CHUYÊN VIÊN VẬN HÀNH CHUỖI CUNG ỨNG & LOGISTICS

I. TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC

• Thực hiện và kiểm soát quy trình chuỗi cung ứng từ đơn hàng được tạo lập cho tới hàng hóa nhập kho chỉ định theo nhu cầu và mục đích kinh doanh, cùng với việc tạo và quản lí các hồ sơ trong quá trình vận hành chuỗi.
• Tạo lập và phân tích các tuyến, chiến lược vận hành tối ưu, phù hợp với chính sách, qui trình, qui định của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, kho đến của hàng hóa hoặc sàn thương mại điện tử.

II. CHI TIẾT CÔNG VIỆC

1. Quản lý đơn hàng & xử lý đơn hàng với nhà cung cấp

• Tiếp nhận và phân tích yêu cầu đặt hàng từ bộ phận Marketing hoặc nhóm Phát triển nguồn cung, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin trước khi tiến hành đặt hàng.
• Soạn thảo, rà soát và phối hợp với các phòng ban liên quan để phát hành Đơn đặt hàng (PO) đến nhà cung cấp hiện tại hoặc nhà cung cấp thay thế theo định hướng từ bộ phận Sourcing hoặc Phát triển Sản phẩm; đồng thời theo dõi sát tiến độ xác nhận, thời gian sản xuất và kế hoạch giao hàng.

2. Theo dõi tiến độ sản xuất

• Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, thanh toán và chứng từ liên quan với nhà cung cấp; thường xuyên cập nhật tình hình sản xuất và khả năng cung ứng hàng hóa.
• Chủ động xác định rủi ro trong quá trình sản xuất và phối hợp xử lý ngay khi phát sinh, đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ đúng tiến độ và cam kết giao hàng.

3. Kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất xưởng

• Lên lịch kiểm định chất lượng với đơn vị dịch vụ bên thứ ba và chuẩn bị checklist kiểm tra theo tiêu chuẩn sản phẩm được phê duyệt.
• Theo dõi kết quả kiểm định và xử lý các trường hợp không đạt; phối hợp với nhà máy để thực hiện các biện pháp khắc phục như làm lại, sửa lỗi và tái kiểm định nếu cần thiết.

4. Điều phối logistics

• Điều phối toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa và chứng từ liên quan; lập kế hoạch giao hàng, làm việc với đơn vị vận chuyển (forwarder) để tối ưu chi phí và hiệu quả logistics.
• Theo dõi sát tiến độ vận chuyển từ khâu lấy hàng, vận chuyển đến cảng, thông quan, giao hàng đến kho và nhập kho.
• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ vận chuyển và thu xếp bảo hiểm hàng hóa theo đúng quy định.

5. Vận hành trên sàn thương mại điện tử, theo dõi và báo cáo

• Phối hợp với các bộ phận liên quan để vận hành chuỗi cung ứng hiệu quả trên các nền tảng thương mại điện tử; kiểm soát các chỉ số như phí lưu kho, phí nhập kho, mức độ sử dụng kho và quản lý việc tạo nhãn lô hàng.
• Theo dõi và quản lý hàng mẫu phục vụ hoạt động bán hàng và vận hành trên sàn thương mại điện tử; đảm bảo hàng mẫu đúng chuẩn, được gửi kịp thời và phản ánh đúng định hướng thương hiệu.
• Quản lý, lưu trữ toàn bộ tài liệu chuỗi cung ứng; lập báo cáo định kỳ và phân tích dữ liệu nhằm đánh giá hiệu quả vận hành và đề xuất cải tiến khi cần thiết.
• Tổng hợp và báo cáo tiến độ sản xuất – giao hàng hằng tuần, phân tích các chỉ số vận hành (OTIF, lead time, chi phí logistics), đề xuất cải tiến và thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công để đảm bảo hiệu quả hoạt động chuỗi cung ứng.

III. YÊU CẦU NĂNG LỰC

1. Học vấn và Kinh nghiệm

• Trình độ học vấn: Đại học.
• Chuyên ngành: Ngành Kinh tế, Thương mại, Chuỗi cung ứng hoặc các ngành liên quan.
• Số năm kinh nghiệm: Tối thiểu 5 năm.
• Lĩnh vực kinh nghiệm:
  • Tìm kiếm, phát triển nhà cung cấp hoặc mua hàng dự án trong và ngoài nước.
  • Có kinh nghiệm hoặc hiểu biết về làm việc với nhà cung cấp Trung Quốc là lợi thế.
  • Có kinh nghiệm trong việc tìm kiếm, đánh giá và hợp tác với nhà cung cấp cho các sản phẩm kinh doanh trên sàn thương mại điện tử là một lợi thế.

