Người trợ lý luôn được xem là “cánh tay” đắc lực của hầu hết ban lãnh đạo, và vị trí trợ lý cũng đã trở nên rất phổ biến trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Vậy thực chất trợ lý là gì, và cần có những tố chất nào để trở thành một trợ lý giỏi, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của CareerViet nhé!
Trợ lý là gì?
Vị trí trợ lý tại nhiều doanh nghiệp hiện nay đang là mơ ước và mục tiêu của nhiều bạn trẻ trong thời buổi tăng trưởng kinh tế hiện nay. Cụ thể hơn, trợ lý sẽ là người hỗ trợ cho ban lãnh đạo như chủ tịch, giám đốc hay trưởng phòng để xử lý một số công việc. Nhiều người lầm tưởng rằng công việc của trợ lý là đảm nhận các vấn đề hành chính hoặc liên quan đến giấy tờ. Nhưng thực tế trợ lý còn là người hỗ trợ cấp trên giải quyết vô vàn vấn đề khác nhau, đôi khi còn đại diện cho lãnh đạo để gặp gỡ và giao tiếp với đối tác, xử lý các mối quan hệ đối ngoại, giúp truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, được xem là “gương mặt đại diện” cho giám đốc.
Xem thêm
Trợ lý là gì (Nguồn: Internet)
Phân biệt sự khác nhau giữa trợ lý và thư ký
Tuy đã tìm hiểu rõ ràng trợ lý là gì, nhưng không ít người vẫn đang nhầm lẫn giữa hai vị trí - thư ký và trợ lý. Vậy liệu hai công việc này có thật sự giống nhau?
Thực chất, giữa trợ lý và thư ký có một số yếu tố tương đồng như:
- Chịu trách nhiệm và thay mặt ban lãnh đạo xử lý một số công việc khi cấp trên tạm vắng mặt.
- Có trách nhiệm quản lý văn thư, văn phòng phẩm và các tài liệu quan trọng.
- Lưu trữ và tìm kiếm các hồ sơ giấy tờ liên quan khi ban lãnh đạo cần.
- Thay mặt ban lãnh đạo gửi thư tín liên quan đến công việc.
- Sắp xếp, tổ chức các buổi họp lớn/nhỏ trong công ty.
- Lên kế hoạch theo tuần hoặc tháng cho doanh nghiệp. Theo dõi, tiếp nhận và sắp xếp lịch trình cho ban lãnh đạo. Có nhiệm vụ kiểm tra lịch trình di chuyển, hoặc các chuyến công tác của ban lãnh đạo.
Tuy có khá nhiều điểm tương đồng, nhưng công việc của trợ lý thực tế có rất nhiều khác biệt so với thư ký.
- Trợ lý có quyền hạn cũng như vai trò lãnh đạo cao hơn thư ký. Một người trợ lý có thể đảm nhiệm tất thảy những công việc của một thư ký, trách nhiệm theo đó cũng nhiều hơn.
- Trợ lý sẽ được trao quyền phân công, giám sát và nghiệm thu một vài công việc tại các phòng ban khác, sau đó báo cáo lại lên ban lãnh đạo.
- Tại một số doanh nghiệp, trợ lý có thể đảm nhiệm luôn phần quản lý ngân sách, các khoản thu chi và công nợ của công ty, và làm việc với vai trò như một kế toán.
- Trợ lý được ban lãnh đạo trao quyền hạn để làm việc trực tiếp với các nhân viên cấp dưới, gặp gỡ và trao đổi với khách hàng để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Từ những yếu tố kể trên, có thể thấy trợ lý là người liên kết và tương tác với hầu hết phòng ban trong công ty, đảm nhiệm khối lượng công việc lớn hơn và mang quyền hạn, trách nhiệm cao hơn thư ký, cũng là vị trí “dưới một người, trên vạn người”.
Xem thêm
Công việc của trợ lý trong công ty
Tùy thuộc vào tính chất của từng doanh nghiệp mà công việc của trợ lý cũng sẽ khác nhau. Nhưng nhìn chung, các công việc chủ yếu mà người trợ lý cần đảm nhận có thể kể đến như:
- Lưu trữ hồ sơ, tìm kiếm và chuẩn bị các loại giấy tờ, tài liệu cần thiết cho các buổi họp hoặc sự kiện theo yêu cầu của cấp trên.
