HÀNH CHÍNH – THƯ KÝ

I/ Thông tin chung:

Vị trí công việc: HÀNH CHÍNH – THƯ KÝ

Thời gian làm việc: Thứ 2 – thứ 7 hàng tuần (riêng thứ 7 làm từ 8h đến 12h tùy từng giai đoạn)

Bộ phận: Hành chính – Nhân sự

II/ Mô tả công việc:

1. Thư ký giám đốc:

• Quản lý con dấu Công ty.
• Book máy bay, khách sạn, golf, taxi... theo chỉ định của giám đốc người Hàn (sử dụng tiếng Anh).
• Thực hiện soạn thảo, in, trình ký đóng dấu công văn, quyết định, thông báo theo yêu cầu giám đốc.

2. Hành chính:

- Nội bộ:

• Phân loại, trình ký, lưu trữ, scan, chuyển các bộ phận liên quan... các giấy tờ, hợp đồng, công văn quan trọng.
• Quản lý các vấn đề liên quan đến hồ sơ, văn phòng phẩm, đồng phục công nhân…

- Đối ngoại:

• Quản lý mail công ty, soạn thảo mail và quản lý việc trao đổi thông tin qua mail với NCC, CĐT và các đối tác khác.
• Soạn công văn đối với Chủ đầu tư, Nhà cung cấp.… (Yêu cầu/ gia hạn thanh toán, giải trình...)
• Quản lý và chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
• In hồ sơ thanh toán, thanh quyết toán với Chủ đầu tư, Nhà cung cấp.
• Quản lý hồ sơ dự án.

3. Trợ lý phòng ban: Trợ giúp các bộ phận khác trong công ty (kế toán, xác nhận đặt hàng vật tư đối với nhà cung cấp…)

4. Lễ tân: Tiếp đón khách. Nhận và gửi hồ sơ, bưu phẩm....

5. Nhân sự:

• Chấm công hàng tháng.
• Tuyển dụng nhân sự mới, làm thủ tục cho nhân sự mới và nhân sự nghỉ việc.

6. Thủ quỹ:

• Theo dõi và thu chi quỹ tiền mặt khi có phiếu chi của kế toán. Kiểm tra lại quỹ mỗi cuối ngày.
• Báo cáo giám đốc về tình hình quỹ mỗi tháng.

III/ Yêu cầu ứng viên:

Nam/Nữ: Tuổi từ 23

• Tốt nghiệp Đại học chính quy các chuyên ngành liên quan
• Khả năng giao tiếp Tiếng Anh tốt với 4 kỹ năng (Nghe, nói, đọc, viết).
• Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm. Không có kinh nghiệm sẽ được đào tạo.
• Làm việc nghiêm túc, có hoài bão, có khả năng làm việc độc lập cũng như theo nhóm.

VI/ Quyền lợi

• Mức lương: thỏa thuận
• Đóng BHXH theo quy định của luật Bảo hiểm;
• Khám sức khỏe định kỳ, du lịch hàng năm;
• Bảo hiểm tai nạn 24/24;
• Cơm trưa tại văn phòng (có người nấu);
• Hưởng chính sách phúc lợi theo quy định của công ty (sinh nhật, 30/4, 1/5; Quốc khánh…)
• Thưởng tháng 13, thưởng theo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty;
• Chế độ đào tạo khi có nhu cầu;