Fulfillment Operations Executive

1. Trách nhiệm công việc:

• Thực hiện và kiểm soát quy trình chuỗi cung ứng từ đơn hàng được tạo lập cho tới hàng hóa nhập kho chỉ định theo nhu cầu và mục đích kinh doanh, cùng với việc tạo và quản lí các hồ sơ trong quá trình vận hành chuỗi.
• Tạo lập và phân tích các tuyến, chiến lược vận hành tối ưu, phù hợp với chính sách, qui trình, qui định của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, kho đến của hàng hóa hoặc sàn thương mại điện tử.

2. Mô tả công việc:

a. Quản lý & Xử lý đơn hàng / Order Management & Purchase Order Processing

• Tiếp nhận, phân tích yêu cầu đặt hàng từ bộ phận Marketing hoặc Sourcing, đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác trước khi xử lý.
• Soạn thảo, rà soát và phối hợp với các phòng ban liên quan để phát hành Đơn đặt hàng (PO) đến nhà cung cấp hiện tại hoặc thay thế theo định hướng từ Sourcing hoặc Product Development; đồng thời theo dõi xác nhận đơn hàng, tiến độ sản xuất và kế hoạch giao hàng.

b. Theo dõi tiến độ sản xuất / Production Progress Tracking

• Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, tình trạng thanh toán và chứng từ với nhà cung cấp; duy trì trao đổi thường xuyên để cập nhật năng lực sản xuất và khả năng cung ứng.
• Chủ động nhận diện rủi ro trong quá trình sản xuất và phối hợp xử lý kịp thời nhằm đảm bảo tiến độ và cam kết giao hàng.

c. Kiểm tra chất lượng hàng hóa / Quality Inspection

• Lập kế hoạch kiểm định với bên thứ ba và chuẩn bị checklist theo tiêu chuẩn sản phẩm đã được phê duyệt.
• Theo dõi kết quả kiểm định, xử lý các trường hợp không đạt và phối hợp với nhà máy để thực hiện các biện pháp khắc phục (sửa lỗi, làm lại, tái kiểm).

d. Điều phối Logistics / Logistics Coordination

• Điều phối toàn bộ quá trình vận chuyển và chứng từ liên quan; lập kế hoạch giao hàng và làm việc với forwarder để tối ưu chi phí và hiệu quả.
• Theo dõi tiến độ vận chuyển từ lấy hàng → vận chuyển → thông quan → giao kho → nhập kho.
• Chuẩn bị chứng từ vận chuyển và thu xếp bảo hiểm hàng hóa theo quy định.

e. Vận hành TMĐT & Báo cáo / E-commerce Operations, Monitoring & Reporting

• Phối hợp vận hành chuỗi cung ứng trên các nền tảng TMĐT; theo dõi các chỉ số như phí lưu kho, phí nhập kho, mức sử dụng kho và quản lý nhãn lô hàng.
• Quản lý hàng mẫu phục vụ bán hàng và vận hành; đảm bảo đúng tiêu chuẩn, đúng thời gian và phù hợp định hướng thương hiệu. Lưu trữ tài liệu chuỗi cung ứng; lập báo cáo định kỳ, phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả và đề xuất cải tiến.
• Tổng hợp báo cáo tuần về sản xuất và giao hàng; phân tích các chỉ số như OTIF, lead time, chi phí logistics; đề xuất cải tiến và thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.

1. Kiến thức và kinh nghiệm tối thiểu:

• Trình độ học vấn: Cao đẳng/Đại học
• Chuyên ngành học vấn: Các ngành Kinh tế, Thương mại, Chuỗi cung ứng hoặc các ngành liên quan.
• Số năm kinh nghiệm: Tối thiểu 5 năm.
• Loại kinh nghiệm:

           - Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong tìm kiếm, phát triển nhà cung cấp hoặc mua hàng dự án trong và ngoài nước.

          - Có kinh nghiệm hoặc hiểu biết về làm việc với nhà cung cấp Trung Quốc là một lợi thế.

          - Có kinh nghiệm trong việc tìm kiếm, đánh giá và hợp tác với nhà cung cấp cho các sản phẩm kinh doanh trên sàn thương mại điện tử là một lợi thế.

