Chuyên viên Hành chính Văn thư

a. Thực hiện công tác quản trị hành chính

- Tiếp nhận, xử lý và báo cáo công văn đến – đi hàng ngày của Công ty;

- Thực hiện lưu trữ, quản lý các tài liệu, văn bản hành chính của Công ty, định kỳ kiểm tra, báo cáo theo quy định;

- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty, báo cáo định kỳ việc sử dụng con dấu theo quy định;

- Thực hiện soạn thảo, xây dựng các quy trình, quy định liên quan đến nghiệp vụ hành chính văn thư;

- Tiếp nhận, theo dõi, quản lý việc giao nhận thư từ hàng ngày phục vụ hoạt động của Công ty. Định kỳ tổng hợp, thống kê, phối hợp với bộ phận hành chính quản trị để đối chiếu số liệu thư từ, hàng hóa chuyển phát nhanh hàng tháng, làm cơ sở thanh toán cho nhà cung cấp;

- Phối hợp với bộ phận Lễ tân tiếp nhận, thực hiện thủ tục đăng ký thẻ/Face ID cho CBNV ra vào các tòa nhà nơi đặt trụ sở của Công ty; kiểm tra, đối chiếu danh sách đăng ký định kỳ hàng tháng với Ban quản lý Tòa nhà;

- Hỗ trợ bộ phận Lễ tân trong các công tác đón tiếp đối tác, khách hàng đến liên hệ làm việc với các Phòng/Ban tại trụ sở;

- Làm và gửi thư mời tham dự các sự kiện do Công ty tổ chức cho đối tác khách hàng, xác nhận danh sách tham dự và phối hợp với các Phòng/Ban để tổ chức đón tiếp chu đáo;

- Thực hiện theo dõi, đặt hoa định kỳ tại văn phòng, hoa, quà chúc mừng sinh nhật/các sự kiện ngoại giao mà Công ty tham dự, phối hợp với bộ phận hành chính quản trị để làm thủ tục thanh toán chi phí hàng tháng;

- Đặt vé máy bay, khách sạn, xe công tác cho CBNV và Ban lãnh đạo khi nhận yêu cầu được phê duyệt theo quy định; thực hiện theo dõi, thanh toán chi phí cho nhà cung cấp đúng hạn và báo cáo định kỳ việc sử dụng chi phí;

- Liên hệ các cơ quan chính quyền, ban ngành nơi đặt trụ sở của Công ty để thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định Pháp luật;

b. Các công việc khác được phân công

- Thực hiện công tác hậu cần hoặc phối hợp Khối/Phòng/Ban tổ chức các cuộc họp, sự kiện,… thuộc Công ty, Tập đoàn.

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của lãnh đạo phòng.

-       Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành: Quản trị kinh doanh/Hành chính/Luật,...

-       Có kinh nghiệm từ 01 năm trở lên liên quan đến hành chính văn thư, quản lý văn phòng...

-       Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các cơ quan Nhà nước

-       Anh văn giao tiếp

-       Thành thạo tin học văn phòng Word, Excel, Power Point.

-       Sử dụng thành thạo các máy móc, thiết bị văn phòng

-       Giao tiếp tốt, khả năng làm việc nhóm