ADMIN OFFICER – NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH

A. VẬN HÀNH VĂN PHÒNG & CƠ SỞ VẬT CHẤT (20%)

•  Đảm bảo hoạt động vận hành hằng ngày tại văn phòng Hồ Chí Minh: khu vực làm việc, phòng họp, pantry, khu vực tiếp khách và các khu vực sử dụng chung.

•  Theo dõi và phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến điện, nước, điều hòa, internet, máy in, thiết bị văn phòng và các tiện ích chung.

•  Làm đầu mối làm việc với Ban Quản lý tòa nhà về thẻ ra vào, đăng ký khách, thi công/sửa chữa, vận chuyển hàng hóa và các thủ tục vận hành liên quan.

•  Kiểm tra định kỳ cơ sở vật chất; chủ động đề xuất sửa chữa, bảo trì hoặc thay thế khi cần.

•  Quản lý văn phòng phẩm, nước uống, nhu yếu phẩm, vật tư pantry và hàng hóa tiêu hao; thực hiện cấp phát hợp lý.

•  Tiếp nhận, phân loại và luân chuyển thư từ, bưu phẩm, hồ sơ và hàng hóa gửi đến/đi.

•  Đảm bảo không gian làm việc gọn gàng, chuyên nghiệp, an toàn và phù hợp hình ảnh Công ty.

B. MUA SẮM, NHÀ CUNG CẤP, TÀI SẢN & THANH TOÁN (20%)

•  Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu mua sắm hàng hóa/dịch vụ hành chính từ các phòng ban tại văn phòng HCM.

•  Tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá, so sánh phương án và thực hiện đề xuất lựa chọn theo quy trình phê duyệt.

•  Thực hiện đặt hàng; theo dõi tiến độ giao hàng, số lượng, chất lượng và phối hợp nghiệm thu/bàn giao.

•  Quản lý danh sách nhà cung cấp, báo giá, hợp đồng và lịch sử sử dụng dịch vụ; theo dõi chất lượng và đề xuất phương án tối ưu chi phí.

•  Quản lý danh mục tài sản, trang thiết bị và công cụ dụng cụ; thực hiện cấp phát, bàn giao, điều chuyển, thu hồi và kiểm kê định kỳ.

•  Cập nhật biến động tài sản: mua mới, cấp phát, điều chuyển, sửa chữa, mất/hỏng và thanh lý; theo dõi bảo hành/bảo trì.

•  Chuẩn bị hồ sơ đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng; kiểm tra báo giá, hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ trước khi chuyển Kế toán.

•  Theo dõi các chi phí hành chính định kỳ và thời hạn thanh toán; tổng hợp chi phí, hỗ trợ theo dõi ngân sách và lưu trữ hồ sơ.

C. HẬU CẦN CÔNG TÁC, HỌP & SỰ KIỆN (15%)

•  Hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển và các dịch vụ hậu cần phục vụ công tác theo chính sách Công ty.

•  Chuẩn bị phòng họp, thiết bị, nước uống, tài liệu và hậu cần cho các cuộc họp, đào tạo, phỏng vấn và tiếp khách.

•  Phối hợp tổ chức sinh nhật, Lễ/Tết, chương trình gắn kết, teambuilding, Year End Party và các hoạt động nội bộ tại khu vực HCM.

•  Hỗ trợ chuẩn bị quà tặng, hoa, thiệp, vật phẩm, trang trí, vận chuyển và các hạng mục hậu cần cho hoạt động nội bộ hoặc kinh doanh/Marketing khi được phân công.

•  Theo dõi timeline, nhà cung cấp, chất lượng dịch vụ và chi phí để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch.

D. HỖ TRỢ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG (15%)

•  Phối hợp với bộ phận Nhân sự tiếp nhận và triển khai các nhu cầu tuyển dụng tại khu vực Hồ Chí Minh theo kế hoạch được phê duyệt.

•  Hỗ trợ soạn/đăng tin tuyển dụng trên các kênh phù hợp; theo dõi và cập nhật tình trạng tin tuyển dụng.

•  Tiếp nhận, tổng hợp và hỗ trợ sàng lọc CV theo tiêu chí của từng vị trí.

•  Liên hệ ứng viên, xác nhận thông tin, sắp xếp lịch và gửi thư mời phỏng vấn.

•  Chuẩn bị phòng họp, hồ sơ và các điều kiện cần thiết cho phỏng vấn trực tiếp/online.

•  Phối hợp với HR và Hiring Manager theo dõi kết quả phỏng vấn, cập nhật tình trạng ứng viên và hỗ trợ gửi thông báo kết quả theo hướng dẫn.

•  Hỗ trợ thu thập thông tin/hồ sơ cần thiết của ứng viên trúng tuyển và cập nhật database ứng viên.

•  Hỗ trợ các chương trình tuyển dụng, ngày hội việc làm hoặc hoạt động xây dựng nguồn ứng viên khi có yêu cầu.

•  Phạm vi vị trí là hỗ trợ triển khai; phê duyệt nhu cầu, quyết định tuyển dụng, offer và chính sách thu nhập thuộc HR/Quản lý có thẩm quyền.

E. ONBOARDING & OFFBOARDING NHÂN SỰ (15%)

•  Tiếp nhận thông tin nhân sự mới từ HR và chuẩn bị checklist onboarding tại văn phòng HCM.

•  Chuẩn bị vị trí ngồi, laptop/thiết bị, văn phòng phẩm, thẻ ra vào và các điều kiện làm việc cần thiết trước ngày nhận việc.

