Chuyên Viên Hành Chính - Văn Thư

1. Công tác văn thư

• Tiếp nhận, phân loại, kiểm tra và chuyển giao công văn, văn bản, tài liệu đến các phòng/ban theo đúng quy trình.
• Soạn thảo, trình ký, phát hành và quản lý các loại văn bản, công văn, thông báo, quyết định, tờ trình theo phân công.
• Quản lý việc đóng dấu, sử dụng và bảo quản con dấu, chữ ký số và các công cụ văn thư theo quy định của Công ty.
• Theo dõi số đến, số đi và cập nhật đầy đủ thông tin văn bản trên hệ thống quản lý.
• Kiểm tra thể thức, hình thức và tính đầy đủ của văn bản trước khi phát hành.
• Theo dõi tình trạng xử lý, luân chuyển và phản hồi đối với các văn bản cần thực hiện.

2. Quản lý hồ sơ, tài liệu và lưu trữ

• Thực hiện phân loại, sắp xếp, lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu theo quy định.
• Quản lý hồ sơ bản cứng và bản điện tử, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
• Theo dõi thời hạn lưu trữ và thực hiện việc bàn giao, tiêu hủy tài liệu theo quy định.
• Số hóa, cập nhật và quản lý dữ liệu hồ sơ trên hệ thống lưu trữ của Công ty.
• Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và bảo mật của hồ sơ, tài liệu.

3. Công tác hành chính văn phòng

• Thực hiện các công việc hành chính thường xuyên của văn phòng theo phân công.
• Quản lý văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ và tài sản hành chính.
• Theo dõi nhu cầu sử dụng, lập đề xuất mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, vật tư hành chính.
• Phối hợp quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị và không gian làm việc.
• Phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng, chuyển phát, vệ sinh, bảo trì, bảo dưỡng và các dịch vụ hành chính khác.
• Hỗ trợ công tác hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, sự kiện và hoạt động nội bộ của Công ty.

4. Quản lý và điều phối văn bản

• Theo dõi, cập nhật và quản lý hệ thống văn bản nội bộ của Công ty.
• Phối hợp với các phòng/ban trong việc phát hành, tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ.
• Theo dõi các văn bản cần phản hồi hoặc thực hiện theo thời hạn.
• Tổng hợp và báo cáo tình hình xử lý văn bản khi có yêu cầu.
• Đảm bảo thông tin, tài liệu được chuyển đến đúng người, đúng đơn vị và đúng thời hạn.

5. Hỗ trợ công tác quản trị hành chính

• Hỗ trợ xây dựng, cập nhật các quy trình, quy định, biểu mẫu liên quan đến công tác văn thư – hành chính.
• Phối hợp triển khai các quy định về quản lý tài liệu, sử dụng tài sản và văn phòng phẩm.
• Theo dõi và tổng hợp chi phí hành chính theo phạm vi được giao.
• Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình văn thư, lưu trữ và hành chính nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.
• Hỗ trợ công tác quản lý nhà cung cấp và dịch vụ hành chính.

6. Hỗ trợ công tác tổ chức, hậu cần

• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện và các hoạt động nội bộ.
• Chuẩn bị phòng họp, tài liệu, nước uống, trang thiết bị và các điều kiện hậu cần cần thiết.
• Phối hợp thực hiện công tác đón tiếp khách, đối tác đến làm việc tại Công ty.
• Hỗ trợ công tác hậu cần cho Ban Lãnh đạo và các phòng/ban khi được phân công.

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành quản trị Nhân lực, Văn hóa, Hành chính, Văn thư – Lưu trữ, quản trị…

- Có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên ở vị trí tương đương Kỹ năng giao tiếp tốt, thành thạo tin học văn phòng;

- Biết sắp xếp và xử lý công việc chủ động, khoa học, nhanh nhẹn, nhiệt tình chịu khó học hỏi, cẩn thận, trung thực;

- Kỹ năng sắp xếp, lưu trữ, tổ chức các hoạt động, giải quyết tình huống.

- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các tập đoàn lớn

Quyền lợi: 

•  Thu nhập: Thoả thuận
•  Được hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định của Nhà nước;
•  Thưởng lễ tết, thưởng tháng lương 13, thưởng kết quả kinh doanh;
•  Phụ cấp ăn trưa, du lịch hàng năm, teambuilding….
•  Môi trường làm việc năng động, thân thiện, chuyên nghiệp hướng đến sự phát triển bền vững;
•  Cơ hội thăng tiến trong công việc.