Chuyên viên Hành chính văn thư lưu trữ (Chủ đầu tư BĐS, làm việc tại Q3)

1. Mô tả công việc

-   Thực hiện tất cả các công việc liên quan đến công tác văn thư lưu trữ tại Công ty đảm bảo hiệu quả, đầy đủ, khoa học;

-   Tiếp nhận các văn bản đến, văn bản đi từ nội bộ cũng như bên ngoài để phân loại, lưu trữ bản cứng và bản scan. Đồng thời, phân phối đến các đơn vị liên quan (nếu cần);

-   Tiếp nhận, xử lý các yêu cầu các Phòng/Ban về việc trích lục tài liệu hồ sơ. Chịu trách nhiệm lập biên bản bàn giao, phát hành số công văn, lập thẻ kho, danh mục lưu trữ… 

-   Hướng dẫn các Phòng/Ban lập danh mục và nộp hồ sơ vào kho lưu trữ Công ty theo định kỳ hoặc hàng năm;

-   Thường xuyên kiểm tra, rà soát, yêu cầu các bộ phận liên quan gửi đầy đủ các thành phần hồ sơ theo danh mục;

-   Chịu trách nhiệm đốc thúc, nhắc nhở các bộ phận gửi hồ sơ liên quan theo tiến độ đã được Ban lãnh đạo phê duyệt;

-   Tham gia soạn thảo các Quy định, Quy trình, Biểu mẫu, Thông báo…liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ Công ty;

-   Đề xuất các ý tưởng cải tiến công việc và các giải pháp nhằm đảm bảo hồ sơ được lưu trữ trong tình trạng tốt nhất, dễ tra cứu.

-   Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận.

2. Quyền lợi:

o Lương thưởng:

-  Tăng lương định kỳ thường niên và tăng lương theo năng lực

-  Lương thưởng tháng 13, thưởng KPI theo năng lực

-  Chế độ thưởng ngày lễ (Tết Dương lịch, Tết Âm lịch, 30/04, 02/09)

o Phúc lợi:

-  Phụ cấp cơm trưa tại Công ty (T2-T6 hàng tuần)

-  Thực hiện đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định

-  Tổ chức team building thường niên (Công ty hỗ trợ toàn bộ chi phí, chấm công các ngày đi du lịch)

-  Chế độ bảo hiểm sức khỏe toàn diện cho nhân viên (khám chữa bệnh, tai nạn, thai sản...) **

-  Chương trình khám sức khỏe định kỳ hằng năm

-  Tặng thêm 01 ngày phép/năm đối với nhân viên trên 12 tháng (theo Luật là 12 ngày phép/năm thì ở KITA là 13 ngày phép/năm)

-  Tổ chức sinh nhật cho nhân viên hàng tháng

o Trang thiết bị:

-  Cấp máy tính, laptop theo yêu cầu công việc.

-  Cung cấp toàn bộ VPP phục vụ công việc (bút viết, highlight…)

3. Yêu cầu công việc

o Tác phong, ngoại hình:

- Nam/Nữ, Độ tuổi từ 24– 35 tuổi

- Tác phong lịch sự, nghiêm túc

- Giọng nói dễ nghe, phát âm chuẩn

o   Bằng cấp, kinh nghiệm:

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành có liên quan (Văn thư, lưu trữ, Xây dựng (Kinh tế xây dựng, XDDD&CN...), Hành chính văn phòng, QTKD...)

-   Kinh nghiệm làm việc: 2 năm kinh nghiệm vị trí tương đương hoặc có kinh nghiệm làm Thư ký Ban QLDA tổng thầu; Quản lý hồ sơ chất lượng, hồ sơ xây dựng, hồ sơ thầu...

o   Kỹ năng mềm, tố chất cần thiết:

-   Tính cách cá nhân: trung thực, nghiêm túc, cẩn thận, kỹ lưỡng

-   Kỹ năng: lưu trữ, sắp xếp tài liệu, làm việc nhóm, soạn thảo văn bản, truyền đạt mạch lạc

-   Sử dụng thành thạo MS Office (Word, Excel, Powerpoint...)

o   Yêu cầu khác:

- Đi công tác chuyển hồ sơ đến kho lưu trữ nội thành (ở khu vực Bình Tân, có xe Công ty đưa đón)

- Tinh thần trách nhiệm, khả năng làm việc độc lập