Viewed: 17,664
Quản trị là hoạt động phối hợp con người cùng nguồn lực để một tổ chức đạt được mục tiêu đã đặt ra, thông qua 4 chức năng lặp lại gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Nhiều người dùng lẫn quản trị với quản lý, trong khi 2 khái niệm này khác nhau ngay ở cấp ra quyết định. CareerViet giải thích bản chất, 4 chức năng, 3 cấp quản trị, các vị trí đang tuyển cùng mức lương tham khảo cập nhật {update_month}.
Quản trị là gì?
Quản trị là hoạt động phối hợp con người và nguồn lực của một tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung, thông qua 4 việc lặp đi lặp lại là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Hoạt động phối hợp này xuất hiện ở mọi tổ chức có từ 2 người trở lên cùng theo đuổi một mục tiêu, từ doanh nghiệp, trường học cho tới cơ quan nhà nước.
Trong một công ty, khi các thành viên làm việc chung với nhau mang lại hiệu quả tốt, với mục đích là đạt đến một mục tiêu nhất định, sự phối hợp lao động này được gọi là quản trị. Điểm mấu chốt nằm ở sự phối hợp. Một cá nhân làm việc xuất sắc chưa tạo nên quản trị, nhưng khi người đó sắp xếp công việc cho người khác và chịu trách nhiệm về kết quả chung thì hoạt động quản trị đã bắt đầu hình thành.
Cần phân biệt rõ khái niệm này với quản trị học. Quản trị là bản thân hoạt động diễn ra trong thực tế tổ chức, còn quản trị học là môn khoa học nghiên cứu và hệ thống hóa hoạt động đó thành các nguyên lý bài bản. Người đang tìm hiểu phần lý thuyết và chương trình đào tạo có thể xem thêm bài quản trị học là gì để nắm đúng phạm vi của môn học.
Tạo giá trị thặng dư chính là bản chất của quản trị. Một tổ chức sử dụng nguồn lực con người và tài chính nhất định, nhưng nhờ phối hợp đúng cách mà thu về kết quả lớn hơn tổng phần đóng góp riêng lẻ. Phần chênh lệch đó là giá trị mà hoạt động quản trị tạo ra, và cũng là lý do doanh nghiệp sẵn sàng chi trả mức lương cao cho các vị trí quản trị.
Bản chất của quản trị nằm ở phần giá trị tăng thêm mà việc phối hợp tạo ra, chứ không nằm ở khối lượng công việc mà người quản trị tự tay làm. Hiểu đúng điểm này giúp phân biệt một người làm nhiều việc với một nhà quản trị thực thụ.
Hoạt động quản trị chỉ hình thành khi hội đủ 3 điều kiện, và thiếu một trong 3 thì việc phối hợp không diễn ra được:
Cả 3 điều kiện này giải thích vì sao cùng một đội ngũ và cùng một khoản ngân sách mà 2 doanh nghiệp lại cho ra kết quả khác nhau. Khác biệt nằm ở cách chủ thể phân bổ nguồn lực, và cách phân bổ đó được thực hiện qua 4 chức năng ngay bên dưới.
Chức năng của quản trị gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát, thường được gọi tắt là mô hình P-O-L-C. Đây là 4 nhóm việc mà bất kỳ ai giữ vai trò quản trị cũng phải đảm nhiệm, dù ở cấp bậc nào và trong lĩnh vực nào.
Tiến trình này vận hành qua 4 chức năng cơ bản, lặp lại liên tục trong suốt quá trình hoạt động của tổ chức:
Cả 4 chức năng trên áp dụng chung cho mọi cấp và mọi lĩnh vực, chỉ khác nhau về phạm vi và độ dài của chu kỳ. Một giám đốc điều hành hoạch định cho cả năm tài chính, còn một trưởng nhóm hoạch định cho tuần làm việc sắp tới. Phần tiếp theo mở rộng từ 4 chức năng này sang các vai trò mà một nhà quản trị phải đảm nhận trong thực tế.
4 chức năng chính của quản trị từ hoạch định đến kiểm soát
Nhà quản trị đảm nhận 3 nhóm vai trò song song, theo cách phân loại của Henry Mintzberg vốn đang được dùng phổ biến trong các giáo trình quản trị học. Một người ở vị trí quản trị hiếm khi làm đúng một việc trong ngày, và 3 nhóm vai trò dưới đây giải thích vì sao lịch làm việc của họ luôn đòi hỏi sự linh hoạt cao.
