IMPORT & EXPORT SUPERVISOR

A. Đối chiếu nguyên vật liệu & Quyết toán hải quan| Material Reconciliation & Customs Finalization

• Take primary ownership of material reconciliation and customs finalization reporting.
  Chịu trách nhiệm chính về công tác đối chiếu nguyên vật liệu và lập báo cáo quyết toán hải quan.
• Perform periodic reconciliation of opening inventory, imported materials, production consumption, exports, scrap/other valid outflows and closing inventory.
  Thực hiện đối chiếu định kỳ giữa tồn kho đầu kỳ, nguyên vật liệu nhập khẩu, lượng tiêu hao sản xuất, hàng xuất khẩu, phế liệu/các hình thức xuất kho hợp lệ khác và tồn kho cuối kỳ.
• Reconcile customs declarations against ERP inventory, warehouse transactions, purchase/import records, production consumption, BOM/material consumption norms, scrap/losses, finished goods production and export declarations.
  Đối chiếu tờ khai hải quan với dữ liệu tồn kho trên ERP, giao dịch kho, hồ sơ mua hàng/nhập khẩu, lượng tiêu hao sản xuất, BOM/định mức nguyên vật liệu, phế liệu/hao hụt, sản lượng thành phẩm và tờ khai xuất khẩu.
• Prepare and submit customs finalization reports (Báo cáo quyết toán) accurately and within statutory deadlines.
  Lập và nộp Báo cáo quyết toán hải quan chính xác, đầy đủ và đúng thời hạn theo quy định.
• Independently identify and investigate discrepancies between customs records and company accounting/ERP records.
  Chủ động xác định và điều tra các chênh lệch giữa dữ liệu hải quan và dữ liệu kế toán/ERP của Công ty.
• Analyze discrepancies between standard BOM/material norms and actual production consumption.
  Phân tích chênh lệch giữa BOM/định mức nguyên vật liệu tiêu chuẩn và lượng tiêu hao thực tế trong sản xuất.
• Identify root causes including incorrect BOM/norms, engineering changes, production scrap/loss, incorrect warehouse transactions, wrong material/product codes, unit-of-measure conversion errors, declaration errors, inventory adjustments, cut-off differences, material substitution, or unrecorded scrap.
  Xác định nguyên nhân gốc của chênh lệch, bao gồm: BOM/định mức không chính xác, thay đổi kỹ thuật, phế liệu/hao hụt trong sản xuất, giao dịch kho không chính xác, sai mã nguyên vật liệu/sản phẩm, sai quy đổi đơn vị tính, sai sót trên tờ khai, điều chỉnh tồn kho, chênh lệch thời điểm ghi nhận, thay thế nguyên vật liệu hoặc phế liệu chưa được ghi nhận.
• Coordinate with Engineering, Production, Warehouse, Planning, Procurement and Finance to correct discrepancies before customs reporting.
  Phối hợp với các bộ phận Engineering, Production, Warehouse, Planning, Procurement và Finance để xử lý và điều chỉnh chênh lệch trước khi lập báo cáo hải quan.
• Maintain clear reconciliation working files and supporting evidence for each material variance.
  Duy trì hồ sơ đối chiếu rõ ràng và đầy đủ chứng từ/tài liệu hỗ trợ cho từng khoản chênh lệch nguyên vật liệu.
• Prepare explanations and supporting documents for Customs regarding reconciliation discrepancies.
  Chuẩn bị giải trình và hồ sơ chứng từ liên quan để cung cấp cho cơ quan Hải quan đối với các chênh lệch trong quá trình đối chiếu.
• Support and directly participate in customs inspections and post-clearance audits.
  Hỗ trợ và trực tiếp tham gia các đợt kiểm tra hải quan và kiểm tra sau thông quan.
• Proactively identify customs exposure before report submission rather than waiting for issues to be identified by Customs.
  Chủ động nhận diện các rủi ro/khả năng phát sinh nghĩa vụ hoặc vấn đề về hải quan trước khi nộp báo cáo, thay vì chờ cơ quan Hải quan phát hiện.

