Admin Executive / Nhân viên Hành chính

1. Quản lý công văn, hồ sơ và tài liệu

• Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và luân chuyển công văn, hồ sơ, tài liệu.
• Trình ký và theo dõi tài liệu theo quy trình Công ty.
• Tiếp nhận và phân bổ thư/bưu phẩm đến các bộ phận liên quan.
• Chủ động rà soát và báo cáo khi phát hiện sai sót, thiếu hoặc thất lạc hồ sơ.
• Tổ chức lưu trữ hồ sơ, dữ liệu khoa học và dễ tra cứu.

2. Quản lý con dấu

• Quản lý và sử dụng con dấu Công ty theo đúng quy định.
• Lưu trữ các văn bản đã đóng dấu.
• Theo dõi và báo cáo tình trạng sử dụng con dấu, hồ sơ khi cần thiết.

3. Theo dõi hồ sơ thanh toán

• Tiếp nhận và theo dõi hồ sơ thanh toán của nhà thầu, NCC và khách hàng.
• Kiểm tra các hồ sơ, chứng từ cần thiết theo Hợp đồng hoặc quy trình Công ty.
• Chủ động thông báo và yêu cầu bổ sung khi hồ sơ còn thiếu.
• Phối hợp với Kế toán, Dự án và các bộ phận liên quan để hoàn thiện hồ sơ.
• Theo dõi trạng thái hồ sơ và kế hoạch thanh toán.
• Chủ động cập nhật thông tin cho NCC trong quá trình xử lý.

4. Làm việc với Nhà cung cấp/Nhà thầu

• Tiếp nhận và làm rõ các yêu cầu của NCC/nhà thầu.
• Kiểm tra thông tin, hồ sơ liên quan trước khi chuyển hoặc trình cấp trên.
• Chủ động trao đổi và xử lý các nội dung trong phạm vi công việc.
• Đối với vấn đề vượt thẩm quyền, tổng hợp thông tin và báo cáo cấp trên để xử lý.
• Theo dõi các nội dung đã trao đổi đến khi hoàn tất.

5. Hỗ trợ hành chính – văn phòng

• Mua sắm, bảo quản vật tư, trang thiết bị, cơ sở vật chất và văn phòng phẩm.
• Tìm kiếm, làm việc và lấy báo giá NCC khi có nhu cầu mua sắm hoặc sử dụng dịch vụ.
• In ấn và chuẩn bị các tài liệu cần thiết.
• Theo dõi tình trạng trang thiết bị, đề xuất sửa chữa hoặc thay thế khi cần.
• Thực hiện các công việc hành chính – văn phòng khác theo phân công.

6. Soạn thảo văn bản và phối hợp

• Soạn thảo công văn, thông báo, biên bản và các văn bản hành chính.
• Rà soát nội dung, thông tin và hình thức văn bản trước khi trình ký.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý công việc được giao.
• Chủ động theo dõi và follow-up các đầu việc đến khi hoàn tất.
• Báo cáo kịp thời khi công việc có nguy cơ chậm tiến độ hoặc phát sinh vấn đề.

Trình độ

• Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học các ngành Hành chính, Quản trị, Kế toán hoặc ngành liên quan.

Kinh nghiệm

• Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm Admin/Hành chính hoặc vị trí tương đương.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc với NCC/nhà thầu.
• Ưu tiên kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, thi công nội thất hoặc xây dựng.