Chuyên viên Quản lý chất lượng/ Quality Management Executive

1️⃣ Scope 1: Quản lý tài liệu/ Document Management (JCI & Internal Policies)

Mục tiêu:
Đảm bảo toàn bộ hệ thống tài liệu của bệnh viện được kiểm soát, cập nhật và tuân thủ tiêu chuẩn JCI, MOH/DOH và quy định nội bộ.

Key Responsibilities:

• Quản lý và giám sát hệ thống tài liệu chính thức (Policies, SOPs, Guidelines, Work Instructions, Programs…).
• Kiểm soát mã số, phiên bản, lưu trữ, truy xuất và hủy tài liệu hết hiệu lực (bản mềm & bản cứng).
• Đảm bảo tài liệu được soạn thảo, rà soát, xác thực, phê duyệt và phân phối đúng quy trình JCI & MOH/DOH.
• Phối hợp với các JCI Chapter Leaders trong việc theo dõi yếu tố đo lường, giám sát hiệu suất hoạt động, phổ biến JCI dashboards 
• Thông báo và cập nhật các yêu cầu mới từ JCI & MOH đến các khoa/phòng.
• Đảm bảo nội dung tiếng Anh của tài liệu được kiểm duyệt, chính xác và thân thiện người dùng.
• Điều phối đào tạo/diễn tập khi ban hành tài liệu mới hoặc cập nhật.
• Tham gia hệ thống công nhận JCI, đảm bảo đầy đủ checklist tài liệu bắt buộc.
• Duy trì tuân thủ chính sách lưu giữ và sao lưu tài liệu.
• Hỗ trợ các yêu cầu hành chính liên quan đến tiêu chuẩn chất lượng và kiểm soát tài liệu.

2️⃣ Scope 2: Quản lý rủi ro/ Risk Management & Quality Monitoring

Mục tiêu:
Hỗ trợ triển khai hệ thống báo cáo sự cố; tiếp nhận, tổng hợp và theo dõi quá trình điều tra, phân tích nguyên nhân gốc rễ và hành động khắc phục theo phân công.

Key Responsibilities:

• Tiếp nhận và điều tra báo cáo sự cố trong toàn bệnh viện.
• Thực hiện đánh giá hệ thống, theo dấu người bệnh để phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA), xác định gap, đề xuất hành động khắc phục & phòng ngừa
• Tổ chức các hoạt động đánh giá rủi ro chủ động & phản ứng.
• Đảm bảo toàn bộ incident được điều tra, theo dõi kết quả và phòng ngừa tái phát.
• Phối hợp với Risk Management, Infection Control, Compliance trong phân tích gap và corrective actions.
• Giám sát hệ thống chỉ số chất lượng và các dự án cải tiến hiệu suất (PI projects).
• Thu thập, tổng hợp, xác nhận dữ liệu chỉ số hàng tháng (bao gồm risk indicators).

Học vấn:

• Tốt nghiệp Cử nhân (4 năm) chuyên ngành Y tế hoặc lĩnh vực liên quan.
• Ưu tiên có chứng nhận về Document Management & Control.

Kinh nghiệm:

• Tối thiểu 4–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kiểm soát & Quản lý tài liệu tại bệnh viện hoặc môi trường tương đương.
• Có kiến thức về tiêu chuẩn JCI và MOH; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm triển khai JCI.

Kỹ năng và năng lực:

• Hiểu biết về quản lý chất lượng, hệ thống quản lý tài liệu và xây dựng chính sách.
• Thành thạo MS Office; có khả năng thu thập, phân tích dữ liệu và báo cáo.
• Có kiến thức về Electronic Document Management System và quy định pháp lý liên quan.
• Kỹ năng tổ chức, chú ý chi tiết, quản lý thời gian và đáp ứng deadline.
• Giao tiếp tốt & có khả năng đào tạo và trình bày.
• Tiếng Anh giao tiếp.
• Có tư duy phân tích cơ bản (thống kê, lấy mẫu, phân tích lỗi là lợi thế).
• Chủ động, linh hoạt, làm việc độc lập và phối hợp nhóm hiệu quả; sẵn sàng thích ứng và học hỏi công nghệ mới.