Assistant to Production Manager

ADMINISTRATION - EXTERNAL

• Lập yêu cầu tuyển dụng (Hiring Request) khi có nhu cầu. /Prepare Hiring Requests when recruitment is needed.
• Trình ký và theo dõi các hồ sơ, chứng từ liên quan đến bộ phận bọc nệm./Submit for approvals and follow up on documents and records related to the upholstery department.

• Lập và theo dõi các yêu cầu mua sắm: bảo hộ lao động, bảo trì, văn phòng phẩm, đồng phục, công cụ dụng cụ trong khu vực bọc nệm. Đồng thời quản lý và theo dõi vật tư nhằm báo cáo nhu cầu mua hàng chính xác, có cơ sở rõ ràng./ Prepare and follow up on purchase requests for personal protective equipment (PPE), maintenance, office  supplies, uniforms, and tools within the upholstery (UPH) area. At the same time, manage and monitor inventory to ensure accurate and well-justified purchasing requirements.

• Quản lý toàn bộ công cụ dụng cụ và tài sản (mộc) của bộ phận UPH. / Manage all tools, equipment, and assets of the UPH department.

• Tạo phiếu yêu cầu outsourcing; phối hợp với bộ phận mua hàng trong việc mua vật tư và công cụ dụng cụ mới khi phát sinh nhu cầu tại xưởng./Prepare new material sourcing request forms and coordinate with the purchasing team to procure materials and tools when needed

• Đóng vai trò cầu nối giữa công nhân và các bộ phận HRD, HSE, WB, hỗ trợ truyền thông và điều phối nhân sự trong các hoạt động/sự kiện nội bộ./Act as a bridge between workers and departments (HRD, HSE, WB) to support communication and coordination for internal activities/events.

       VFR4 Department Coordinator and VFR4 Manager assistance job

•       Task to  be translated in Vietnamese, Receive  requests from other departments  be able to clarify,  delegate to correct internal staff, or  communicate/re-direct to Manager if needed

• Thực hiện các công việc khác theo phân công của quản lý bộ phận UPH./Perform other tasks as assigned by the UPH department manager.

 INTERNAL ADMIN - Department organization and growth focused tasks

• Có khả năng soạn thảo các tài liệu như SOP, hướng dẫn công việc, biên bản cuộc họp và mô tả công việc một cách rõ ràng, có hệ thống./Able to prepare documents such as SOPs, work instructions, meeting minutes, and Job descriptions in a clear and well-structured manner.

• Theo dõi, hỗ trợ triển khai dự án 1D1P, đảm bảo quy trình được thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả./Monitor and support the execution of the 1D1P project to ensure progress and effectiveness.

• Có kinh nghiệm xây dựng ma trận kỹ năng (skill matrix) cho công nhân bọc nệm, phục vụ công tác đào tạo và đánh giá tay nghề./Experienced in developing skill matrices for upholstery workers to support training and skill evaluation.
• Theo dõi và phối hợp với bộ phận OPD, hỗ trợ hoạt động sản xuất tuân thủ đúng quy trình và tiêu chuẩn ISO./Monitor and coordinate with the OPD team to ensure production activities comply with ISO standards and procedures.

• Tạo phiếu yêu cầu outsourcing; phối hợp với bộ phận mua hàng trong việc mua vật tư và công cụ dụng cụ mới khi phát sinh nhu cầu tại xưởng./Prepare new material sourcing request forms and coordinate with the purchasing team to procure materials and tools when needed

• Tốt nghiệp trung cấp trở lên/College degree or above
• Biết sử dụng Excel, Word cơ bản/Basic skills in Excel and Word
• Cẩn thận, có trách nhiệm/Careful and responsible
• Có kỹ năng sắp xếp công việc/Good organizational skills
• Giao tiếp và phối hợp tốt/Good communication and teamwork skills