Executive Assistant to Chairman

Mô tả Công việc

1. Công tác Thư ký Tổng hợp:
- Sắp xếp lịch làm việc, điều phối lịch họp, công tác của Ban
Lãnh đạo
- Thư ký cuộc họp: tổ chức cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, ghi nhận
và ban hành biên bản họp (phải được gửi sau buổi họp trong
vòng 24 tiếng), điều phối trong cuộc họp
- Soạn thảo văn bản, thông báo nội bộ, ghi chép nhật ký công
việc cấp Ban/Phòng.
- Trình ký, tiếp nhận và trả hồ sơ cho các cấp lãnh đạo và
phòng ban liên quan.

2. Tổng hợp và báo cáo:
- Tổng hợp toàn bộ biên bản họp của Ban/Phòng
- Theo dõi công việc/đôn đốc tiến độ triển khai công việc sau
họp & báo cáo trong cuộc họp kế tiếp.
- Theo dõi, đôn đốc công việc trong nhật ký công việc và báo
cáo Ban Lãnh đạo

3. Quản lý hồ sơ - lưu trữ:
- Quản lý và sắp xếp lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu của
Ban/Phòng phụ trách theo Quy định lưu trữ tài liệu
NovaGen/Quy định liên quan của Tập đoàn
- Cập nhật, theo dõi và rà soát tài liệu định kỳ

4. Điều phối thông tin trong hoạt động Đơn vị:
- Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của
Ban lãnh đạo đến các Đơn vị.
- Tiếp nhận và xử lý thông tin từ đối tác, khách hàng, chuẩn bị
khánh tiết, tặng quà khi có chỉ đạo,…

5. Thực hiện các nhiệm vụ khác nhau theo yêu cầu của cấp trên

Yêu Cầu Công Việc

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các
ngành khác có liên quan)…

- Chứng chỉ đào tạo nghiệp vụ thư ký cao cấp

- Có trên 2-3 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Thư ký,Trợ lý, Hành chính tổng hợp hoặc tương đương

- Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu qua các thiết bị văn phòng

- Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;

- Kỹ năng theo dõi và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên;

- Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian,số liệu,…

- Kỹ năng về tổng hợp báo cáo và phân tích số liệu

- Kỹ năng làm việc độc lập, tự giác, ý thức trách nhiệm để hoàn thành tốt công việc

- Khả năng làm việc dưới áp lực cao, kiến thức rộng về xã hội và thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh;

- Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt.

- Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh; thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint...).

- Kiến thức chuyên môn cần có để có thể thành thạo các nghiệp vụ liên quan đến công việc