•  Phối hợp với IT và các bộ phận liên quan chuẩn bị email, tài khoản và quyền truy cập theo yêu cầu.

•  Đón tiếp nhân sự mới trong ngày đầu tiên; hướng dẫn thông tin cơ bản về văn phòng, nội quy và các hoạt động hành chính.

•  Hỗ trợ tổ chức Orientation/Onboarding; chuẩn bị tài liệu, phòng họp và các hạng mục hậu cần.

•  Phối hợp giới thiệu nhân sự mới trên các kênh nội bộ và theo dõi hoàn thành checklist onboarding.

•  Hỗ trợ theo dõi trải nghiệm nhân sự trong giai đoạn đầu và chuyển các phản hồi cần thiết đến HR/Quản lý.

•  Khi nhân sự nghỉ việc: phối hợp thực hiện checklist offboarding, thu hồi tài sản/thiết bị/thẻ ra vào, hoàn thiện biên bản bàn giao và phối hợp IT thu hồi quyền truy cập.

F. TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ & EMPLOYEE ENGAGEMENT (15%)

•  Phối hợp với HR triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ và hoạt động gắn kết nhân viên tại văn phòng HCM.

•  Soạn thảo và đăng tải các nội dung truyền thông nội bộ theo kế hoạch/phê duyệt: welcome nhân sự mới, sinh nhật, Lễ/Tết, thông báo hoạt động, vinh danh/khen thưởng và các chương trình văn hóa doanh nghiệp.

•  Hỗ trợ thiết kế hoặc phối hợp chuẩn bị hình ảnh, poster, thiệp, backdrop, standee và các vật phẩm truyền thông đơn giản.

•  Chụp ảnh, tổng hợp hình ảnh/tư liệu và cập nhật nội dung sau các hoạt động nội bộ.

•  Phối hợp tổ chức các hoạt động Employee Engagement; chuẩn bị quà tặng, hoa, thiệp, trang trí và hậu cần theo ngân sách được duyệt.

•  Phối hợp triển khai các hoạt động tăng kết nối giữa nhân viên HCM với văn phòng Hà Nội và đội ngũ trên toàn quốc.

•  Tiếp nhận phản hồi liên quan đến môi trường làm việc/hoạt động nội bộ, tổng hợp và báo cáo HR/Quản lý.

•  Chủ động đề xuất ý tưởng cải thiện trải nghiệm nhân viên và tăng mức độ gắn kết.

2. KẾT QUẢ ĐẦU RA/KPI THAM KHẢO

•  Vận hành văn phòng ổn định; các yêu cầu/sự cố hành chính được tiếp nhận và xử lý hoặc điều phối đúng thời hạn.

•  Tài sản, công cụ dụng cụ thuộc phạm vi phụ trách được cập nhật, bàn giao, thu hồi và kiểm kê đầy đủ theo quy định.

•  Các yêu cầu mua sắm và hồ sơ thanh toán được thực hiện đúng quy trình, đủ chứng từ, hạn chế phát sinh chậm do lỗi chủ quan.

•  Các đầu việc hỗ trợ tuyển dụng được thực hiện đúng timeline; thông tin ứng viên và lịch phỏng vấn được cập nhật chính xác.

•  100% nhân sự mới thuộc phạm vi phụ trách được chuẩn bị các điều kiện onboarding theo checklist trước/ngay ngày nhận việc.

•  Các trường hợp offboarding được phối hợp thu hồi tài sản và hoàn tất đầu việc hành chính đầy đủ.

•  Nội dung truyền thông nội bộ được triển khai đúng kế hoạch, đúng thông tin và đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp.

•  Các hoạt động nội bộ/sự kiện được chuẩn bị đúng timeline, ngân sách và yêu cầu; chi phí hành chính được theo dõi và tổng hợp đầy đủ.

•  Hồ sơ, dữ liệu hành chính và dữ liệu hỗ trợ HR được lưu trữ khoa học, bảo mật và dễ tra cứu.

•  Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Quản trị văn phòng, Hành chính, Nhân sự, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.

•  Có tối thiểu 01–02 năm kinh nghiệm tại vị trí Admin Officer, Nhân viên Hành chính, HR & Admin hoặc vị trí tương đương; ưu tiên kinh nghiệm trong FMCG, phân phối, bán lẻ.

•  Có kinh nghiệm thực tế về vận hành văn phòng, mua sắm, quản lý tài sản, làm việc với nhà cung cấp và hồ sơ thanh toán.

•  Có kinh nghiệm hỗ trợ tuyển dụng, onboarding hoặc truyền thông nội bộ là lợi thế.

•  Sử dụng tốt Microsoft Office/Google Workspace, đặc biệt Excel; biết sử dụng Canva hoặc công cụ thiết kế cơ bản là lợi thế.

•  Có khả năng viết thông báo/nội dung nội bộ rõ ràng, chỉn chu và phù hợp môi trường doanh nghiệp.

•  Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc; có khả năng quản lý nhiều đầu việc song song và theo sát deadline.

•  Kỹ năng giao tiếp, phối hợp nội bộ, thương lượng và làm việc với nhà cung cấp tốt.

•  Cẩn thận với số liệu, chứng từ và thông tin nhân sự; có ý thức bảo mật thông tin.

•  Chủ động, trách nhiệm, trung thực, nhanh nhẹn, linh hoạt; có tinh thần dịch vụ và tư duy trải nghiệm nhân viên.

•  Có khả năng làm việc độc lập tại văn phòng HCM và phối hợp thường xuyên với HR/các phòng ban tại Hà Nội.