Chuyên viên hành chính

1. Văn thư:

- Quản lý con dấu và kiểm soát việc sử dụng con dấu của Công ty, kiểm tra nội dung văn bản và chữ ký trước khi đóng dấu.

- Quản lý công tác văn thư đi/ đến của Công ty (bản giấy hoặc điện tử).

- Cấp giấy giới thiệu/ giấy xác nhận thuộc lĩnh vực hành chính cho CBNV.

- Thực hiện việc cấp bản sao hồ sơ pháp lý của Công ty (bao gồm việc công chứng, chứng thực, dịch thuật) theo yêu cầu của các Đơn vị đã được Ban giám đốc phê duyệt chủ trương.

- Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý liên quan đến việc cấp mới/ sửa đổi/ bổ sung các loại giấy tờ của Công ty (giấy đăng ký kinh doanh và các hợp đồng dịch vụ: viễn thông, điện, nước...).

2. Quản lý tài sản:

- Quản lý tài sản nội bộ của Công ty (theo danh mục tài sản do Phòng HCNS quản lý) và thực hiện công tác kiểm kê tài sản định kỳ.

- Tiếp nhận, kiểm tra và thực hiện các đề nghị trang bị/ thay thế tài sản từ các phòng ban.

- Giám sát công tác an ninh, an toàn tài sản, phòng cháy chữa cháy tại Công ty.

3. Hành chính văn phòng:

- Thực hiện công tác hậu cần phục vụ các sự kiện/ hội nghị/ hội họp của Công ty, các dịp Lễ, Tết, teambuilding và các chuyến công tác của CBNV (đặt vé máy bay/ tàu xe… theo định mức).

- Cấp phát công cụ làm việc, văn phòng phẩm, ấn phẩm, đồng phục, danh thiếp, sắp xếp lịch sử dụng phòng họp… theo nhu cầu của các Đơn vị.

- Phụ trách việc trang trí văn phòng, cung cấp hoa/ quà tặng nhân các sự kiện: hội nghị, sinh nhật Ban giám đốc/ CBNV, tặng khách hàng theo yêu cầu từ Ban giám đốc/ các Đơn vị.

- Theo dõi và thực hiện các điều khoản liên quan đến hợp đồng điện, nước, viễn thông/ các dịch vụ thuê ngoài… của Công ty.

- Quản lý công tác phục vụ cơm ca cho CBNV.

- Quản lý công tác vệ sinh môi trường tại Công ty.

4. Các nhiệm vụ khác:

- Thực hiện các nhiệm vụ khác phục vụ công tác hành chính theo sự phân công của cấp quản lý.

- Thực hiện báo cáo định kỳ/ đột xuất theo yêu cầu của cấp quản lý.

- Thực hiện công tác lưu trữ toàn bộ hồ sơ thuộc lĩnh vực hành chính và tài sản của Công ty.

- Nắm rõ các quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

- Nắm rõ các quy định về sử dụng con dấu và hồ sơ pháp lý Công ty.

- Có kỹ năng sắp xếp, kiểm kê, báo cáo thành thạo.

- Hiểu các quy định pháp luật về tổ chức sự kiện (giấy phép, phòng cháy chữa cháy…).

- Kỹ năng xử lý tình huống tốt.

YÊU CẦU CHUNG

- Tốt nghiệp Đại học/ Cao đẳng về Quản trị hành chính hoặc các ngành liên quan.

- Nam/ nữ, từ 22 - 40 tuổi.

- Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương tối thiểu 01 năm.