Admin Staff

Quận 1 - Hồ Chí Minh​: Admin Supervisor: 18,000,000 ～ 24,000,000 VND

• Purchase project and office supplies
• Check payment request/ extension of suppliers
• Booking hotel, air ticket, restaurant for managers
• Manage and arrange car schedules for project and office
• Make Fund Statement report for PJ and office + update into cloud system
• Send reports to Head Office as request: Receive money from client, Payment order,..
• Prepare contract + payment documents for Clients
• Check contract + payment documents for Subcontractors
• Follow labor contracts + make time sheet + control Annual leave days
• Follow and renew work permits/temporary residence cards/ visa for managers
• Open new projects account and support accounting team close projects
• Other related tasks are assigned by managers

Interview process: 2～３ rounds (In person or Web)

Quận 1 - Hồ Chí Minh: Sales Support: 18,000,000 – 24,000,000 VNĐ

Mục tiêu chính (Main Scope)

• Quản lý tài liệu của Phòng Kỹ thuật (bản mềm/bản cứng)
• Quản lý tiến độ thanh toán xây dựng cho dự án, kiểm tra chứng từ thanh toán và phối hợp với các phòng ban liên quan
• Tổng hợp và phản hồi các yêu cầu nội bộ liên quan đến Phòng Kỹ thuật
• Hỗ trợ công việc văn phòng cho từng Project Manager
• Hỗ trợ chung cho team theo chỉ dẫn từ GM và Manager

Mục phụ (Sub-Scope)

(Hỗ trợ và backup cho O&M/Asset Management PIC)

• Kiểm tra sản lượng PV hàng ngày, tình trạng thiết bị và báo cáo (thực hiện chủ yếu qua công cụ vận hành)
• Tính toán hóa đơn hàng tháng và kiểm tra số lượng trong quá trình lập hóa đơn (chủ yếu qua công cụ tự động)
• Phối hợp và liên lạc với công ty bảo trì trong các đợt kiểm tra định kỳ
• Phối hợp và liên lạc với công ty bảo trì khi xảy ra sự cố PV, bao gồm trường hợp khẩn cấp

Loại hình phỏng vấn: Thường trực tiếp

KCN Minh Quang - Hưng Yên: Admin Staff for Warehouse Operations: Từ 12,000,000 VNĐ

Thực hiện các nghiệp vụ hành chính – tổng vụ chung tại nhà xưởng/nhà kho cho thuê thuộc sở hữu của công ty trong tập đoàn, bao gồm:

• Quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị của kho

• Hướng dẫn, tiếp đón khách hàng, xử lý yêu cầu và chuyển cuộc gọi điện thoại

• Soạn thảo hồ sơ, báo cáo cho cơ quan chức năng liên quan đến quản lý lao động, an toàn – vệ sinh lao động, môi trường

• Quản lý văn phòng nói chung: tiếp nhận – bàn giao hồ sơ, đặt mua vật tư, lập chứng từ thanh toán, quản lý thiết bị văn phòng

• Quản lý dữ liệu của khách thuê và soạn thảo các loại hồ sơ liên quan

• Liên lạc, điều phối, hỗ trợ khách thuê, nhà thầu thi công, đơn vị bảo vệ, vệ sinh

• Quản lý các hồ sơ quan trọng và thủ tục lưu trữ, gia hạn giấy phép như IRC/ERC; tổ chức Đại hội cổ đông

• Thực hiện các nghiệp vụ quản lý công ty nói chung

• Nghiệp vụ nhân sự tổng hợp: tuyển dụng, tiền lương, phúc lợi, quản lý giấy phép lao động (work permit), thẻ cư trú cho lao động nước ngoài, lập báo cáo định kỳ cho cơ quan chức năng

• Các công việc hành chính – tổng vụ khác liên quan đến hoạt động kho bãi, văn phòng và vận hành công ty

Quận 1 - Hồ Chí Minh​: Admin Supervisor: 18,000,000 ～ 24,000,000 VND

• Essential: Graduated from University (Business Administrator, Human Resources, Accounting)
• English (Business communication) . Japanese is not required
• Age rank: 25 ~ 35 ages
• Able to work under high pressure and meet deadlines
• Having worked in Japanese company is advantage

Quận 1 - Hồ Chí Minh: Sales Support: 18,000,000 – 24,000,000 VNĐ

Bắt buộc (Must):

• Nữ, trong khoảng 25~27 tuổi
• Tiếng Việt bản ngữ
• Tiếng Anh giao tiếp tốt (business level)
• Kỹ năng văn phòng cơ bản (etiquette, lễ tân, tác nghiệp hành chính, tạo lập và quản lý tài liệu, quản lý dữ liệu Excel)
• Kỹ năng IT cơ bản (Excel, PowerPoint, Word, các công cụ cơ bản khác)
• Kỹ năng nghiệp vụ cơ bản và giao tiếp với khách hàng quan trọng
• Chịu trách nhiệm với công việc hàng ngày (nhập liệu, báo cáo, v.v.)
• Khả năng phối hợp trôi chảy với các thành viên nội bộ (bao gồm BOD), nhà thầu và các bên liên quan
• Có kinh nghiệm làm việc tại công ty Nhật hoặc công ty nước ngoài
• Ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc

Ưu tiên (Better):

• Kinh nghiệm làm việc tại công ty Nhật
• Tiếng Nhật giao tiếp công việc (Business Level), N2 trở lên

KCN Minh Quang - Hưng Yên: Admin Staff for Warehouse Operations: Từ 12,000,000 VNĐ 

Kinh nghiệm / Kỹ năng:

• Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm hành chính – tổng vụ tại doanh nghiệp
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại công ty Nhật Bản hoặc trong môi trường nhà máy/kho bãi (không bắt buộc)

Ngoại ngữ / Tin học:

• Thành thạo phần mềm kế toán và Excel
• Tiếng Anh: Trình độ giao tiếp công việc (TOEIC từ 600 trở lên)
• Tiếng Nhật: Trình độ giao tiếp công việc (JLPT N2)

Ứng viên có một trong hai hoặc cả hai ngoại ngữ trên đều được

※ Giao tiếp hàng ngày chủ yếu thông qua email và chat với nhân viên và khách hàng sử dụng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.

Khác:

• Sinh sống tại Hưng Yên hoặc có thể tự túc đi lại
• Công ty không hỗ trợ phương tiện đưa đón