Nhân viên chứng từ nhập khẩu

Chức năng/Function

- Nhận và theo dõi sát lô hàng từ khi yêu cầu tới khi giao hàng về VFR kịp thời. /Receive and closely follow up the import inquiries from start to delivery to VFR on time.

- Khai khai hải quan đúng, hoàn tất thủ tục nhập khẩu trong thời gian nhanh nhất./Proceed the customs declaration exactly and complete the import procedure within the shortest time.

- Kiểm soát tốt chi phí nhập khẩu, chi phí Det/Dem, lưu kho, lưu mooc, giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh./Well control the import cost, Det/Dem charge, storage fee, re-mooc keeping fee and minimize incurred cost.

- Các nhiệm vụ đột xuất do trưởng nhóm hoặc trưởng bộ phận trực tiếp giao./Other ad-hoc tasks assigned by direct Leader or HOD.

Trách nhiệm và nhiệm vụ/ Duties and Responsibilities

- Nhận các yêu cầu, thu thập chứng từ, thông tin của các lô hàng nhập từ các bộ phận liên quan (PUR/PLN/CS/HOS…)./Receive the import requests and collect the documents and information from related departments (PUR./PLN/CS/HOS…).

- Kiểm tra giá cước chuyển phát nhanh và tạo AWB yêu cầu lấy hàng trên hệ thống chuyển phát nhanh cho các bộ phận nếu có nhu cầu./Check the express cost and create AWB, remote pick-up in the express system for departments if need.

- Mua bảo hiểm (nếu cần), kiểm tra chứng từ hàng nhập đúng, nhất quán với nhau (BOL, invoice, packing list, Phytosanitary Certification, CO, ect…)./Buy insurance (if any), check the import docs correctly, consistency (BOL, invoice, packing list, Phytosanitary Certification, CO, ect…).

- Trao đổi và theo dõi email và theo dõi ngày tàu đến để thúc đẩy đại lý/ hãng tàu gửi thông báo hàng đến và EDO./Communicate/ follow up emails and keep track of ETA to push the forwarders/ carriers to send the arrival notice và EDO.

- Đăng ký kiểm dịch thực vật trên cổng một cửa quốc gia thông qua phần mềm PQS./Register plant quarantine on Vietnam National Single Window thru PQS.

- Làm thủ tục hải quan để nhập khẩu nguyên vật liệu/ máy móc/ thiết bị chính xác và kịp thời./Proceed the Customs procedures to import raw materials /machinery/ equipment correctly and on time.

- Kiểm soát tốt chế độ Det/Dem của hãng tàu để tránh các chi phí phát sinh/Well control the carrier’s Det/Dem/storage policy to avoid the issued fees.

- Sắp xếp phương tiện vận chuyển giao hàng về VFR kịp thời./Arrange the transportation to deliver the shipment to VFR on time.

- Gửi email thông báo kế hoạch giao hàng về nhà máy và chứng từ nhập khẩu cho các bộ phận liên quan (WH, PLN/PUR/CS/HOS…)/Send the notice email about the delivery plan and the import docs to the related teams (WH, PLN/PUR/CS/HOS).

- Cập nhật tình trạng các lô hàng nhập khẩu vào bảng theo dõi hàng ngày./Daily update the status of imported shipments to the imported list.

- Làm thanh toán và theo dõi các chi phí liên quan đến việc giao hàng nhập khẩu/Make and follow up the payment request for all import fees.

- Tư vấn/ phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết các vấn đề phát sinh của hàng nhập khẩu nếu có./Instruct/ cooperating with other departments to solve all arising matter of import shipment if any.

- Làm báo cáo theo yêu cầu của trưởng bộ phận./Making reports at request of HOD.

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của trưởng bộ phận./Perform other related duties as required under HOD.

1   Yêu cầu chung/General requirements

-          Tốt nghiệp đại học/ cao đẳng/ Graduate from university/ college.

2   Trình độ học vấn và các khóa đào tạo/Education and Training

-          Chuyên ngành ngoại thương/ nghiệp vụ xuất nhập khẩu/ Specialize in foreign trade/ import-export activities

3   Kinh nghiệm và năng lực chuyên môn/Experience and Qualification

-          Ít nhất 2-3 năm kinh nghiệm làm chứng từ và phụ trách hàng nhập khẩu/ at least experience 2-3 years in preparing documents and handling import shipments.

4   Kỹ năng và các khả năng khác/Skills and other abilities.

-          Am hiểu Incoterm/ Well understand Incoterm

-          Ngoại ngữ: nghe, nói, đọc, viết tiếng anh tốt/ Foreign language: well listen, speak, read & write in English.

-          Quen thuộc với hệ thống ERP/ Familiar with ERP system.

-          Biết sử dụng E-cus/ Well use Ecus5 software.

-          Vi tính văn phòng tốt/ good MS office skills