CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH

1. Xây dựng & Chuẩn hóa hệ thống hành chính (Trọng tâm)

• Xây dựng và duy trì hệ thống biểu mẫu hành chính thống nhất toàn Tập đoàn: công văn, tờ trình, phiếu đề xuất, biên bản, hợp đồng nội bộ…
• Thiết lập quy trình hành chính số hóa: luồng phê duyệt điện tử, xử lý văn bản, lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn AI & Google Workspace.
• Xây dựng nội quy văn phòng, quy chế sử dụng tài sản, phương tiện và tài nguyên chung.
• Chuẩn hóa hệ thống văn thư điện tử — phân loại, lập chỉ mục, lưu trữ khoa học và dễ tra cứu.
• Xây dựng bộ tài liệu SOP hành chính áp dụng thống nhất cho toàn bộ 12 công ty con.

2. Vận hành hành chính hàng ngày

• Tiếp nhận, xử lý và phân phối công văn đến/đi đúng quy trình và thời hạn.
• Quản lý con dấu, hồ sơ pháp lý, giấy tờ công ty và tài sản cố định. Theo dõi, quản lý tài sản, công cụ dụng cụ văn phòng.
• Sắp xếp lịch họp, phòng họp, hậu cần và hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ (họp tổng kết, hội nghị, đào tạo).
• Quản lý hợp đồng thuê văn phòng, dịch vụ, nhà cung cấp và các chi phí hành chính.
• Hỗ trợ các bộ phận và công ty con trong mọi thủ tục hành chính liên quan.

3. Cải tiến & Báo cáo

• Tổng hợp báo cáo hành chính định kỳ trình Trưởng Ban Nhân Sự và lãnh đạo Tập đoàn.
• Phối hợp liên phòng ban xử lý nhanh các công việc hành chính phát sinh.
• Đề xuất và triển khai giải pháp AI tự động hóa quy trình hành chính: form tự động, lưu trữ thông minh, nhắc lịch…

Kinh nghiệm & Chuyên môn:

• Tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm hành chính văn phòng tại tập đoàn hoặc công ty đa chi nhánh.
• Đã từng xây dựng hoặc chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu, quy trình hành chính từ đầu.
• Hiểu rõ quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ, con dấu và quản lý tài sản.
• Thành thạo Word, Excel, Google Workspace và ít nhất một phần mềm quản lý văn bản điện tử.

Kỹ năng & Tư duy:

⭐ Làm chủ AI (bắt buộc): sử dụng AI (ChatGPT, Gemini, Claude…) để thiết kế biểu mẫu, tự động hóa quy trình và soạn thảo văn bản nhanh, chính xác.

• Tư duy hệ thống: nhìn ra sự thiếu nhất quán và chủ động đề xuất chuẩn hóa.
• Soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, rõ ràng, đúng thể thức hành chính nhà nước.
• Thiết kế biểu mẫu, quy trình dễ hiểu, dễ áp dụng cho toàn công ty. Chủ động đề xuất cải tiến

Quyền lợi

• Thu nhập: Lương 12 triệu - 18 triệu (Thoả thuận theo kinh nghiệm)
• Thưởng tháng theo quý/năm
• Hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của Nhà nước;
• Môi trường làm việc cởi mở, năng động, có lộ trình đào tạo và phát triển nghề nghiệp;
• Tham gia teambuilding, du lịch hàng năm;
• Thời gian làm việc theo: Từ thứ 2 đến thứ 6 (Cuối tuần làm việc remote)