Dưới đây là 3 nhóm vai trò của nhà quản trị cùng phần việc cụ thể thuộc mỗi nhóm:
Các nhóm vai trò này không chia đều theo cấp bậc. Càng lên cao, tỷ trọng của nhóm ra quyết định càng lớn, còn nhóm quan hệ với con người thì đậm nét nhất ở cấp trực tiếp quản lý nhân viên. Cách phân tầng đó dẫn thẳng tới nội dung phần sau.
Ba nhóm vai trò trọng tâm gồm quan hệ con người, thông tin và ra quyết định
Doanh nghiệp thường chia hoạt động quản trị thành 3 cấp, xếp theo phạm vi ra quyết định và độ dài của chu kỳ mà mỗi cấp phụ trách. Nắm được 3 cấp này giúp người tìm việc biết mình đang đứng ở đâu và bước kế tiếp trong lộ trình phát triển là gì.
Có thể phân biệt 3 cấp quản trị trong một doanh nghiệp như sau:
Cách phân loại theo 3 cấp này được dùng lại ở phần còn lại của bài. Các vị trí việc làm, mặt bằng lương và mức độ chịu tác động từ công nghệ đều thay đổi theo cấp. Vì vậy, hãy xác định trước mình đang nhắm cấp nào rồi mới xem danh sách vị trí bên dưới.
Mô hình phân chia 3 cấp quản trị theo phạm vi ra quyết định
Hoạt động quản trị vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật, và người chỉ mạnh ở một vế thường cho ra kết quả lệch. Vế khoa học cho phép công việc lặp lại được và bàn giao được, còn vế nghệ thuật xử lý những tình huống mà không quy trình nào lường trước.
Vế khoa học của quản trị đòi hỏi mức độ chặt chẽ cao. Tính khoa học này được tích lũy qua nhiều năm kinh nghiệm của các nhà quản trị. Nó cũng kế thừa từ nhiều ngành khác như kinh tế học, tâm lý học và thống kê. Nhờ vào tính khoa học này mà sự cố hiếm có cơ hội xảy ra và công việc được sắp xếp hiệu quả hơn.
Biểu hiện dễ thấy nhất của vế khoa học là những thứ đo được và lặp lại được, gồm quy trình làm việc, chỉ số đánh giá, ngân sách và báo cáo định kỳ. Một tổ chức mạnh về vế này có thể thay người mà công việc vẫn chạy, vì cách làm đã nằm trong hệ thống chứ không nằm trong trí nhớ của một cá nhân.
Nghệ thuật trong quản trị là sự nhanh nhạy và khôn khéo khi nhìn nhận sự việc, kèm khả năng xử lý đúng hướng trong thời gian ngắn. Là một nhà quản trị giỏi, bạn không chỉ cần tính khoa học mà còn cần cả nghệ thuật, xem đó như một kỹ năng và sự nhạy bén cần thiết. Đặc tính này thể hiện rõ trong cách dùng người và cách ứng xử với nhân viên, đồng nghiệp.
Vế nghệ thuật khó truyền đạt hơn hẳn vế khoa học vì nó phụ thuộc vào bối cảnh cụ thể. Cùng một quy định về giờ giấc, người áp cứng cho toàn bộ phận sẽ nhận kết quả khác hẳn người biết linh hoạt với vài trường hợp đặc thù. Đây cũng là phần mà kinh nghiệm thực chiến có giá trị hơn bằng cấp.
Sự kết hợp giữa quy trình khoa học và nghệ thuật dùng người linh hoạt
Khác biệt lớn nhất giữa quản trị và quản lý nằm ở cấp ra quyết định. Quản trị đặt ra chính sách cùng mục tiêu, còn quản lý tổ chức thực thi những chính sách đó. Điểm giống nhau là cả 2 đều liên quan tới việc dẫn dắt con người trong tổ chức, nên nhiều người dùng lẫn 2 từ này trong giao tiếp hằng ngày.
