HCM - Procurement Executive

1.      Mua hàng & quản lý nhà cung cấp

-        Tìm kiếm nhà cung cấp, thu thập báo giá, so sánh và đề xuất phương án mua hàng phù hợp với Yêu cầu mua hàng của các phòng ban.

-        So sánh giá cả, thông số kỹ thuật, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chính sách bảo hành – bảo dưỡng để lựa chọn nhà cung cấp tối ưu.

-        Đàm phán các điều kiện thương mại nhằm đạt được hiệu quả chi phí và điều khoản mua hàng tốt nhất cho Công ty.

-        Đánh giá, theo dõi và định kỳ xem xét năng lực, chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp.

-        Xác nhận nhà cung cấp và chi phí cho Yêu cầu mua hàng trong phạm vi thẩm quyền; trường hợp vượt thẩm quyền, trình Trưởng phòng Mua hàng phê duyệt và phản hồi lại cho các phòng ban liên quan.

2.      Quản lý đơn hàng & chứng từ

-        Chuẩn bị Đơn đặt hàng (PO) và các hồ sơ mua hàng theo đúng yêu cầu, trình Trưởng phòng Mua hàng phê duyệt.

-        Kiểm tra tính chính xác của thông tin, điều khoản và thông số kỹ thuật trên đơn đặt hàng và các chứng từ liên quan.

-        Theo dõi tiến độ giao hàng, xử lý các vấn đề phát sinh như giao hàng trễ, thiếu hàng, sai hàng hoặc mất hàng.

-        Phối hợp với các phòng ban và/hoặc trực tiếp kiểm tra hàng hóa khi nhận (nếu được phân công), đảm bảo phù hợp với PO và hóa đơn.

3.      Thanh toán, kho & hậu cần

-        Tính toán chi phí mua hàng, chuyển hóa đơn và chứng từ đến các bộ phận liên quan theo quy trình.

-        Thực hiện các thủ tục thanh toán chi phí mua hàng theo quy định của Kế toán và Công ty trong phạm vi công việc được giao.

-        Quản lý và lưu trữ hồ sơ mua hàng, bao gồm hợp đồng, báo giá và bảng giá.

-        Theo dõi tình trạng tồn kho, phối hợp với kế toán kho để đảm bảo mức tồn kho đáp ứng nhu cầu sử dụng, lập kế hoạch mua bổ sung khi cần.

-        Hỗ trợ phương án vận chuyển và phân phối hàng hóa đến các phòng ban/cửa hàng, tối ưu về chi phí và thời gian.

4.      Phối hợp nội bộ & báo cáo

-        Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc mua sắm vật dụng theo yêu cầu của Công ty, cho hoạt động vận hành, sự kiện và cửa hàng.

-        Giám sát và phối hợp với các nhà tài trợ cho sự kiện (nếu có).

-        Lập và trình báo cáo tổng hợp hàng tuần/định kỳ về tình trạng đơn hàng cho Trưởng phòng Mua hàng.

-        Tham gia đóng góp ý kiến trong việc xây dựng và cải tiến quy trình, chính sách mua hàng, cũng như kiểm soát chi phí.

5.      Nhiệm vụ khác: Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng Mua hàng và Ban Giám đốc.

-        Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Mua hàng / Kế toán / Chuỗi cung ứng.

-        Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong ngành Bán lẻ, môi trường chuỗi cửa hàng, nhiều chi nhánh, hoặc thị trường Đông Nam Á.

-        Yêu cầu tiếng Anh giao tiếp cơ bản, có thể đọc hiểu Yêu cầu mua hàng / Báo giá hoặc làm các phân tích song ngữ Anh/Việt.

-        Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm/hệ thống quản lý liên quan.

-        Có hiểu biết về thị trường, hàng hóa và giá cả.

-        Khả năng làm việc độc lập, chủ động, chịu được áp lực công việc.

-        Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt.

-        Trung thực, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm cao