B. Kiểm soát BOM & Định mức tiêu hao nguyên vật liệu | BOM & Material Consumption Norm Control

• Work closely with Engineering and Production to establish and maintain accurate BOM and material consumption norms (định mức nguyên vật liệu).
  Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Engineering và Production để xây dựng và duy trì BOM và định mức nguyên vật liệu chính xác.
• Register, maintain and update required material/product information in the customs system.
  Đăng ký, quản lý và cập nhật các thông tin cần thiết về nguyên vật liệu/sản phẩm trên hệ thống hải quan.
• Ensure consistency among Engineering BOM, Production BOM, ERP BOM, customs material consumption data and actual production consumption.
  Đảm bảo tính nhất quán giữa Engineering BOM, Production BOM, ERP BOM, dữ liệu định mức nguyên vật liệu trên hệ thống hải quan và lượng tiêu hao thực tế trong sản xuất.
• Review BOM changes and Engineering Change Notices that may affect customs reconciliation.
  Rà soát các thay đổi BOM và Engineering Change Notice có thể ảnh hưởng đến công tác đối chiếu/quyết toán hải quan.
• Analyze actual material consumption versus standard BOM/registered norms and investigate abnormal usage or significant variances.
  Phân tích lượng tiêu hao nguyên vật liệu thực tế so với BOM/định mức tiêu chuẩn đã đăng ký và điều tra các trường hợp sử dụng bất thường hoặc chênh lệch đáng kể.
• Ensure changes in material codes, product codes, units of measure and consumption norms are properly controlled and traceable.
  Đảm bảo các thay đổi về mã nguyên vật liệu, mã sản phẩm, đơn vị tính và định mức tiêu hao được kiểm soát và có khả năng truy xuất đầy đủ.
• Maintain historical records and supporting documents for BOM/norm changes.
  Lưu trữ lịch sử thay đổi và các tài liệu chứng minh liên quan đến việc thay đổi BOM/định mức.

C. Nhập khẩu & Khai báo hải quan | Import & Customs Declaration

• Prepare and submit customs declarations for imported raw materials, components, machinery, equipment, tools and other goods.
  Chuẩn bị và thực hiện khai báo hải quan đối với nguyên vật liệu, linh kiện, máy móc, thiết bị, công cụ và các hàng hóa nhập khẩu khác.
• Review Commercial Invoice, Packing List, AWB/Bill of Lading, Purchase Order, C/O and supporting documents.
  Kiểm tra Commercial Invoice, Packing List, AWB/Bill of Lading, Purchase Order, C/O và các chứng từ liên quan.
• Determine and apply the correct HS Code based on material composition, product specifications, technical characteristics, function/application and applicable Vietnamese customs regulations.
  Xác định và áp dụng mã HS phù hợp dựa trên thành phần nguyên vật liệu, thông số sản phẩm, đặc tính kỹ thuật, chức năng/mục đích sử dụng và các quy định hải quan Việt Nam hiện hành.
• Maintain an HS Code master list and supporting classification documents.
  Quản lý danh mục mã HS và lưu trữ các tài liệu hỗ trợ việc phân loại hàng hóa.
• Ensure correct application of import duties, VAT, preferential tariffs and C/O.
  Đảm bảo áp dụng chính xác thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế suất ưu đãi và C/O.
• Coordinate with Customs, customs brokers, forwarders and suppliers to resolve clearance issues.
  Phối hợp với cơ quan Hải quan, đại lý hải quan, đơn vị giao nhận và nhà cung cấp để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan.
• Monitor and minimize risks relating to incorrect HS classification, customs valuation and import/export policies.
  Theo dõi và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến phân loại HS không chính xác, trị giá hải quan và chính sách xuất nhập khẩu.

