Nhân Viên Admin Dự Án Nội Thất

* Theo dõi công việc tại dự án:

·         Đề xuất và quản lý lưu trữ các dụng cụ, công cụ, máy móc, thiết bị, đồng phục,giày, nón bảo hộ để cung cấp ra công trình/ ALCHN.

·         Lập danh sách theo dõi việc cung cấp và phân phát các dụng cụ, công cụ, máy móc, thiết bị, đồng phục,giày, nón bảo hộ xuống công trình.

·         Tiếp nhận giải quyết các đề xuất từ công trình:

+ Đề xuất các dụng cụ/ thiết bị máy móc cho văn phòng kho tại công trình

+ Đề xuất cung cấp dụng cụ , công cụ, đề xuất đồng phục, nón, giày bảo bộ

+ Đề xuất sửa chửa / thay mới các thiết bị/ máy móc hư hỏng.

+ Theo dõi đặt VPP cho Ban chỉ  huy  tại công trình.

+ Đề xuất làm kho/ di dời kho vật tư và các đề xuất khác theo yêu cầu của Ban chỉ huy tại công trình.

·         Thực hiện công tác hành chánh, văn thư cho Ban chỉ huy tại công trình như: đóng dấu, phát hành chuyển giao hồ sơ tài liệu, bản vẽ..v.v

·         Cung cấp các hồ sơ/ tài liệu cho Ban chỉ huy tại công trình khi triển khai dự án.

·         Phối hợp với Ban chỉ huy tại công trình để thực hiện các quy trình của bộ phận dự án.

·         Cập nhật theo dõi và luân chuyển đến các bộ phận liên quan về các phiếu sản phẩm không phụ hợp của bộ phận dự án.

·         Đề nghị tạm ứng theo yêu cầu của Ban chỉ huy tại công trình để chi trả các khoản chi tại công trình.

·         Trình duyệt các hồ sơ/ đề nghị thanh toán hoàn ứng cho Ban chỉ huy tại công trình.

·         Triển khai hồ sơ pháp lý, nhật ký thi công, biện pháp thi công các dự án.

·         Tiếp nhận Đề nghị thanh toán của ALCHN và trình ký.

·         Lập file / hồ sơ theo dõi các khoản tạm ứng / khoản chi tại công trình.

·         Phối hợp với thư ký công trình / kế toán công trình trong việc tập hợp hồ sơ chấm công của nhân sự tại công trình hàng tháng. 

·         Chuẩn bị và phối hợp với thư ký công trình làm các thủ tục / thẻ ra vào công trình.

* Lưu trữ hồ sơ, cập nhật tài liệu:

·         Các Hợp đồng dự án, Bảng tiến độ CDT duyệt, Bảng tiến độ sản xuất của nhà máy.

·         Theo dõi và cập nhật danh sách nhân sự tại dự án: CHT, CHP, Giám sát, thủ kho, thư ký công trình, defect, công nhật, …và các chế độ chính sách của phòng quản lý dự án.

·         Lập, lưu hồ sơ và theo dõi các Phiếu điều động công tác của nhân viên phòng quản lý dự án.

·         Phổ biến các thông báo/ Quy định của công ty hay của Bộ phận liên quan đến Ban chỉ huy tại công trình.

·         Chuyển/nhận các thông tin đến các bộ phận liên quan theo yêu cầu của Trưởng phòng QLDA : thông báo, công văn, email….

·         Lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của phòng quản lý dự án theo tiêu chuẩn ISO.

·         Soạn thảo các văn bản, quy chế, quy trình làm việc theo yêu cầu của trưởng bộ phận.

·         Sọan thảo văn bản, hợp đồng, làm thủ tục thanh toán với NCC/ Đơn vị dựng kho vật tư/ văn phòng hoặc đơn vị bảo vệ kho hàng tại công trình.

·         Soạn thảo các thông báo công văn (Việt-Anh), gửi các bộ phận liên quan/ cơ quan liên quan.

·         Thư ký và ghi biên bản các cuộc họp trong nội bộ và bên ngoài tại công trình.

·         Báo cáo cho Ban Giám đốc theo định kỳ hàng tuần, tháng về công việc

·         Phối hợp với các bộ phận khác để lập báo cáo hàng tuần.

·         Thực hiện những công việc khác theo phân công của cấp trên.

• Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành kinh tế, xây dựng
• Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm vị trí admin, hành chính, nhân sự,...công việc khác liên quan
• Tin học văn phòng khá: Excel, Word
• Có khả năng quản lý giấy tờ, tài sản