Customs Clearance CS Support Executive (Nhân viên thông quan)

Responsible for supporting daily customs operations, shipment monitoring, escalation handling, reporting activities, and coordination with internal/external department to ensure operational compliance, service quality, and customs clearance efficiency across VNCA gateways.

Chịu trách nhiệm hỗ trợ hoạt động hải quan hằng ngày, theo dõi shipment, xử lý escalation, báo cáo vận hành và phối hợp với các bên liên quan nhằm đảm bảo tuân thủ vận hành, chất lượng dịch vụ và hiệu quả thông quan tại các gateway của VNCA.

KEY RESPONSIBILITIES | TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1. Tax & Fee Administration

Quản lý Thuế & Phí

· Check and upload tax and fee information into SISP systems for HAN gateway accurately and timely.

· Kiểm tra và cập nhật thông tin thuế, phí vào hệ thống SISP cho gateway HAN một cách chính xác và đúng thời gian.

· Revise tax and fee data based on operational requirements from VNCA colleagues.

· Điều chỉnh thông tin thuế và phí theo yêu cầu từ đồng nghiệp VNCA.

2. Operational Reporting

Báo cáo Vận hành

· Prepare and distribute daily detention volume reports for the VNCA team to management level.

· Chuẩn bị và gửi báo cáo detention hằng ngày cho toàn bộ team VNCA đến cấp quản lý.

· Ensure reporting accuracy and on-time submission.

· Đảm bảo báo cáo chính xác và gửi đúng hạn.

3. Escalation & Service Failure Management

Quản lý Escalation & Service Failure

· Follow up escalation cases and service failure issues via IEMP system.

· Theo dõi các trường hợp escalation và lỗi dịch vụ trên hệ thống IEMP.

· Coordinate with VNCA and relevant parties to ensure timely responses and avoid higher-level escalations.

· Phối hợp với các bên liên quan trong VNCA để phản hồi kịp thời, tránh escalation lên cấp cao hơn.

4. Customer Complaint Analysis

Phân tích Khiếu nại Khách hàng

· Analyze root causes of serious customer complaint cases across VNCA operations.

· Phân tích nguyên nhân gốc rễ của các trường hợp khiếu nại nghiêm trọng trong vận hành VNCA.

· Translate, summarize, and submit complaint cases to headquarters for exclusion review.

· Dịch, tổng hợp và gửi báo cáo khiếu nại đến headquarter để xem xét loại trừ trách nhiệm.

5. Shipment Release & Handover Control

Kiểm soát Release & Bàn giao Shipment

· Monitor daily handover processes for released shipments:

· Theo dõi quy trình bàn giao shipment đã release hằng ngày:

· Ensure shipment checkpoints are correctly updated and physical packages are properly released.

· Đảm bảo checkpoint được cập nhật chính xác và kiện hàng được release thực tế đúng quy trình.

6. Customs Declaration Coordination

Điều phối Khai báo Hải quan

· Monitor emails and identify shipments requiring formal customs declaration.

· Theo dõi email và xác định các shipment cần khai báo hải quan chính thức.

· Coordinate with agents via operational communication channels to request arrival notices.

· Phối hợp với agent thông qua các kênh vận hành để yêu cầu gửi arrival notice.

7. Warehouse & Checkpoint Compliance

Kiểm soát Kho & Tuân thủ Checkpoint

· Conduct daily monitoring of warehouse checkpoints including held, landed, damaged, and abandoned shipments.

· Kiểm tra hằng ngày các checkpoint tại kho bao gồm shipment hold, landed, damaged và abandoned.

· Đảm bảo tuân thủ vận hành

8. Cross-functional Support & Projects

Hỗ trợ Liên phòng ban & Dự án

· Attend operational meetings and provide customs-related support when required.

· Tham gia các cuộc họp vận hành và hỗ trợ các vấn đề liên quan đến hải quan khi cần.

· Advise overseas regarding

· Tư vấn cho các bên overseas về 

       - Quy trình hải quan Việt Nam

       - Yêu cầu kiểm tra chuyên ngành

       - Hệ thống vận hành VNCA

       - Các lỗi phát sinh từ origin

· Participate in CAHQ projects for operational process and system improvement initiatives.

· Tham gia các dự án của CAHQ nhằm cải tiến quy trình và hệ thống vận hành

• Ưu tiên chuyên ngành: logistics, thương mại quốc tế, chuỗi cung ứng.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm forwarder / logistics (đường biển, đường hàng không, đường sắt hoặc vận tải đường bộ).

• Hiểu rõ quy trình logistics quốc tế cơ bản (đặt tàu, xe kéo, kho bãi, khai báo hải quan, vận đơn…).

• Thành thạo Excel và các phần mềm văn phòng; ưu tiên biết tiếng Trung/tiếng Anh.

• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp tốt; chịu được áp lực công việc.