CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH – THƯ KÝ

Nhiệm vụ chính

1. Hành chính – văn thư 

• Tiếp nhận, phân loại, xử lý và lưu trữ công văn, văn bản đến và đi. 
• Soạn thảo công văn, thông báo, thư mời, thư cảm ơn, giấy mời và các văn bản hành chính theo chỉ đạo. 
• Quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu của VIHOMA. 
• Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị và tài sản văn phòng. 
• Theo dõi việc sử dụng và bảo quản con dấu theo quy định và phân công. 
• Chuẩn bị tài liệu, phòng họp và các điều kiện hậu cần cho các cuộc họp. 
• Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy khoa học, dễ tra cứu.
• Hoàn thiện báo cáo hoạt động Vihoma hàng năm theo quy định 

2. Thư ký Chủ tịch và Ban Lãnh đạo 

• Chuẩn bị tài liệu trước các cuộc họp, buổi làm việc và chuyến công tác. 
• Ghi chép nội dung cuộc họp khi được yêu cầu. 
• Lập biên bản và danh sách các nhiệm vụ sau cuộc họp. 
• Theo dõi các nhiệm vụ được giao và thời hạn hoàn thành. 
• Chủ động nhắc việc và cập nhật tình trạng thực hiện. 
• Tổng hợp các vấn đề cần báo cáo lãnh đạo. 
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu trước khi lãnh đạo làm việc với đối tác, cơ quan nhà nước, hội viên và tổ chức quốc tế. 

3. Quản lý hội viên 

• Cập nhật cơ sở dữ liệu hội viên VIHOMA.
• Quản lý thông tin liên hệ của hội viên. 
• Hỗ trợ tiếp nhận và xử lý hồ sơ hội viên mới. 
• Gửi thông báo, thư mời và các thông tin của VIHOMA tới hội viên. 
• Tiếp nhận các đề nghị, câu hỏi và phản hồi của hội viên. 
• Theo dõi và báo cáo tình trạng xử lý các yêu cầu của hội viên. 4. Đối ngoại, đầu tư và quan hệ đối tác 
• Tiếp nhận và xử lý bước đầu các email, thư từ của đối tác. 
• Soạn thảo email và thư giao dịch theo chỉ đạo. 
• Hỗ trợ chuẩn bị các cuộc gặp, làm việc với đối tác. 
• Theo dõi hồ sơ MOU, thỏa thuận hợp tác và các chương trình phối hợp. 
• Theo dõi mảng hợp tác, kinh doanh quốc tế, đầu tư trực tiếp ra nước ngoài 

4. Hội nghị, hội thảo và sự kiện 

• Lập checklist và kế hoạch hành chính cho sự kiện. 
• Chuẩn bị danh sách khách mời. 
• Gửi thư mời và xác nhận đại biểu. 
• Chuẩn bị chương trình, tài liệu và hồ sơ. 
• Phối hợp chuẩn bị địa điểm, thiết bị và hậu cần. 
• Đón tiếp đại biểu và hỗ trợ lãnh đạo. 
• Tổng hợp kết quả sau sự kiện. 
• Gửi thư cảm ơn và theo dõi các công việc phát sinh sau hội nghị. 

5. Điều phối công việc 

• Lập danh sách công việc của Văn phòng. 
• Theo dõi thời hạn và tình trạng từng công việc. 
• Chủ động nhắc việc khi gần đến deadline. 
• Cảnh báo lãnh đạo khi công việc có nguy cơ chậm tiến độ. 
• Tổng hợp báo cáo theo quy định 

6. Hỗ trợ truyền thông 

• Cập nhật thông tin hoạt động của VIHOMA trên các kênh được phân công. 
• Thu thập hình ảnh, tài liệu và thông tin từ các sự kiện. 
• Hỗ trợ chuẩn bị nội dung truyền thông. 
• Phối hợp với đơn vị/cá nhân phụ trách truyền thông. 

7. Hậu cần và công việc khác 

• Hỗ trợ tổ chức các chuyến công tác của lãnh đạo và đoàn VIHOMA. 
• Thực hiện các nhiệm vụ hợp lý khác do Chủ tịch/Ban Lãnh đạo/Văn phòng giao.

Quyền hạn

• Chủ động tổ chức và sắp xếp các công việc thuộc phạm vi được giao, thường xuyên báo cáo kết quả thực hiện 

• Được yêu cầu các cá nhân/bộ phận liên quan cung cấp thông tin để thực hiện nhiệm vụ. 

• Được nhắc việc và theo dõi tiến độ đối với các nhiệm vụ đã được phân công. 

• Được đề xuất phương án cải tiến quy trình hành chính.

• Chủ động – Cẩn thận – Có trách nhiệm – Biết tổ chức – Tư duy và kết quả. 

Quyền lợi

• Thu nhập cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.
• Thưởng các dịp Lễ, Tết, thưởng hiệu quả công việc và các chế độ phúc lợi theo quy định của Hiệp hội.
• Có cơ hội học hỏi, phát triển kỹ năng điều hành, tổ chức sự kiện, đối ngoại và quản lý dự án.
• Được đào tạo, nâng cao chuyên môn và có lộ trình phát triển nghề nghiệp lâu dài.
• Hưởng các chế độ phúc lợi khác theo quy định của Hiệp hội và pháp luật hiện hành.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Luật, Hành chính, Quan hệ quốc tế, Du lịch, Kinh tế hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính (công văn, thông báo, biên bản, báo cáo, tờ trình...) rõ ràng, chuyên nghiệp.
• Có khả năng lập kế hoạch, tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và phối hợp với nhiều đơn vị.
• Kỹ năng giao tiếp, kết nối và làm việc với đối tác, cơ quan quản lý nhà nước, hiệp hội và doanh nghiệp tốt.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint); có khả năng tổng hợp và xử lý thông tin hiệu quả.
• Cẩn thận, trách nhiệm, chủ động, linh hoạt và có tinh thần học hỏi.
• Ưu tiên ứng viên có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc.