Chuyên viên Điều phối và Xử lý đơn hàng (FMCG)

1. Xử lý đơn hàng

• Tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra công nợ, kiểm tra tồn kho.
• Lên đơn hàng trên hệ thống.
• Tổng hợp kế hoạch giao hàng mỗi ngày.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan để đơn hàng được xử lý đúng quy trình của công ty và đúng yêu cầu của khách hàng.

2. Xử lý các vấn đề phát sinh

• Tiếp nhận thông tin về giao hàng không đúng kế hoạch từ Kho Vận và thông báo đến Khối Kinh doanh/ khách hàng.
• Tiếp nhận thông tin về các sự cố trong giao hàng: giao hàng lỗi, hàng không đạt chất lượng, giao sai hàng, giao hàng sai khung giờ của khách hàng,...và có đề xuất phương án xử lý cho từng trường hợp.
• Hỗ trợ các phòng ban tương tác với khách hàng để việc giải quyết các sự cố phát sinh được nhanh chóng.

3. Các công việc hành chính

• Thực hiện quy trình mở mới và đóng mã khách hàng trên các kênh kinh doanh theo đúng quy định.
• Thực hiện tính toán và đối soát chiết khấu của các chương trình khuyến mại theo từng kênh phụ trách, đảm bảo chính xác và tuân thủ chính sách công ty.
• Theo dõi, kiểm tra và lưu trữ các chứng từ liên quan đến chương trình khuyến mại, hàng hóa và chi phí nhằm đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ trong công tác quản lý.
• Theo dõi và phối hợp xử lý công nợ, tồn kho và hàng ký gửi; chủ động đôn đốc các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo tiến độ và hiệu quả vận hành.
• Thực hiện công tác chấm công và xử lý các thủ tục hành chính liên quan của phòng, đảm bảo tuân thủ quy định nội bộ và hỗ trợ vận hành hiệu quả.
• Thực hiện tổng hợp và báo cáo liên quan đến hàng hóa và dịch vụ khách hàng, phục vụ công tác quản lý và ra quyết định.

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kinh tế, Quản trị Kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Có từ 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, Điều phối đơn hàng hoặc các vị trí tương đương; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong ngành FMCG.
• Có khả năng theo dõi, điều phối và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng quản lý và xử lý công việc với độ chính xác cao.
• Có kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt với khách hàng cũng như các bộ phận liên quan; biết cách xử lý và phản hồi các tình huống phát sinh một cách linh hoạt, phù hợp và chuyên nghiệp.
• Có khả năng kiểm soát cảm xúc, ứng xử khéo léo và duy trì tinh thần hợp tác trong quá trình xử lý các vấn đề liên quan đến đơn hàng.
• Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống/phần mềm như DMS, TMS là một lợi thế.