- Lên lịch và sắp xếp các cuộc họp định kỳ hoặc phát sinh cho công ty, chuẩn bị phòng họp trước khi hội nghị bắt đầu.
- Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ của hầu hết nhân viên trong doanh nghiệp, từ nhiều phòng ban khác nhau.
- Phối hợp với các nhân viên tại những phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời đảm nhiệm một số công việc hành chính trong trường hợp cần thiết.
- Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ định kỳ hoặc khi có phát sinh.
- Thay mặt cấp trên giải đáp thắc mắc cho các phòng ban trong doanh nghiệp.
- Quản lý văn phòng phẩm và thiết bị trong công ty, mua mới khi cần thiết.
- Sắp xếp lịch trình di chuyển, công tác cho ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty.
- Phân phát tài liệu, thông báo và chỉ dẫn từ ban lãnh đạo cho nhân viên.
Xem thêm:
Công việc chính của trợ lý (Nguồn: Internet)
Yêu cầu cần có đối với một trợ lý là gì?
Chỉ hiểu rõ trợ lý là gì thì chưa đủ. Để trở thành một người trợ lý giỏi, bạn cần sở hữu một số kỹ năng và tố chất riêng biệt.
- Kỹ năng giao tiếp: Vì vị trí trợ lý luôn phải giao tiếp với nhiều người, từ ban lãnh đạo, nhân viên trong công ty cho đến khách hàng, thế nên đòi hỏi người trợ lý phải có khả năng giao tiếp tốt, biết cách đàm phán, thuyết phục và nắm bắt tâm lý đối phương. Kỹ năng này vô cùng cần thiết cho trợ lý, đặc biệt là khi gặp gỡ với khách hàng. Kỹ năng giao tiếp thường đi đôi với khả năng am hiểu về văn hóa của từng vùng miền, hay ngôn ngữ từ các quốc gia khác nhau. Có thế mới dễ dàng dẫn dắt cuộc trò chuyện và tạo được thiện cảm với người đối diện.
- Kỹ năng vi tính: Trợ lý luôn phải đảm nhiệm các công việc liên quan đến sổ sách, tài liệu, thế nên kỹ năng tin học máy tính cũng rất cần thiết cho vị trí này. Thành thạo và hiểu biết về tin học sẽ giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất.
- Kỹ năng lập kế hoạch: Kỹ năng này sẽ rất hữu ích khi sắp xếp lịch trình cho ban lãnh đạo, hay sắp xếp thời gian họp cho công ty. Một người trợ lý có kỹ năng lập kế hoạch giỏi sẽ được ban lãnh đạo tin tưởng và giao phó những nhiệm vụ quan trọng.
- Kỹ năng ra quyết định: Đôi khi trợ lý sẽ thay mặt ban lãnh đạo để giải quyết một vài vấn đề phát sinh, đặc biệt là khi cấp trên tạm vắng mặt.
- Hiểu rõ về lĩnh vực hoạt động của công ty: Người trợ lý muốn trở thành “cánh tay” đắc lực của lãnh đạo phải am hiểu hầu hết tình hình hoạt động của công ty cũng như của các đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực. Có thế mới đề xuất những chiến lược đúng đắn, giúp công ty ngày một đi lên và phát triển hơn nữa.
Yêu cầu của trợ lý (Nguồn: Internet)
Những vị trí trợ lý phổ biến hiện nay
Như đã đề cập ở trên, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà nhiệm vụ và chức danh của trợ lý cũng sẽ có sự khác biệt. Tiêu biểu có thể kể đến một số vị trí trợ lý phổ biến dưới đây.
Trợ lý hành chính
Đúng như tên gọi của mình, vị trí trợ lý hành chính là người sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm về các công việc liên quan đến vấn đề hành chính của doanh nghiệp. Những công việc chính của trợ lý hành chính gồm:
- Soạn thảo các văn bản hội họp, văn bản chỉ dẫn của lãnh đạo.
- Soạn thảo và gửi email từ doanh nghiệp đến khách hàng.
- Gặp gỡ và tiếp đón đối tác của doanh nghiệp.
- Tiếp nhận điện thoại từ khách hàng.