Bảng dưới đây so sánh quản trị và quản lý trên 8 tiêu chí thường bị nhầm nhất:
| Tiêu chí | Quản trị | Quản lý |
|---|---|---|
| Đối tượng | Con người và định hướng chung | Công việc và tiến độ cụ thể |
| Bản chất | Đưa ra chính sách | Thực hiện chính sách đã có |
| Quá trình | Quyết định làm việc gì và làm khi nào | Phân công nhiệm vụ và lập kế hoạch triển khai |
| Cấp bậc | Cấp cao hơn | Cấp bên dưới, nhận mục tiêu từ quản trị |
| Chức năng chính | Lên kế hoạch và định hướng | Theo dõi và thúc đẩy tiến độ |
| Ảnh hưởng | Chịu tác động từ môi trường bên ngoài | Xuất phát từ quan điểm và cách làm nội bộ |
| Tổ chức áp dụng | Doanh nghiệp, trường học, cơ quan nhà nước | Chủ yếu trong doanh nghiệp |
| Vấn đề xử lý | Kinh tế, tài chính, chiến lược | Vận hành và quá trình làm việc |
Các tiêu chí trên cho thấy khác biệt thực chất nằm ở câu hỏi mà mỗi bên phải trả lời. Quản trị trả lời câu hỏi nên làm gì, còn quản lý trả lời câu hỏi làm việc đó thế nào cho đúng tiến độ. Trên thực tế, một trưởng phòng thường làm cả 2 việc cùng lúc, nên ranh giới này rõ trên lý thuyết hơn là trong mô tả công việc. Ai muốn đi sâu vào vế còn lại có thể đọc thêm bài quản lý là gì.
Công việc quản trị trên thị trường lao động không tồn tại dưới đúng chức danh nhà quản trị, mà nằm rải trong các chức danh gắn với 3 cấp đã nêu ở trên. Vì vậy, người tìm việc nên tra theo tên chức danh cụ thể thay vì tra theo từ khóa quản trị chung chung.
Các vị trí nhân sự quản trị theo 3 cấp bậc
Ở cấp cao, các chức danh phổ biến gồm giám đốc điều hành, giám đốc tài chính và giám đốc nhân sự. Nhóm này chịu trách nhiệm về kết quả của cả tổ chức hoặc cả một khối chức năng. Các tin tuyển ở nhóm này gần như luôn yêu cầu bề dày kinh nghiệm điều hành. Nhu cầu tuyển giám đốc nhân sự chẳng hạn, phần lớn đến từ doanh nghiệp quy mô vài trăm lao động trở lên, nơi khối nhân sự đã tách thành bộ phận độc lập.
Ở cấp trung, các vị trí thường gặp là trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng phụ trách khối tiếp thị, trưởng phòng hành chính và kế toán quản trị. Đây là nhóm có nhu cầu tuyển đều đặn nhất trong 3 cấp. Lý do là mỗi doanh nghiệp đều cần nhiều trưởng phòng cho các khối khác nhau. Ứng viên đang nhắm nhóm này nên theo dõi các đợt tuyển dụng trưởng phòng nhân sự và tuyển dụng trưởng phòng marketing để nắm mặt bằng yêu cầu thực tế của từng khối.
Ở cấp cơ sở, các chức danh phổ biến gồm giám sát kinh doanh, trưởng nhóm kinh doanh, quản lý cửa hàng, trợ lý giám đốc và thư ký tổng giám đốc. Đây là cửa vào dễ tiếp cận nhất cho người mới, nhất là trong bán lẻ và dịch vụ. Các đợt tuyển dụng quản lý cửa hàng ở 2 lĩnh vực này diễn ra quanh năm. Sinh viên mới tốt nghiệp khối kinh tế thường bắt đầu từ nhóm tuyển nhân viên quản trị kinh doanh, hoặc đi từ mảng hành chính qua nhóm quản trị văn phòng. Người học kế toán muốn rẽ sang hướng phân tích số liệu phục vụ ra quyết định có thể tham khảo các tin việc làm kế toán quản trị. Người mạnh về tổ chức lịch trình và hồ sơ thì nên nhắm nhóm tuyển thư ký tổng giám đốc.
