Giám Sát Vận Hành (Operation Supervisor)

1. Mục tiêu công việc

Giám sát Vận hành chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động logistics và vận hành hàng ngày của Công ty, đảm bảo các lô hàng xuất nhập khẩu được xử lý hiệu quả, đúng tiến độ, đúng quy định và đáp ứng yêu cầu dịch vụ khách hàng.

Giám sát Vận hành chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ chuỗi logistics từ đầu đến cuối, đảm bảo việc thực hiện các lô hàng xuất nhập khẩu được diễn ra suôn sẻ.

Vị trí này yêu cầu hiểu rõ thị trường logistics tại Việt Nam, bao gồm quy định hải quan, hoạt động tại các cảng (Cát Lái, Hải Phòng, Cái Mép) và có mối quan hệ với các hãng vận chuyển và nhà cung cấp địa phương.

Ứng viên sẽ quản lý đội vận hành, tối ưu quy trình và đảm bảo tính chính xác tài chính cho các lô hàng.

2. Trách nhiệm công việc

Quản lý vận hành

• Giám sát và quản lý toàn bộ quy trình vận hành logistics từ đầu đến cuối đối với các lô hàng xuất nhập khẩu.
• Theo dõi tiến độ xử lý hàng hóa nhằm đảm bảo giao hàng đúng thời gian cam kết với khách hàng.
• Điều phối các hoạt động liên quan đến vận tải, kho bãi, giao nhận, hải quan và các dịch vụ logistics khác.
• Chủ động xử lý các sự cố phát sinh liên quan đến shipment, chậm trễ, khiếu nại hoặc các vấn đề vận hành khác.

Quản lý đội ngũ

• Quản lý, phân công và giám sát công việc của đội ngũ vận hành.
• Đào tạo và hướng dẫn nhân viên về SOP, quy trình vận hành và tiêu chuẩn dịch vụ của Công ty.
• Theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên và đảm bảo đạt KPI của phòng ban.

Quản lý khách hàng & đối tác

• Duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, hãng tàu, hãng hàng không, transporter, warehouse và các nhà cung cấp dịch vụ logistics.
• Phối hợp với overseas agents và các đối tác quốc tế để đảm bảo việc xử lý shipment hiệu quả.
• Hỗ trợ bộ phận Sales và Customer Service trong việc xử lý các yêu cầu vận hành và chăm sóc khách hàng.

Quản lý quy trình & chi phí

• Tối ưu quy trình vận hành nhằm nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu chi phí.
• Kiểm soát chi phí phát sinh liên quan đến từng lô hàng.
• Đảm bảo tính chính xác của doanh thu, chi phí và dữ liệu tài chính liên quan đến shipment.
• Phối hợp với bộ phận Kế toán để đối soát công nợ, chi phí và thanh toán đúng thời hạn.

Tuân thủ & báo cáo

• Đảm bảo toàn bộ chứng từ vận hành chính xác và tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam cũng như quy trình nội bộ Công ty.
• Am hiểu thị trường logistics Việt Nam, bao gồm thủ tục hải quan và hoạt động tại các cảng chính như Cát Lái, Hải Phòng và Cái Mép.
• Lập báo cáo vận hành, báo cáo KPI và báo cáo hiệu quả hoạt động định kỳ cho Ban quản lý.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

The Operation Supervisor is responsible for overseeing the Company’s daily logistics and operational activities to ensure all import and export shipments are handled efficiently, smoothly, and in compliance with company procedures and local regulations.

The Operation Supervisor will manage the full end-to-end logistics process, ensuring the smooth execution of import and export shipments.

This position requires a strong understanding of the logistics market in Vietnam, including customs regulations, operations at major ports (Cat Lai, Hai Phong, Cai Mep), and maintaining relationships with carriers and local service providers.

The successful candidate will supervise the operations team, optimize operational processes, and ensure financial accuracy for all shipments.

Operations Management

• Supervise and manage the full logistics operational process for import and export shipments from beginning to end.
• Monitor shipment progress to ensure timely delivery and service commitments to customers.
• Coordinate transportation, warehousing, customs clearance, and other logistics-related activities.
• Handle operational issues, shipment delays, customer complaints, and other logistics-related problems proactively.

