Chuyên Viên Hành Chính

1. Công tác hành chính văn phòng:

• Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục, thẻ nhân viên và các vật tư hành chính
• Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng liên quan đến hành chính
• Quản lý & thực hiện mua sắm, làm đề nghị thanh toán các chi phí hành chính hàng tuần, hàng tháng
• Quản lý & điều động lịch trình xe ô tô công ty hàng ngày, cấp phát thẻ taxi theo qui trình.
• Quản lý, theo dõi và thực hiện thanh toán các chi phí: Điện, nước sinh hoạt, điện thoại, internet, chi phí thuê văn phòng, vệ sinh, mùi hương, cây xanh….
• In và cấp phát bảng tên cho NV
• Quản lý, theo dõi tình hình sử dụng bảo hiểm sức khoẻ mà cty mua cho nhân viên, làm việc với NCC để cập nhật báo tăng giảm hàng tháng. Tính tiền truy thu (nếu có), ký xác nhận hồ sơ khi nhân viên nghỉ việc
• Thực hiện việc mua & cấp phát sim số mới khi có y/c
• Quản lý hạn mức sử dụng sim số của toàn công ty, xác nhận vượt mức để truy thu hàng tháng & khi NV nghỉ việc
• Trực tiếp thực hiện thanh toán các chi phí hành chính nêu trên, làm đề nghị thanh toán và theo dõi tiến độ thanh toán với kế toán. Theo dõi chi phí của từng hạng mục được phân công
• Theo dõi, lưu trữ hồ sơ, chứng từ hành chính theo đúng quy định
• Các công việc phát sinh khác hàng ngày khi được phân công hoặc yêu cầu từ cấp trên

2. Công tác hậu cần

• Đặt khách sạn, xe đưa đón theo yêu cầu
• Book nhà hàng, phòng họp, teabreak
• Chuẩn bị quà tặng, đặt hoa tươi, trái cây và các vật phẩm phục vụ BLĐ & khách
• Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, đào tạo, sự kiện của cty
• Chủ động lên lịch, chuẩn bị đồ cúng và setup đồ cúng cho các ngày lễ trong năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu

3. Theo dõi dữ liệu và báo cáo

• Cập nhật tất cả các file theo dõi chi phí hành chính: Chi phí điện nước, điện thoại, sim số….., chi phí văn phòng phẩm, tình hình sử dụng xe, thẻ taxi, chi phí khách sạn, chi phí hành chính khác và các hạng mục khác theo phân công
• Tổng hợp số liệu và lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Quản lý
• Thiết lập file theo dõi phục vụ công việc, quản lý dữ liệu, sắp xếp 1 cách khoa học

4. Công việc khác

• Phối hợp với Lễ tân, Kế toán, Nhân sự và các bộ phận liên quan trong công việc
• Hỗ trợ soạn thảo văn bản hành chính, scan hồ sơ, lưu trữ khi được yêu cầu
• Thực hiện các công việc phát sinh theo yêu cầu của Quản lý

• Có từ 03 năm kinh nghiệm về các công việc Hành chính tổng hợp
• Tốt nghiệp từ Cao đẳng trở lên
• Thành thạo Excel (các hàm cơ bản phục vụ công việc), Word,  Outlook, Google .
• Cẩn thận, chính xác trong xử lý số liệu, có khả năng theo dõi nhiều đầu việc cùng lúc.
• Tư duy dịch vụ, hỗ trợ các phòng ban
• Có kỹ năng xử lý tình huống và thích nghi với công việc phát sinh
• Chủ động trong công việc, trung thực, cẩn thận, trách nhiệm
• Đáp ứng được thời gian làm việc ngoài giờ khi có phát sinh theo yêu cầu công việc
• Đã từng làm việc tại doanh nghiệp quy mô trên 500 nhân sự
• Có kinh nghiệm và làm việc với nhiều NCC dịch vụ liên quan đến hành chính
• Biết sử dụng tối ưu Google Workspace & các hàm trong excel là một lợi thế

PHÚC LỢI

• Được làm việc trong môi trường năng động, có nhiều cơ hội thăng tiến
• Được hưởng thu nhập theo năng lực, cạnh tranh thị trường
• Được xem xét tăng lương hàng năm
•  Được hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định
• Quà mừng 8/3, 20/10, 30/4 và 01/5, 2/9, Tết Dương lịch (trị giá hiện kim)
• Quà mừng Quốc tế Thiếu nhi, Tết Trung thu (dành cho con CBNV)
• Quà mừng bản thân kết hôn (trị giá hiện kim)
• Quà chúc mừng sinh nhật (trị giá hiện kim)
• Chúc mừng CBNV sinh con (áp dụng cho nam & nữ) lên tới 01 tháng lương/lần sinh
• Chính sách chăm sóc sức khỏe lao động và đời sống CBCNV như: hỗ trợ tiền cơm trưa, khám sức khỏe định kỳ...
• Chính sách ốm đau nằm viện, hiếu hỷ áp dụng theo quy định của Luật và được nhận thêm hiện kim từ Công ty
• Được hưởng nguyên lương vào các ngày nghỉ quốc gia
• Được du lịch trong và ngoài nước (tùy theo tình hình kinh doanh)
• Được hưởng chế độ ưu đãi từ các dịch vụ của Tập đoàn ECO như: tiêm chủng vacxin, khám chữa bệnh tại bệnh viện 5 sao chất lượng cao, mua hàng ECOgreen…
• Gói bảo hiểm sức khỏe toàn diện