2. Năng lực chuyên môn

• Hiểu và kiểm soát luồng chứng từ thương mại, bao gồm tạo lập, quản lý và theo dõi các chứng từ xuất nhập khẩu (Invoice, Packing List, BL/AWB, C/O…), đảm bảo tuân thủ quy định và tiến độ giao hàng.
• Am hiểu logistics và vận tải quốc tế, các tuyến vận chuyển, quy trình khai quan xuất nhập khẩu, phối hợp hiệu quả với forwarder và các bên liên quan.
• Có kiến thức và năng lực trong quản trị chuỗi cung ứng, bao gồm vận hành trên sàn thương mại điện tử, kiểm soát dòng hàng – chi phí – thời gian và tối ưu hiệu quả vận hành.

3. Kỹ năng cần thiết

• Thành thạo tiếng Anh trong môi trường làm việc chuyên nghiệp (nghe, nói, đọc, viết); khả năng sử dụng tiếng Trung là một lợi thế khi làm việc với nhà cung cấp quốc tế.
• Kỹ năng phân tích dữ liệu và tổng hợp báo cáo tốt; có khả năng diễn giải rõ ràng các chỉ số hiệu suất trong chuỗi cung ứng và vận hành Logistics, với độ chính xác và chú trọng chi tiết cao.
• Kỹ năng đàm phán linh hoạt và giải quyết vấn đề một cách logic, hiệu quả trong các tình huống phát sinh hoặc có độ phức tạp cao.
• Kỹ năng giao tiếp rõ ràng, hợp tác nhóm hiệu quả; chú trọng phối hợp cẩn thận và chủ động với các phòng ban liên quan để đảm bảo dòng thông tin xuyên suốt.

4. Thái độ làm việc

• Tư duy logic, khả năng phân tích số liệu tốt và trực quan; cẩn trọng và tỉ mỉ trong từng chi tiết để đảm bảo độ chính xác cao trong công việc.
• Chính trực, trung thực trong mọi hành vi giao tiếp và xử lý công việc; tự tin và quyết đoán khi đưa ra quyết định.
• Chủ động, có tinh thần trách nhiệm cao và tinh thần hợp tác tốt trong môi trường làm việc nhóm; tích cực đóng góp vào mục tiêu chung.
• Tác phong chuyên nghiệp, luôn lịch sự và tôn trọng đồng nghiệp, đối tác trong mọi tình huống.

IV. Chính sách & Phúc lợi:

• Lương thưởng tháng 13 + Thưởng lợi nhuận năm. 
• Đánh giá năng lực và điều chỉnh lương 6 tháng/lần.
• Thưởng chuyên cần 300.000-500.000 đồng/ tháng.  
• Thưởng thâm niên.
• Đóng bảo hiểm ngay khi ký hợp đồng lao động. 
• Trang bị laptop ngay từ ngày đầu nhận việc và miễn phí giữ xe.  
• Khám sức khoẻ định kỳ hằng năm 1.5-2 triệu/ người.  
• Nghỉ phép và các ngày nghỉ khác theo quy định.  
• Teambuilding hàng năm để nâng cao tinh thần đội nhóm trong tổ chức. 
• Tổ chức các hoạt động gắn kết nội bộ: Friday, YEP, Trung Thu, Ngày phụ nữ 20/10, 8/3, Ngày nam giới 6/4...  
• Đào tạo hội nhập và Buddy đồng hành trong suốt thời gian thử việc. 
• Phát triển năng lực cá nhân thông qua các hoạt động đào tạo về chuyên môn và kỹ năng mềm hàng tháng/ hàng năm. 

Thời gian làm việc:

• Từ 8h30 – 18h00 (nghỉ trưa 1 tiếng rưỡi), từ Thứ 2 – sáng Thứ 7. Riêng sáng Thứ 7 tuỳ theo tính chất công việc mà làm việc tại nhà hoặc tại công ty.

Môi trường làm việc:

• Luôn đề cao tinh thần hướng đến mục tiêu, chủ động và trách nhiệm trong công việc. 
• Thúc đẩy sự tử tế thông qua giao tiếp hoà nhã và và chính trực. 
• Sử dụng lời nói tử tế bằng cách lắng nghe, phản hồi tích cực và đóng góp thẳng thắng mang tính xây dựng. 
• Hành động với tinh thần sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp và biểu hiện lòng biết ơn khi nhận được sự giúp đỡ.