Chuyên viên Lưu trữ Văn thư

Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động văn thư – lưu trữ của Công ty, bao gồm kiểm soát văn bản đi/đến, quản lý hồ sơ tài liệu (bản cứng & bản mềm), đồng thời xây dựng và chuẩn hóa quy trình nhằm đảm bảo tính tuân thủ, truy xuất nhanh chóng và hiệu quả vận hành.  

Đảm bảo hệ thống tài liệu được quản lý khoa học, tuân thủ quy định pháp luật và nội bộ, đồng thời xây dựng – chuẩn hóa các quy trình nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và khả năng truy xuất dữ liệu.

1. Công tác Văn thư:

• Tiếp nhận, phân loại và phân phối công văn, tài liệu đến các phòng ban/công ty thành viên
• Kiểm soát việc ban hành văn bản: đánh số, kiểm tra thể thức, đảm bảo tính hợp lệ trước khi phát hành
• Quản lý và lưu trữ bản chính của các văn bản đã ban hành
• Theo dõi và hỗ trợ quy trình trình ký (hardcopy & e-sign)
• Đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của tài liệu trong quá trình luân chuyển.

2. Công tác Lưu trữ:

• Phân loại, lập danh mục và tổ chức lưu trữ hồ sơ theo từng nhóm (pháp lý, hợp đồng, nhân sự, tài chính, vận hành…)
• Quản lý hệ thống lưu trữ vật lý và điện tử (DMS/SharePoint/Drive…)
• Thiết lập và kiểm soát quy trình mượn/trả hồ sơ, đảm bảo truy xuất nhanh chóng
• Theo dõi thời hạn lưu trữ, đề xuất tiêu hủy hồ sơ theo đúng quy định
• Đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và dễ truy vết của dữ liệu.

3. Quản lý con dấu & kiểm soát đóng dấu:

• Xây dựng, ban hành và cập nhật quy trình/quy định sử dụng con dấu áp dụng cho Galaxy Holdings và toàn bộ công ty thành viên
• Trực tiếp quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng quy định pháp luật và nội bộ
• Thực hiện đóng dấu trên các văn bản, hợp đồng, tài liệu theo phân quyền/phê duyệt
• Kiểm soát việc sử dụng con dấu: ghi nhận sổ theo dõi, đảm bảo đúng thẩm quyền, mục đích và hạn chế rủi ro pháp lý
• Phối hợp với Pháp chế/IC trong việc rà soát tính hợp lệ của hồ sơ trước khi đóng dấu (khi cần).

4. Xây dựng & chuẩn hóa hệ thống:

• Xây dựng, cập nhật và triển khai các quy trình, quy định liên quan đến văn thư – lưu trữ và quản lý tài liệu.
• Chuẩn hóa biểu mẫu, quy tắc đặt tên file, version control.
• Đề xuất và triển khai các giải pháp số hóa, cải tiến hệ thống lưu trữ (DMS, SharePoint, e-sign, workflow…).
• Đóng vai trò đầu mối hướng dẫn các phòng ban/công ty thành viên tuân thủ quy trình.

5. Kiểm soát & tuân thủ:

• Đảm bảo việc lưu trữ và quản lý tài liệu tuân thủ quy định nội bộ và pháp luật
• Phối hợp với các bộ phận (Pháp chế, Kiểm soát nội bộ, Kiểm toán…) trong các đợt kiểm tra/audit
• Báo cáo định kỳ về tình trạng quản lý tài liệu, hồ sơ.

6. Các công việc khác

• Thực hiện các báo cáo định kỳ và các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban lãnh đạo.

Tốt nghiệp Đại học các ngành:

• Văn thư – Lưu trữ
• Hành chính, Quản trị văn phòng
• Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm:

• Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực văn thư – lưu trữ hoặc quản lý tài liệu.
• Ưu tiên ứng viên đã từng:
  • Xây dựng hệ thống lưu trữ/ quy trình từ đầu.
  • Làm việc trong môi trường có quy mô vừa – lớn hoặc có yêu cầu kiểm soát cao.

Kỹ năng:

• Am hiểu nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và quy định pháp luật liên quan (đặc biệt về quản lý con dấu, hồ sơ pháp lý)
• Kỹ năng xây dựng quy trình, chuẩn hóa hệ thống
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp và quản lý dữ liệu khoa học
• Cẩn thận, chi tiết, độ tin cậy và trách nhiệm cao
• Sử dụng tốt các công cụ văn phòng và hệ thống quản lý tài liệu….