Các ứng viên có thể tham khảo mặt bằng lương của 6 vị trí quản trị đại diện cho 3 cấp trong bảng dưới đây:
| Vị trí / Nhóm nghề | Mức lương tham khảo |
|---|---|
| Giám đốc tài chính | 42,5 đến 68,6 triệu đồng/tháng |
| Giám đốc điều hành | 33,5 đến 50,8 triệu đồng/tháng |
| Trưởng phòng nhân sự | 19,2 đến 27,4 triệu đồng/tháng |
| Trưởng phòng kinh doanh | 17 đến 26,2 triệu đồng/tháng |
| Giám sát kinh doanh | 11,9 đến 16,7 triệu đồng/tháng |
| Trợ lý giám đốc | 10,9 đến 15,7 triệu đồng/tháng |
Nguồn: VietnamSalary, tính đến {update_day}. Nhóm 6 con số trên cho thấy khoảng cách giữa 3 cấp khá rõ, khi cấp cơ sở và cấp cao chênh nhau khoảng 4 lần ở mức trung bình. Cấu trúc thu nhập cũng khác nhau giữa các khối. Vị trí thuộc khối kinh doanh có lương cứng thấp hơn nhưng cộng thêm hoa hồng theo doanh số, còn khối nhân sự và tài chính thiên về lương cứng ổn định. Số năm kinh nghiệm là yếu tố đẩy mức lương lên nhanh nhất. Một trưởng phòng nhân sự có từ 5 năm kinh nghiệm trở lên đạt mức trung bình cao hơn khoảng 14 triệu đồng so với người dưới 1 năm.
Các ứng viên hãy tra cứu mức lương trên VietnamSalary theo đúng chức danh của mình nhé.
Nhu cầu tuyển các vị trí quản trị tập trung ở những địa bàn có mật độ doanh nghiệp cao, nên người tìm việc nên mở rộng phạm vi tra cứu. Nhóm việc làm TPHCM hiện nhiều tin nhất. Các khu công nghiệp phía Nam tạo thêm lượng lớn nhu cầu ở nhóm việc làm Bình Dương và việc làm Đồng Nai. Miền Trung và miền Tây thì có nhóm việc làm Đà Nẵng cùng việc làm Cần Thơ.
Công việc quản trị đòi hỏi 3 nhóm kỹ năng, và tỷ trọng giữa 3 nhóm thay đổi theo cấp bậc chứ không cố định. Đây là điểm khiến nhiều người giỏi chuyên môn bị hụt khi lên vị trí quản lý. Phần kỹ năng từng giúp họ thành công lại không còn là phần quan trọng nhất.
Trọng số của 3 nhóm kỹ năng thay đổi theo từng cấp quản trị
Dưới đây là 3 nhóm kỹ năng của người làm công việc quản trị, xếp theo mức độ quan trọng tăng dần khi lên cấp cao hơn:
Các nhóm kỹ năng trên nên được xây theo thứ tự, chứ không học cùng một lúc. Người mới nên vững chuyên môn trước để tạo uy tín với đội ngũ. Bước kế tiếp là rèn kỹ năng con người trong vai trò trưởng nhóm, rồi mở rộng tư duy tổng hợp khi phạm vi phụ trách lớn dần. Một nhóm năng lực nữa đang được nhà tuyển dụng hỏi tới ngày càng nhiều là khả năng làm việc cùng công cụ số, và phần dưới đây nói rõ hơn về điều đó.
AI làm thay đổi tỷ trọng công việc của nhà quản trị chứ chưa thay thế vai trò này, và mức độ tác động lệch rất rõ giữa 3 cấp. Phần được công cụ đảm nhận là các thao tác thu thập và tổng hợp dữ liệu, còn phần ra quyết định cùng phần làm việc với con người vẫn nằm ở người quản trị.
Ở cấp cơ sở, tác động thấy rõ nhất và đến sớm nhất. Việc xếp lịch làm việc, chấm công, tổng hợp báo cáo ca và theo dõi tiến độ đầu việc đều đã có phần mềm xử lý. Quỹ thời gian của tổ trưởng và giám sát vì thế dịch chuyển sang phần kèm cặp nhân viên và xử lý tình huống phát sinh tại chỗ.
Ở cấp trung, thay đổi nằm ở khâu chuẩn bị chứ không nằm ở khâu quyết định. Công cụ rút ngắn thời gian tổng hợp số liệu cho một cuộc họp phòng, nhưng phần giải thích vì sao con số biến động và phần điều phối giữa các nhóm vẫn thuộc về trưởng phòng. Hệ quả trực tiếp là tiêu chí tuyển dụng đổi theo. Nhiều tin việc làm cấp trưởng phòng đã đưa yêu cầu về khả năng đọc và trình bày dữ liệu vào phần bắt buộc.
