Chuyên Viên Hành Chính Vận Hành

1. Quản lý, Phân tích Dữ liệu & Hệ thống Báo cáo Vận hành

• Quản trị dữ liệu: Thu thập, tổng hợp và chuẩn hóa dữ liệu vận hành hàng ngày từ hệ thống POS, ERP (SAP/Oracle/Odoo) và các phần mềm nội bộ.
• Xây dựng Báo cáo & Dashboard: Thiết lập và duy trì các báo cáo Ngày/Tuần/Tháng, Dashboard KPI điều hành cho Ban Giám đốc.
• Kiểm soát Chỉ số Tài chính - Vận hành: Theo dõi, phân tích chuyên sâu các chỉ số Sales, Labor Cost, Food Cost/COGS, OPEX, Productivity và so sánh Ngân sách thực tế vs Dự toán (Budget vs Actual).
• Chuẩn hóa & Tự động hóa: Chuẩn hóa Management Information (MI), liên tục cải tiến và tự động hóa quy trình lập báo cáo.

2. Dự báo (Forecast), Hoạch định & Tối ưu Chi phí

• Lập Forecast & Ngân sách: Thực hiện dự báo xu hướng hàng tháng; hỗ trợ xây dựng Ngân sách năm (Annual Budget) và xây dựng các mô hình kịch bản vận hành (Scenario Modeling).
• Phân tích Chi phí: Đánh giá xu hướng chi phí toàn chuỗi, phát hiện các điểm lãng phí/nghẽn vận hành và đề xuất giải pháp tối ưu hóa.

3. Đối soát Tài chính & Khóa số

• Khóa số tháng: Hỗ trợ quy trình khóa số hàng tháng, phối hợp chặt chẽ với phòng Finance/Kế toán để đối soát số liệu doanh thu, chi phí, kho vận.
• Ứng dụng ERP: Khai thác các tính năng hệ thống SAP/ERP để tối ưu tính chính xác khi đối soát dữ liệu.

4. Hỗ trợ Điều hành & Quản lý Dự án

• Hỗ trợ Họp & Điều hành: Chuẩn bị nội dung cuộc họp, ghi chép Biên bản họp (Meeting Minutes), đôn đốc và theo dõi tiến độ các Action Plan.
• Audit & Cải tiến: Phối hợp với bộ phận Kiểm toán; tham gia các dự án cải tiến quy trình vận hành toàn chuỗi.
• Đồng hành cùng Chuỗi: Làm việc trực tiếp với Area Manager (AM), Store Manager (SM) để tháo gỡ khó khăn vận hành thực tế.

• Học vấn: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kinh tế, Quản trị, Tài chính, Kế toán hoặc tương đương.
• Kinh nghiệm: Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong ngành Retail/F&B/FMCG. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại các chuỗi bán lẻ từ 50 cửa hàng trở lên.
• Kỹ năng Excel: Sử dụng thành thạo Excel nâng cao (Pivot Table, Power Query, XLOOKUP, INDEX/MATCH, SUMIFS, Dashboard).
• Công cụ & Phần mềm: Ưu tiên biết Power BI, SQL cơ bản và có hiểu biết/kinh nghiệm làm việc trên SAP/Oracle/Odoo/ERP.
• Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt, đọc hiểu báo cáo và tài liệu chuyên ngành.
• Năng lực & Tố chất: Tư duy phân tích (Data-driven), chính trực, tinh thần làm chủ (Ownership), tư duy thương mại (Commercial mindset), chịu áp lực cao và có tinh thần cải tiến liên tục.