- Sắp xếp lịch họp.
Trợ lý kinh doanh
Vị trí trợ lý kinh doanh còn được mọi người biết đến với các tên gọi như Sale Admin hay Sale Assistant, đây cũng là chức danh trợ lý phổ biến tại khá nhiều doanh nghiệp. Một người trợ lý kinh doanh sẽ đảm nhận một số công việc chính như:
- Phối hợp với các phòng ban trong công ty để thúc đẩy hoạt động bán hàng, tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
- Hỗ trợ giải quyết các đơn hàng từ khách hàng và đối tác.
- Quản lý toàn bộ hồ sơ khách hàng.
- Phối hợp, đốc thúc bộ phận kinh doanh giải quyết các vấn đề tồn đọng.
Trợ lý giám đốc
Trợ lý giám đốc cũng là vị trí tương đối phổ biến, thế nhưng nhiều người vẫn chưa hiểu rõ trợ lý là gì, đặc biệt là chức danh trợ lý giám đốc. Cụ thể, trợ lý giám đốc sẽ đảm nhận các công việc chính gồm:
- Theo dõi các hoạt động của nhân viên từ các phòng ban.
- Hỗ trợ phòng ban nhân sự trong khâu tuyển dụng.
- Sắp xếp và quản lý lịch trình, lịch hẹn cho ban lãnh đạo.
- Tham gia vào quá trình sàng lọc các ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp.
Trợ lý sản xuất
Trợ lý sản xuất là người sẽ tham gia và giám sát quá trình sản xuất của công ty. Cụ thể:
- Giám sát quy trình sản xuất.
- Đảm bảo hệ thống sản xuất hoạt động trơn tru.
- Phối hợp với các bộ phận khác để xử lý các vấn đề kỹ thuật.
- Báo cáo với lãnh đạo để đưa ra phương án xử lý trong những trường hợp cần thiết.
Trợ lý dự án
Những người trợ lý dự án sẽ làm việc theo chỉ đạo và dưới sự giám sát của quản lý dự án, tương tự như trợ lý sản xuất.
- Tham gia thực hiện dự án.
- Phối hợp, hỗ trợ, giám sát các phòng ban liên quan khi thực hiện dự án.
- Sắp xếp lịch trình, đảm bảo dự án tiến hành theo đúng kế hoạch đã đặt ra.
- Làm việc với những chuyên gia để xử lý các vấn đề về chất lượng dự án.
- Phụ trách một số công việc văn phòng như: gửi email cho khách hàng, soạn báo cáo, sắp xếp lịch họp,...
Mức lương của trợ lý là bao nhiêu
Ngoài thắc mắc trợ lý là gì, nhiều bạn trẻ còn băn khoăn không biết mức lương của trợ lý là bao nhiêu.
Theo thống kê hiện nay cho thấy mức lương trung bình cho vị trí trợ lý tại Việt Nam nằm trong khoảng hơn 10 triệu đồng/tháng. Nếu trợ lý dưới 1 năm kinh nghiệm thì mức lương sẽ thấp hơn, khoảng 8,3 triệu đồng/tháng. Số năm kinh nghiệm nhiều hơn thì mức lương cũng tăng lên. Cụ thể trợ lý từ 1-4 năm kinh nghiệm sẽ có mức lương trung bình là 11,5 triệu đồng/tháng, và trợ lý từ 5-9 năm kinh nghiệm sẽ có mức lương khoảng 15,2 triệu đồng/tháng.
Tìm việc làm trợ lý ở đâu?
Hiện nay có rất nhiều nơi để tìm kiếm việc làm. Thế nhưng nếu bạn đang tìm kiếm vị trí trợ lý với đa dạng lĩnh vực, nhiều mức đãi ngộ hấp dẫn từ vô số các công ty uy tín, thì website tuyển dụng CareerViet sẽ là lựa chọn hoàn hảo nhất!
Thông qua bài viết trên, CareerViet hy vọng đã giúp bạn giải đáp được các thắc mắc trợ lý là gì, công việc của trợ lý gồm những gì và mức lương của trợ lý là bao nhiêu. Đừng quên ghé CareerViet để tìm kiếm thêm nhiều thông tin về các ngành nghề khác nhau nhé!
Hot Job Recruiting
