Chuyên viên Điều phối Dự án & Quy trình

Mục tiêu công việc

Điều phối các dự án nội bộ, triển khai và tối ưu hệ thống làm việc, chuẩn hóa tài liệu và kiểm soát việc tuân thủ quy trình nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.

1. Điều phối và triển khai dự án

• Thực hiện công việc trợ lý và điều phối viên dự án; lập kế hoạch tổng thể, kế hoạch chi tiết và phối hợp với các phòng ban để theo dõi, đôn đốc tiến độ, báo cáo kết quả và thúc đẩy hoàn thành mục tiêu.
• Tổ chức các cuộc họp định kỳ, đột xuất và ghi biên bản họp dự án.
• Xây dựng tài liệu hướng dẫn, quy trình vận hành và báo cáo phân tích phục vụ quản lý; phổ biến tài liệu, hướng dẫn người dùng áp dụng sản phẩm của dự án.
• Xây dựng và triển khai bài kiểm tra kiến thức tài liệu cho các nhân sự liên quan; tổng hợp kết quả, báo cáo cấp trên.

2. Triển khai hệ thống và quản lý dữ liệu

• Tham gia xây dựng, thiết lập và tối ưu các nền tảng trao đổi, phối hợp công việc như WeChat Company, Microsoft Teams nhằm nâng cao hiệu quả truyền thông và vận hành nội bộ.
• Phối hợp với các phòng ban xây dựng, chuẩn hóa và duy trì cấu trúc lưu trữ dữ liệu, tài liệu; bảo đảm tính nhất quán, bảo mật và dễ truy xuất.
• Quản lý, lưu trữ và phân quyền truy cập dữ liệu, hồ sơ dự án.
• Tham gia triển khai và vận hành hệ thống ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp): thu thập yêu cầu nghiệp vụ, kiểm thử, đào tạo người dùng và hỗ trợ cải tiến quy trình.

3. Kiểm soát tuân thủ và cải tiến quy trình

• Thực hiện kiểm tra tuân thủ định kỳ và đột xuất theo yêu cầu.
• Lập báo cáo kết quả kiểm tra, phân tích rủi ro và đề xuất biện pháp khắc phục, phòng ngừa, cải tiến.
• Theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa; góp ý các đề xuất cải tiến của phòng ban được kiểm tra.

Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản lý hệ thống chất lượng, Quản trị kinh doanh, Kiểm toán hoặc ngành liên quan.
• Có từ 03 năm kinh nghiệm liên quan đến xây dựng tài liệu, kiểm soát tuân thủ quy trình, đánh giá nội bộ, xây dựng quy trình online hoặc QA (đảm bảo chất lượng) dự án phần mềm; có khả năng áp dụng trong môi trường thiết kế, dịch vụ hoặc thương mại điện tử.
• Có khả năng xây dựng, chuẩn hóa tài liệu và quy trình; tổng hợp, phân tích dữ liệu, trình bày báo cáo logic, rõ ràng.
• Có kỹ năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, phối hợp và đôn đốc công việc giữa các phòng ban.
• Có tư duy logic, tư duy hệ thống; cẩn thận, sẵn sàng tìm hiểu sâu để phân tích và giải quyết vấn đề về quy trình, hệ thống.
• Có hiểu biết về công nghệ thông tin ở mức cơ bản trở lên và khả năng tiếp cận các phần mềm phục vụ quản trị, vận hành nội bộ.
• Giao tiếp tốt, biết kiểm soát cảm xúc, phối hợp làm việc nhóm và trao đổi thẳng thắn để cải thiện chất lượng công việc.
• Khách quan, chủ động, có trách nhiệm và kỷ luật; sẵn sàng thay đổi, tiếp nhận thử thách, tôn trọng đồng nghiệp và tập trung vào kết quả, hiệu quả thực tế.