điều này cũng có nghĩa là phải bỏ ra nhiều thời gian hơn khi muốn tìm kiếm vật nào đó. Vì thế hãy dọn dẹp gọn gàng. Bạn nên bỏ qua các giấy tờ không cần thiết và rèn luyện thói quen tập trung: giờ nào việc ấy.
Công việc giấy tờ
Hàng ngày chúng ta vẫn phải đối diện với hàng núi công việc giấy tờ bất chấp các tiến bộ trong công nghệ làm việc. Nhằm tránh tình trạng bị vứt lung tung bừa bãi, bạn nên phân chúng thành các loại như: Hành động, Thông tin, Đọc và Giấy bỏ. Cách này không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn tạo cảm giác làm chủ công việc.
Khi viết một vấn đề gì trên giấy, cố gắng giữ cho chúng được sạch sẽ, súc tích và càng ngắn càng tốt. Luôn ghi nhớ đặt các ý tưởng theo trình tự hợp lý và sử dụng các kỹ năng trình bày để tạo hiệu quả tốt. Bạn chỉ nên làm các công việc giấy tờ một lần.
Thông tin
Mặc dù đã có những tiến bộ trong hệ thống thông tin như: điện thoại di động, e-mail, đây vẫn là một vấn đề lớn đối với nhiều công ty.
Phát triển mối quan hệ với các đồng nghiệp là điều cần thiết. Hãy cho họ biết các thông tin cần thiết và ngược lại. Bạn có thể dán các thông báo và chờ đợi phản hồi từ mọi người. Nếu công ty có hệ thống thư điện tử nội bộ, hãy sử dụng chúng các nhiều càng tốt. Đây là phương tiện thông tin nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, lưu ý rằng sử dụng e-mail không có nghĩa là không trò chuyện với bất kỳ ai. Hình thức giao tiếp mặt đối mặt vẫn được coi trọng.
Gọi điện thoại, ngược lại, yêu cầu các phản hồi tức thì, vì thế bạn nên lập kế hoạch cho các cuộc gọi. Trước khi bấm máy, hãy nghĩ xem sẽ nói gì cũng như hướng cuộc trò chuyện vào vấn đề chính. Nếu bạn không biết được đã bỏ bao nhiêu thời gian gọi điện thoại/ngày, hãy kiểm tra thử một lần và bạn sẽ vô cùng ngạc nhiên đấy!!
Hoàn thành công việc đúng thời hạn
Bạn nên ưu tiên cho các công việc cần phải hoàn thành trước. 1 giờ hoàn toàn tập trung cho công việc còn hơn là 4 giờ bị gián đoạn liên tục. Hãy để cho mọi người trong công ty biết rằng bạn không muốn bị quấy rấy và nếu có thể không nhận các cuộc gọi đến. Một cách khác cũng rất hữu hiệu là phác thảo ra các khoảng thời gian trong nhật ký để biết được thời gian rảnh rỗi hay làm việc tại một phòng riêng biệt.
Quản lý các cuộc họp
Để có được các cuộc họp thành công, cần phải vạch ra mục đích của chúng ví dụ như: đây là buổi gặp mặt bình thường, cuộc thương lượng hay cuộc thảo luận... Dù đối với bất kỳ cuộc họp nào, bạn cần phải thống nhất với các thành viên khác về vấn đề thời gian ví dụ: thời gian bắt đầu, thời gian thảo luận, thời gian kết thúc.... Nhà lãnh đạo là người luôn phải hướng các cuộc họp vào đúng thời gian và chủ đề một cách khôn ngoan. Các ghi chú trong cuộc họp phải rõ ràng, cô đọng, chứa đựng các thông tin như: vấn đề nào được đồng ý, ai và khi nào sẽ thực hiện . Và cuối cùng, trước mỗi cuộc họp hãy tự hỏi chính mình : “ nó có thực sự cần thiết không?”
Tận dụng các khoảng thời gian tốt nhất
Tất cả chúng ta đều có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất vào khoảng thời gian nào đó trong ngày. Hãy nhận biết các khoảng thời gian này và dùng chúng để giải quyết các nhiệm vụ khó khăn nhất. Nếu bạn cảm thấy không thể tập trung vào công việc, hãy nghỉ giải lao. Tuy nhiên, nếu vẫn cảm thấy bị trở ngại, nên xác định xem vấn đề gì đang ngăn cản bạn - Có phải đó là do thiếu thông tin, động cơ làm việc hay mơ hồ về các mục tiêu? Các giải pháp sẽ tự đến sau đó.
Quản lý thời gian
Nếu bạn thường xuyên phải chạy đua với công việc, nên nghĩ đến việc ghi nhận các địa điểm và cách thức sử dụng thời gian của bản thân trong một tuần. Có thể bạn sẽ khám phá được nhiều điều thú vị và từ đó thực hiện các thay đổi để nâng cao hiệu quả công việc.
Lập kế hoạch hàng ngày
Sử dụng một quyển nhận ký hay công cụ lập thời gian biểu để liệt kê các mục tiêu và công việc cần làm vào các ngày trong tuần. Hãy ưu tiên cho các công việc khẩn cấp và quan trọng. Ngoài ra, hệ thống thời gian này phải làm cho bạn cảm thấy thoải mái và hoạt động hiệu quả.
Đề ra các mục tiêu càng nhiều càng tốt cho mỗi ngày tuy nhiên phải luôn linh hoạt. Có thể bạn sẽ phải làm các công việc không có trong kế hoạch nếu cần.
Học cách nói không
Hiệu quả công việc phụ thuộc rất nhiều vào khả năng nhận biết việc nên làm và không nên làm của bạn. Khi được giao các công việc vượt quá sức, bạn nên giải thích thẳng thắn cho cấp trên vì sao không thể đảm nhận chúng thay vì trả lời một cách mơ hồ như: ”Tôi không chắc”, “Cho tôi suy nghĩ lại” hay tệ hơn là không nói một lời nào cả. Hãy chủ động thương lượng về thời gian - Hôm nay thì không được rồi tuy nhiên tôi có thể làm công việc này vào ngày mai/ trước cuối tuần. Nếu công việc thật sự khẩn cấp, nên thảo luận cùng các đồng nghiệp và cấp trên đề tìm kiếm sự giúp đỡ. Học cách nói “không” không phải là điều dễ dàng vì tất cả chúng ta đều muốn người khác nghĩ tốt về mình. Vì thế, hãy cư xử thật đứng đắn và tế nhị.
Đặt ra các mục tiêu
Việc xác định các mục tiêu, khi nào thực hiện chúng và bằng phương tiện gì sẽ là kim chi nam định hướng cho công việc của bạn. Các mục tiêu phải cụ thể, hợp lý và được quy định trong một khung thời gian. Nhờ đó, bạn luôn cảm thấy được thúc đẩy và tràn trề sinh lực.
Source: Thái Hằng / HR Vietnam
Salary : 15 Mil - 30 Mil VND
Ho Chi Minh | Long An | Binh Duong
Salary : 18 Mil - 25 Mil VND
Ho Chi Minh
Hot Job Recruiting
Salary : 15 Mil - 18 Mil VND
Ho Chi Minh
Salary : 12 Mil - 14 Mil VND
Ho Chi Minh