D. Hoạt động xuất khẩu – Chủ yếu bằng đường hàng không| Export Operations – Mainly Air Freight

• Prepare complete export documentation for finished goods, samples, returned goods and other export shipments.
  Chuẩn bị đầy đủ chứng từ xuất khẩu đối với thành phẩm, hàng mẫu, hàng trả lại và các lô hàng xuất khẩu khác.
• Manage shipments primarily by air freight and coordinate booking/shipment schedules with freight forwarders.
  Quản lý các lô hàng chủ yếu bằng đường hàng không và phối hợp lịch booking/lịch vận chuyển với các đơn vị giao nhận.
• Prepare Commercial Invoice, Packing List, Shipping Instructions, Customs Declaration, AWB information and other required export documents.
  Chuẩn bị Commercial Invoice, Packing List, Shipping Instructions, tờ khai hải quan, thông tin AWB và các chứng từ xuất khẩu cần thiết khác.
• Coordinate cargo handover, customs clearance and shipment tracking.
  Phối hợp bàn giao hàng hóa, thông quan và theo dõi tình trạng vận chuyển của lô hàng.
• Ensure documentation accuracy and consistency among customer requirements, forwarder documentation, ERP data and customs declarations.
  Đảm bảo tính chính xác và nhất quán của chứng từ giữa yêu cầu của khách hàng, chứng từ của đơn vị giao nhận, dữ liệu ERP và tờ khai hải quan.
• Respond quickly to urgent shipment requirements while maintaining compliance.
  Phản hồi và xử lý nhanh các yêu cầu xuất hàng khẩn cấp, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan.

E. Tuân thủ & Báo cáo hải quan| Customs Compliance & Reporting

• Prepare and submit all periodic, annual and ad-hoc reports required by Vietnam Customs.
  Lập và nộp đầy đủ các báo cáo định kỳ, hàng năm và đột xuất theo yêu cầu của Hải quan Việt Nam.
• Maintain complete customs documentation and records.
  Quản lý và lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ và dữ liệu hải quan.
• Monitor changes in customs regulations, HS classification, import/export policies, tax regulations and reporting requirements.
  Theo dõi các thay đổi về quy định hải quan, phân loại HS, chính sách xuất nhập khẩu, quy định thuế và yêu cầu báo cáo.
• Assess the impact of regulatory changes on DTS Vietnam.
  Đánh giá tác động của các thay đổi pháp luật/quy định đối với DTS Vietnam.
• Work directly with Customs authorities when required and prepare supporting documents/explanations for Customs inquiries.
  Trực tiếp làm việc với cơ quan Hải quan khi được yêu cầu và chuẩn bị hồ sơ/tài liệu giải trình cho các yêu cầu của Hải quan.
• Support Customs inspections and post-clearance audits.
  Hỗ trợ các đợt kiểm tra hải quan và kiểm tra sau thông quan.
• Maintain the company in a state of customs audit readiness.
  Đảm bảo Công ty luôn trong trạng thái sẵn sàng cho các đợt kiểm tra, thanh tra và kiểm tra sau thông quan.

·       University/College degree in Foreign Trade, International Business, Logistics, Supply Chain, Customs, or related discipline.

·       Minimum 3 years of hands-on Import-Export and Customs experience; manufacturing/export company experience strongly preferred.

·       Must have practical experience in material reconciliation and customs finalization reports.

·       Experience working with BOM, material consumption norms and production material movements.

·       Experience handling Customs inspections or post-clearance audits is highly preferred.

·       Experience with air-freight export operations.

·       Experience working with ERP systems and large datasets is preferred.

Other Required Skills

·       Strong understanding of HS Code classification and Vietnamese customs procedures.

·       BOM and material norm management; customs finalization reporting; ERP/material transaction understanding.

·       Advanced Excel skills: Pivot Table, XLOOKUP/VLOOKUP, SUMIFS, data reconciliation and large-data analysis.

·       Strong analytical and root-cause problem-solving skills; high attention to detail.

·       Good English communication, particularly for documentation and email.