Nhân viên Back Office (BO) – Báo giá

- 1) MỤC TIÊU CÔNG VIỆC**
- Đảm bảo **báo giá chính xác – đúng hạn**, đúng quy trình và điều kiện thương mại.
- Phối hợp nội bộ để **chốt cấu hình/tiêu chuẩn/phụ kiện** theo yêu cầu báo giá.
- Có lộ trình phát triển sang **hỗ trợ báo giá Xuất khẩu** (email tiếng Anh, điều kiện giao hàng, tiến độ tàu/chứng từ cơ bản).
- 2) MÔ TẢ CÔNG VIỆC (CHI TIẾT)**
- A. Tiếp nhận & kiểm soát đầu vào báo giá**
- Nhận yêu cầu báo giá từ Admin/Sales/NPP qua email/nhóm/CRM.
- Rà soát thông tin đầu vào theo checklist: khách hàng, sản phẩm, kích thước, vật liệu/độ dày, tiêu chuẩn, phụ kiện, số lượng, thời hạn cần hàng, điều kiện giao/nhận hàng, điều khoản thanh toán.
- Chủ động yêu cầu bổ sung thông tin còn thiếu để tránh sai sót.
- B. Chốt cấu hình – tiêu chuẩn – phụ kiện (phối hợp kỹ thuật)**
- Phối hợp BO/Sales kỹ thuật/R&D để chốt cấu hình phù hợp YCBG.
- Xác nhận các điểm kỹ thuật dễ sai: vật liệu, hoàn thiện bề mặt, phụ kiện kèm, yêu cầu bản vẽ/approval, yêu cầu đóng gói/tem nhãn (nếu có).
- C. Lập báo giá & kiểm tra điều kiện thương mại**
- Lập báo giá theo mẫu chuẩn: đơn giá, tổng giá, VAT, vận chuyển, tiến độ, hiệu lực báo giá.
- Kiểm tra điều kiện thương mại: MOQ (nếu có), thời gian giao, điều khoản thanh toán, ngoại lệ/bảo hành.
- Quản lý phiên bản báo giá (version), lưu trữ đúng cấu trúc.
- D. Theo dõi đơn hàng & phối hợp giao hàng**
- Chuyển thông tin chốt sang đơn hàng: mã hàng, quy cách, số lượng, yêu cầu kỹ thuật, thời hạn giao.
- Theo dõi tiến độ sản xuất – đóng gói – giao hàng; cập nhật kịp thời cho NPP/Sales.
- Quản lý thay đổi (change request) và cập nhật lại báo giá/đơn hàng khi cần.
- E. Tiếp nhận & xử lý phản hồi sau bán hàng**
- Tiếp nhận phản hồi, phân loại nguyên nhân: kỹ thuật/thiếu hàng/hư hỏng/sai cấu hình/chứng từ.
- Phối hợp các bộ phận để xử lý và đóng vòng phản hồi (khắc phục/đổi/bổ sung…).
- F. Hỗ trợ báo giá Xuất khẩu (định hướng phát triển- Chưa có kinh nghiệm được đào tạo)**
- Soạn và gửi email/quotation tiếng Anh theo template.
- Hiểu và áp dụng điều kiện giao hàng cơ bản (ưu tiên EXW/FOB).
- Hỗ trợ cung cấp thông tin cho agent/forwarder: đóng gói,trọng lượng, thể tích hàng, tiến độ ETD/ETA (khi được hướng dẫn).
- Theo dõi tạm ứng/thanh toán và nhắc lịch thanh toán dự kiến để đảm bảo tiến độ giao hàng.

- 3) YÊU CẦU ỨNG VIÊN**
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học (ưu tiên: Kinh tế/Quản trị/Kỹ thuật cơ khí – điện lạnh/Chuỗi cung ứng…).
- Kinh nghiệm BO báo giá/CSKH/điều phối đơn hàng là lợi thế (có thể đào tạo ứng viên mới nếu phù hợp).
- Tố chất bắt buộc: **cẩn thận, logic, kiểm soát số liệu tốt, đúng deadline**, phối hợp nội bộ tốt.
- Thành thạo Excel/Google Sheets; ưu tiên biết quản lý dữ liệu, biểu mẫu, kiểm soát phiên bản file.
- **Tiếng Anh:** đọc–viết email cơ bản là lợi thế; có tinh thần học để hỗ trợ xuất khẩu.
**CÁC QUYỀN LỢI**
* Lương: Thỏa thuận theo năng lực; thưởng theo hiệu suất/KPI
* Được đào tạo quy trình báo giá, tiêu chuẩn sản phẩm, phối hợp kỹ thuật; có lộ trình sang hỗ trợ xuất khẩu.
* Chế độ BHXH/BHYT/BHTN và phúc lợi theo quy định công ty.
* Môi trường làm việc theo quy trình rõ ràng, phối hợp nội bộ chặt chẽ.