[HCM] Chuyên Viên Hành Chính - Administration Executive

Mô tả Công việc

Quản lý công cụ dụng cụ, tài sản cố định, cơ sở vật chất, tài sản và sản phẩm của công ty (30%)

• Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và cơ sở vật chất (lập kế hoạch, theo dõi, cập nhật, kiểm kê, báo cáo, ...) tại trụ sở, chi nhánh và kho.
• Định kỳ kiểm tra, bảo trì, sửa chữa, thuê hoặc mua mới các thiết bị, vật dụng và tài sản văn phòng/kho khu vực TP.HCM.
• Quản lý vật phẩm nhận diện: thẻ nhân viên, thẻ đeo, danh thiếp, in ấn văn phòng, ...

Quản lý hợp đồng thuê dịch vụ, văn phòng / chi nhánh / kho và các hạng mục liên quan (30%)

• Quản lý hợp đồng, phụ lục và dịch vụ đi kèm (bảo trì, vận chuyển, thuê xe, vệ sinh, bảo hiểm, PCCC, bảo vệ...) và thực hiện thanh toán tiền thuê mặt bằng tại trụ sở, chi nhánh và kho.
• Theo dõi thời hạn, gia hạn, ký mới hoặc thanh lý hợp đồng khi cần.
• Giám sát bảo trì, thi công sửa chữa, di dời văn phòng / kho.

Công tác phòng cháy chữa cháy (20%)

• Phụ trách công tác PCCC tại văn phòng và kho khu vực TP.HCM.
• Định kỳ kiểm tra, bảo trì, sửa chữa hoặc thay mới thiết bị, hệ thống PCCC, điện, báo cháy.
• Thực hiện báo cáo và lưu trữ hồ sơ PCCC theo quy định pháp luật.

Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu liên quan đến tài sản, văn phòng (10%)

• Làm việc với Ban Quản lý tòa nhà và các đơn vị liên quan để giải quyết các vấn đề kỹ thuật, cơ sở vật chất: đăng ký /hủy gửi xe, ra vào tòa nhà, giám sát bảo trì máy lạnh, hệ thống PCCC,…
• Theo dõi các hạng mục vận hành khác như nước uống, cây xanh, tủ thuốc văn phòng, vệ sinh môi trường,...

Các công việc hành chính khác (10%)

• Thực hiện công tác trình ký, đóng dấu, công chứng, lưu trữ hồ sơ hành chính.
• Mua, gia hạn bảo hiểm tài sản, bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm vận chuyển.
• Hỗ trợ soạn thảo hợp đồng, phụ lục, đơn đặt hàng, chứng từ thanh toán.
• Hỗ trợ đặt khách sạn, vé máy bay cho nhân viên đi công tác.
• Hỗ trợ làm visa đi công tác nước ngoài và các loại giấy phép hành chính.
• Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ, hoạt động văn hóa khi được phân công.
• Thực hiện các công việc phát sinh khác theo chỉ đạo của quản lý trực tiếp.

Yêu Cầu Công Việc

• Yêu cầu nam giới.
• Kinh nghiệm từ 3 năm ở vị trí hoặc công việc tương đương.
• Tốt nghiệp từ Cao đẳng trở lên
• Khả năng sử dụng tiếng Anh. 
• Có kiến thức về cơ điện/ xây dựng
• Làm việc độc lập, sẵn sàng tăng ca khi cần.
• Trung thực, giao tiếp tốt.
• Chịu khó học hỏi, sắp xếp và xử lý công việc kịp thời, hiệu quả.