Ở cấp cao, mức độ bị thay thế thấp nhất trong 3 cấp. Công việc chính của cấp này là chọn hướng đi khi thông tin không đầy đủ, đồng thời chịu trách nhiệm cuối cùng trước hội đồng quản trị. Với 2 phần việc đó, công cụ chỉ hỗ trợ được ở khâu dựng kịch bản dự báo. Đổi lại, làn sóng này tạo ra vài chức danh mới ngay trong khối quản trị, điển hình là quản trị dữ liệu và quản trị rủi ro cho các mô hình tự động.
Kết luận thực tế cho người đang chọn hướng đi là nên tránh những vị trí mà phần lớn công việc chỉ là tổng hợp và chuyển tiếp thông tin. Các vị trí có tỷ trọng cao ở khâu ra quyết định và khâu làm việc với con người vẫn giữ được giá trị lâu dài nhất.
AI hỗ trợ tổng hợp dữ liệu, giúp nhà quản trị tập trung ra quyết định
Phần lớn thắc mắc về quản trị xoay quanh ranh giới của khái niệm này và cách bước vào nhóm công việc đó. Các câu trả lời bên dưới đi thẳng vào từng câu hỏi, mỗi câu chỉ dài vài dòng.
Dưới đây là phần giải đáp cho 5 thắc mắc phổ biến nhất về quản trị, xoay quanh mục đích, công cụ, hướng nghề nghiệp, bằng cấp và tác động của công nghệ:
Mục đích của quản trị là giúp tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đặt ra trước đó. Nhờ quản trị, sự vận hành trong doanh nghiệp trở nên trơn tru hơn. Các bộ phận nhờ đó có mối liên kết chặt chẽ và cùng hướng về một kết quả chung, thay vì làm việc rời rạc.
Công cụ quản trị là các phần mềm hỗ trợ nhà quản trị thực hiện 4 chức năng cơ bản, chia thành 4 nhóm chính. Nhóm quản trị công việc và dự án phục vụ khâu hoạch định. Nhóm quản trị nhân sự phục vụ khâu tổ chức. Nhóm quản trị quan hệ khách hàng phục vụ khối kinh doanh, còn nhóm báo cáo quản trị phục vụ khâu kiểm soát.
Đây không phải một nghề riêng mà là một lớp công việc nằm trong nhiều nghề khác nhau. Trên thị trường lao động, hoạt động này gắn với các chức danh cụ thể như giám đốc điều hành, trưởng phòng, giám sát hoặc quản lý cửa hàng. Người tìm việc nên tra thẳng theo tên chức danh của cấp mình nhắm tới.
Có, phần lớn nhà quản trị hiện nay đi lên từ chuyên môn của chính bộ phận mình chứ không xuất phát từ ngành quản trị kinh doanh. Một kế toán trưởng, một trưởng phòng kỹ thuật hay một quản lý cửa hàng đều đang làm công việc quản trị. Điều kiện cần là vững chuyên môn trước, sau đó bổ sung kỹ năng con người và tư duy tổng hợp.
Không, tổng nhu cầu nhân sự cho các vị trí quản trị chưa thu hẹp, nhưng yêu cầu tuyển đã nâng lên. Nhà tuyển dụng bắt đầu hỏi ứng viên có biết dùng công cụ phân tích dữ liệu hay không, kể cả với vị trí thiên về điều phối con người. Người bổ sung sớm năng lực này có lợi thế rõ so với ứng viên cùng cấp.
Qua bài viết này, CareerViet hy vọng đã mang lại cho bạn những kiến thức bổ ích về quản trị cũng như bản chất và chức năng của hoạt động quản trị. Điều đáng nhớ nhất là quản trị không nằm ở một chức danh cố định. Nó nằm ở phần công việc phối hợp người khác để đạt mục tiêu chung, và phần việc đó xuất hiện ở cả 3 cấp trong doanh nghiệp.
Bước tiếp theo dành cho người đang nhắm hướng này là xác định mình phù hợp với cấp nào, rồi tra mặt bằng lương trên VietnamSalary theo đúng chức danh đó trước khi ứng tuyển.
Source: CareerViet