• Năng lực chuyên môn: 

  - Hiểu và kiểm soát luồng chứng từ thương mại; có khả năng tạo lập, quản lý và theo dõi các chứng từ xuất nhập khẩu (Invoice, Packing List, BL/AWB, C/O…), đảm bảo tuân thủ quy định và tiến độ giao hàng.

  - Am hiểu logistics và vận tải quốc tế; nắm rõ các tuyến vận chuyển, quy trình khai quan xuất nhập khẩu; phối hợp hiệu quả với forwarder và các bên liên quan.

  - Có kiến thức và năng lực trong quản trị chuỗi cung ứng; bao gồm vận hành trên sàn thương mại điện tử, kiểm soát dòng hàng – chi phí – thời gian và tối ưu hiệu quả vận hành.

2. Kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc:

• Thành thạo tiếng Anh trong môi trường làm việc chuyên nghiệp (nghe, nói, đọc, viết); biết tiếng Trung là một lợi thế khi làm việc với nhà cung cấp quốc tế.

• Kỹ năng phân tích dữ liệu và lập báo cáo tốt; có khả năng diễn giải rõ ràng các chỉ số hiệu suất trong chuỗi cung ứng và vận hành logistics, đảm bảo độ chính xác cao và chú trọng chi tiết.

• Kỹ năng đàm phán linh hoạt; tư duy logic và khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả trong các tình huống phát sinh hoặc phức tạp.

• Kỹ năng giao tiếp rõ ràng, làm việc nhóm hiệu quả; chủ động phối hợp chặt chẽ với các phòng ban liên quan để đảm bảo dòng thông tin xuyên suốt.

3. Thái độ làm việc: 

• Tư duy logic, khả năng phân tích dữ liệu tốt; làm việc cẩn trọng, chú ý đến chi tiết nhằm đảm bảo độ chính xác cao.
• Chính trực và trung thực trong giao tiếp và xử lý công việc; tự tin và quyết đoán trong việc ra quyết định.
• Chủ động, có tinh thần trách nhiệm cao; làm việc nhóm hiệu quả và tích cực đóng góp vào mục tiêu chung.
• Tác phong chuyên nghiệp; luôn lịch sự và tôn trọng đồng nghiệp, đối tác trong mọi tình huống.

4. Chính sách & Phúc lợi:

• Lương 13 và Thưởng lợi nhuận theo kết quả kinh doanh.
• Thưởng chuyên cần hàng tháng.
• Đánh giá năng lực và điều chỉnh lương định kỳ hàng năm.
• Bảo hiểm sức khoẻ 24/7 cho cá nhân.
• Khám sức khoẻ định kỳ hằng năm do công ty tổ chức.
• Nghỉ phép 12 ngày/ năm và phép năm thâm niên.
• Làm việc từ xa 1 ngày/ tháng.
• Ngân sách học tập và phát triển cá nhân.
• Phát triển năng lực cá nhân thông qua các hoạt động đào tạo về chuyên môn và kỹ năng mềm do công ty tổ chức.
• Teambuilding hàng năm để nâng cao tinh thần đội nhóm trong tổ chức.
• Nhiều hoạt động gắn kết nội bộ: Friday hàng tháng, YEP, Trung Thu, Ngày phụ nữ 20/10, 8/3, Ngày nam giới và các dịp lễ khác.
• Chính sách chăm sóc sức khoẻ toàn diện, bao gồm sức khoẻ thể chất và tinh thần.
• Chương trình đào tạo hội nhập và Buddy đồng hành trong suốt thời gian thử việc.

Thời gian làm việc:

• Từ 8h30 – 18h00 (nghỉ trưa 1 tiếng rưỡi), từ Thứ 2 – sáng Thứ 7. Riêng sáng Thứ 7 tuỳ theo tính chất công việc mà làm việc tại nhà hoặc tại công ty.

Môi trường làm việc: 

• Luôn đề cao tinh thần hướng đến mục tiêu, chủ động và trách nhiệm trong công việc. 
• Thúc đẩy sự tử tế thông qua giao tiếp hoà nhã và chính trực. 
• Sử dụng lời nói tử tế bằng cách lắng nghe, phản hồi tích cực và đóng góp thẳng thắn mang tính xây dựng. 
• Hành động với tinh thần sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp và biểu hiện lòng biết ơn khi nhận được sự giúp đỡ.