Chuyên viên Chứng Từ Logistic / Logistics Customer Service Executives

Dear rule-breakers, questioners, straight-A students who skipped class:

We’re looking for you.

YOUR DAY-TO-DAY

• Find carrier and forwarding agent to handle cargo.
• Check shipping cost.
• Secure and place booking notes for the customer.
• Follow up with the booking note until shipper pick up and complete all needed documents for loading.
• Update logistics team with prospect bookings in order to control stock and avoid running out of empty equipment problem.
• Send forecast booking daily to related parties.
• Keep customers informed if any change in vessel schedule.
• Follow up with any special request from customer for their booking such as special free time, any special requirement from their LC etc.
• Check pre-loading with Operation before vessel departs and final loading after vessel departs to see if any roll over and then update customers.
• Receive Shipping instruction from Shipper, check and create Bills of Lading, do all request for amendment as per instruction from Shipper.
• Keep customer informed about arrival date or any delay in arrival at Port of discharge.
• Send import and export documents to the PIC and update on company's system.
• Following with payment in order to make telex release in time.
• Solve any problem may happen to the cargoes until cargo to be released at Port of discharge.
• Update of monthly import and export report and send to management, accountant, and all relevant department.
• Report daily bookings to all related department.
• Resolving phone, messages, information and email of customer inquiries regarding the shipments.
• Contacting customers to give them accurate feedback on the progress of their inquiries.
• Processing and logging customer information into CRM system.
• Forwarding and escalating inquiries to relevant individuals and departments.
• Processing orders, forms, applications, and requests.
• Keeping records of customer interactions, transactions, comments and complaints.
• Monitoring and authenticating returns, exchanges and payment.
• Acknowledging and resolving customer complaints.
• Communicating and coordinating with colleagues as necessary.
• Maintaining confidentiality of information.
• Ensure customer satisfaction and provide professional customer support.
• Performing other duties as the need arises.
• Preparing reports for Manager.​

---------

Gửi đến những người phá luật, những người ham đặt câu hỏi, những sinh viên hạng A đã không đến lớp học:

Chúng tôi đang tìm kiếm bạn.

CÔNG VIỆC HẰNG NGÀY CỦA BẠN:

• Tìm kiếm hãng tàu và đại lý vận chuyển hàng hoá.
• Kiểm tra phí cước tàu với hãng tàu và đại lý.
• Đặt tàu cho khách hàng.
• Theo dõi ghi chú đặt tàu cho đến khi người giao hàng đến nhận và hoàn thành tất cả các giấy tờ cần thiết để xếp hàng thành công.
• Gửi dự báo đặt chỗ hàng ngày cho các bên liên quan.
• Thông báo cho khách hàng nếu có thay đổi về lịch trình tàu.
• Theo dõi bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào từ khách hàng đối với việc đặt tàu của họ như free time, bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào từ LC của họ, v.v.
• Kiểm tra trước khi xếp hàng với bên liên quan trước khi tàu khởi hành và xếp hàng cuối cùng sau khi tàu khởi hành để xem có bị dời hay không và sau đó cập nhật cho khách hàng.
• Nhận hướng dẫn vận chuyển từ Người gửi hàng, kiểm tra và tạo vận đơn, thực hiện tất cả các yêu cầu sửa đổi theo hướng dẫn của Người gửi hàng.
• Thông báo cho khách hàng về ngày đến hoặc bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc đến Cảng dỡ hàng.
• Gửi các chứng từ xuất nhập cho PIC và cập nhật lên hệ thống.
• Gởi giấy báo nợ cho bộ phận kế toán thanh toán để kịp thời phát hành telex.
• Giải quyết mọi vấn đề có thể xảy ra đối với hàng hóa cho đến khi hàng hóa được giải phóng tại Cảng dỡ hàng.
• Cập nhật báo cáo xuất nhập hàng tháng gửi quản lý, kế toán và tất cả các bộ phận liên quan.
• Cập nhật các lô hàng cho các bộ phận liên quan hàng ngày.
• Giải quyết các cuộc gọi, tin nhắn, thông tin và email của khách hàng liên quan đến các lô hàng.
• Liên hệ với khách hàng để cung cấp cho họ phản hồi chính xác về tiến độ giải quyết các yêu cầu của họ.
• Xử lý và ghi thông tin khách hàng vào hệ thống CRM.
• Chuyển tiếp và chuyển tiếp các yêu cầu đến các cá nhân và phòng ban có liên quan.
• Xử lý đơn đặt hàng, biểu mẫu, đơn đăng ký và yêu cầu.
• Lưu giữ hồ sơ về các tương tác, giao dịch, bình luận và khiếu nại của khách hàng.
• Theo dõi và xác thực việc trả lại, trao đổi và thanh toán.
• Xác nhận và giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
• Giao tiếp và phối hợp với các đồng nghiệp khi cần thiết.
• Duy trì tính bảo mật của thông tin.
• Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác khi cần thiết.
• Chuẩn bị báo cáo cho Quản lý.

WE WANT TO HEAR FROM YOU IF YOU HAVE:

• Bachelor’s degree in Business Administration, Logistics, Supply Chain, or relevant field.
• A minimum of 1 years’ experience in a similar role.
• In-depth knowledge of the International Logistics industry.
• Solid understanding of logistics.
• Outstanding analytical, problem solving and organizational abilities.
• Exceptional verbal and written communication skills.

---------

CHÚNG TÔI MUỐN NGHE TỪ BẠN, NẾU BẠN CÓ:

• Bằng cử nhân về Quản trị Kinh doanh, Logistics, Chuỗi cung ứng hoặc lĩnh vực có liên quan.
• Có tối thiểu 1 năm kinh nghiệm trong vai trò tương tự.
• Kiến thức chuyên sâu về ngành Vận Tải Hàng Hải Quốc Tế. 
• Hiểu biết vững chắc về kho vận và hậu cần.
• Khả năng phân tích, giải quyết vấn đề và tổ chức vượt trội.
• Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản đặc biệt.