Chuyên viên Hành chính (Mua sắm)

• Nhiệm vụ chính

- Tiếp nhận và rà soát nhu cầu mua sắm từ các đơn vị, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý và phù hợp định mức, ngân sách phân bổ.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan để làm rõ phạm vi, thông số kỹ thuật và tiêu chí đánh giá và điều kiện giao hàng hoặc triển khai.

- Xây dựng kế hoạch mua sắm định kỳ (tháng/quý/năm) và theo nhu cầu phát sinh đối với nhóm vật tư, tài sản, công cụ dụng cụ, dịch vụ hành chính.

- Tìm kiếm, khảo sát và xây dựng cơ sở dữ liệu nhà cung cấp; thực hiện so sánh báo giá, điều kiện thương mại, năng lực cung ứng và mức độ đáp ứng.

- Tổ chức thực hiện các thủ tục mua sắm theo quy trình nội bộ của Công ty, bao gồm hồ sơ đề nghị mua sắm, xin báo giá, so sánh lựa chọn, tờ trình, đơn đặt hàng, hợp đồng và các tài liệu liên quan.

- Theo dõi tiến độ giao hàng, lắp đặt, cung cấp dịch vụ; kịp thời xử lý hoặc báo cáo các vướng mắc ảnh hưởng đến chất lượng, thời hạn và chi phí.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan để nghiệm thu, bàn giao, hoàn thiện chứng từ, thanh toán, quyết toán và lưu trữ hồ sơ mua sắm.

- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, bảo hành, bảo trì, gia hạn, phạt chậm tiến độ hoặc các cam kết khác của nhà cung cấp.

- Thực hiện đánh giá nhà cung cấp định kỳ theo các tiêu chí về chất lượng, tiến độ, giá, dịch vụ sau bán hàng và mức độ tuân thủ.

- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ và đột xuất về kế hoạch mua sắm, tình hình thực hiện, tiết kiệm chi phí, công nợ, tồn đọng hồ sơ và rủi ro phát sinh.

- Đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu, danh mục nhà cung cấp, cơ chế kiểm soát và số hóa công tác mua sắm.

- Phối hợp kiểm soát tuân thủ trong công tác mua sắm theo quy định nội bộ, phân quyền phê duyệt, nguyên tắc minh bạch, lưu vết hồ sơ và yêu cầu bảo mật thông tin.

- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng Hành chính nhân sự.

• Quan hệ công tác

Bên trong

- Phòng Hành chính nhân sự

- Phòng Tài chính kế toán

- Các phòng ban/ đơn vị có nhu cầu mua sắm

- Bộ phận CNTT hoặc chuyên môn kỹ thuật khi cần thẩm định thông số

Bên ngoài

- Nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

- Đơn vị vận chuyển, bảo hành, bảo trì.

- Đối tác tư vấn, thẩm định hoặc triển khai khi có phát sinh.

• Trình độ:

- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành: Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Thương mại, Logistics, Chuỗi cung ứng hoặc tương đương.

• Kinh nghiệm:

- Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua sắm, thu mua hoặc cung ứng hoặc tương đương. Có kinh nghiệm thực tế trong: Mua sắm hàng hóa, vật tư, trang thiết bị văn phòng, làm việc với nhà cung cấp và xử lý đơn hàng. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, đặc biệt trong lĩnh vực kỹ thuật, công nghiệp, xây lắp, năng lượng.

• Chuyên môn:

- Am hiểu quy trình mua sắm doanh nghiệp từ yêu cầu đến thanh toán và đánh giá nhà cung cấp.

- Có kinh nghiệm lập hồ sơ mua sắm, quản lý đơn hàng và hợp đồng.

- Hiểu biết cơ bản về điều khoản thương mại, chi phí và quản lý ngân sách.

- Có kiến thức cơ bản về kiểm soát chi phí, ngân sách, chứng từ và lưu trữ hồ sơ.

- Thành thạo tin học văn phòng (Excel, Word, PowerPoint); ưu tiên biết sử dụng ERP hoặc phần mềm mua sắm

• Kỹ năng:

- Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả.

- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và phối hợp tốt.

- Kỹ năng phân tích, so sánh và đánh giá nhà cung cấp.

- Khả năng theo dõi tiến độ và xử lý vấn đề.

- Tính cẩn trọng, trung thực và trách nhiệm cao và bảo mật thông tin

• Ngoại ngữ:

- Có khả năng đọc hiểu tài liệu và giao dịch cơ bản bằng tiếng Anh.

• Chứng chỉ:

- Đấu thầu cơ bản

- Đấu thầu qua mạng (e-GP)