Team Management

• Manage, assign, and supervise the daily work of the operations team.
• Train and guide staff on SOPs, operational procedures, and company service standards.
• Monitor team performance and ensure departmental KPIs are achieved

Process & Cost Control

• Optimize operational processes to improve efficiency and reduce operational costs.
• Control shipment-related costs and ensure proper cost management.
• Ensure the accuracy of shipment-related revenue, costs, and financial data.
• Coordinate with the Accounting team for cost reconciliation, payment processing, and account verification.

Compliance & Reporting

• Ensure all operational documents are accurate and comply with Vietnamese regulations and internal company procedures.
• Maintain strong knowledge of the Vietnam logistics market, including customs procedures and operations at major ports such as Cat Lai, Hai Phong, and Cai Mep.
• Prepare operational reports, KPI reports, and performance analysis for management review.

Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Logistics, Xuất nhập khẩu, Chuỗi cung ứng, Ngoại thương hoặc các ngành liên quan.
• Có tối thiểu 5-10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics/freight forwarding.
• Ưu tiên tiếng Hoa giao tiếp tốt
• Có kinh nghiệm quản lý hoặc giám sát đội nhóm operation.
• Am hiểu quy trình xuất nhập khẩu, hải quan, vận tải quốc tế và chứng từ logistics.
• Có kiến thức thực tế về thị trường logistics tại Việt Nam và hoạt động tại các cảng chính.
• Có mối quan hệ với hãng tàu, transporter hoặc nhà cung cấp logistics là lợi thế.
• Kỹ năng giao tiếp, xử lý vấn đề và quản lý công việc tốt.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực cao và xử lý nhiều shipment cùng lúc.
• Thành thạo Microsoft Office và các phần mềm logistics liên quan.
• Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc.

KPI đánh giá chính

• Tỷ lệ xử lý shipment đúng tiến độ.
• Tỷ lệ sai sót chứng từ và phát sinh khiếu nại.
• Mức độ hài lòng của khách hàng.
• Hiệu quả kiểm soát chi phí vận hành.
• Hiệu quả quản lý đội ngũ và tuân thủ quy trình.
• Tỷ lệ hoàn thành KPI của phòng vận hành.

QUYỀN LỢI

• Mức lương: Cạnh tranh theo năng lực.
• Tham gia đầy đủ BHXH theo mức lương thực tế.
• Nghỉ phép năm và nghỉ lễ theo Luật Lao động Việt Nam.
• Thời gian làm việc: 08:30 – 17:30, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu.
• Giờ nghỉ trưa: 12:00 – 13:30.
• Chỉ làm thêm giờ khi phát sinh công việc thật sự cần thiết.
• Cơ hội đào tạo chuyên môn và phát triển nghề nghiệp.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và ổn định.

Địa điểm làm việc

Tầng 6, Tòa nhà PLS, Số 366 Nguyễn Trãi, Phường An Đông, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

• Bachelor’s degree or above in Logistics, Supply Chain, Import-Export, International Business, or related fields.
• Minimum 3–5 years of experience in logistics/freight forwarding operations.
• Experience in supervising or managing an operations team.
• Strong knowledge of import/export procedures, customs regulations, international transportation, and logistics documentation.
• Practical understanding of the Vietnam logistics market and major port operations.
• Existing relationships with shipping lines, transporters, or logistics vendors are an advantage.
• Strong communication, problem-solving, and organizational skills.
• Ability to work under pressure and manage multiple shipments simultaneously.
• Proficient in Microsoft Office and logistics-related systems/software.
• Good command of English in both written and spoken communication.

Key KPI Evaluation

• On-time shipment handling ratio.
• Documentation accuracy and complaint rate.
• Customer satisfaction level.
• Operational cost control efficiency.
• Team management and process compliance effectiveness.
• Department KPI achievement rate.

Salary & Benefits

• Competitive salary based on qualifications and experience.
• Full Social Insurance contribution based on actual salary in accordance with Vietnamese law.
• Annual leave and public holidays in compliance with the Vietnam Labor Code.
• Working hours: 08:30 AM – 05:30 PM, Monday to Friday.
• Lunch break: 12:00 PM – 01:30 PM.
• Overtime only when necessary for urgent operational requirements.
• Opportunities for professional training and career development.
• Professional, dynamic, and stable working environment

Working Location

6th Floor, PLS Building, 366 Nguyen Trai Street, An Dong Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam