Nhân viên hành chính nhân sự Tổng hợp

1. Hồ sơ lao động — Bảo hiểm xã hội (trọng tâm)

• Quản lý hồ sơ lao động, hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng của toàn bộ nhân sự công ty

• Thực hiện thủ tục BHXH, BHYT, BHTN: báo tăng — giảm, điều chỉnh mức đóng, giải quyết chế độ ốm đau — thai sản; làm việc trực tiếp với cơ quan BHXH

• Chấm công và tổng hợp dữ liệu đầu vào cho bảng lương hàng tháng: ngày công, tăng ca, phụ cấp, biến động nhân sự; chuyển phòng kế toán tính lương và đối chiếu lại bảng lương trước khi chi

• Xây dựng và duy trì nội quy lao động, thang bảng lương; thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan quản lý lao động

• Theo dõi ngày phép, thời hạn hợp đồng, thời điểm đánh giá và điều chỉnh lương

• Giải đáp cho người lao động các vấn đề về hợp đồng, bảo hiểm và chế độ

2. Tuyển dụng

• Lập kế hoạch tuyển dụng theo nhu cầu của các bộ phận

• Viết tin tuyển dụng, đăng tin và quản lý các kênh tuyển dụng (TopCV, VietnamWorks, LinkedIn, mạng lưới giới thiệu)

• Sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ, sắp xếp lịch phỏng vấn và theo dõi ứng viên đến khi nhận việc

• Tổ chức chương trình hội nhập cho nhân sự mới

3. Hành chính — Văn phòng

• Quản lý văn phòng: tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm và các hợp đồng dịch vụ (thuê văn phòng, vệ sinh, bảo vệ, viễn thông)
• Soạn thảo, ban hành và lưu trữ văn bản nội bộ: quyết định, thông báo, công văn
• Quản lý con dấu và hồ sơ pháp lý doanh nghiệp; theo dõi thời hạn hiệu lực của các giấy phép
• Hỗ trợ lễ tân, đặt vé và khách sạn, tổ chức sự kiện nội bộ và tiếp đối tác nước ngoài

4. Quản trị lưu trữ hồ sơ

• Xây dựng và duy trì chuẩn đặt tên tài liệu và cấu trúc lưu trữ dùng chung cho các bộ phận
• Theo dõi thời hạn lưu trữ theo quy định (chứng từ kế toán 10 năm, hồ sơ hải quan 5 năm) để không hủy sớm và cũng không tồn đọng
• Kiểm tra định kỳ hàng quý tính đầy đủ của các bộ hồ sơ do các bộ phận giữ; đôn đốc bổ sung phần còn thiếu
• Quản lý và bảo quản bản gốc: giấy phép, chứng thư, hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và hồ sơ công bố sản phẩm
• Tiếp nhận, kiểm tra và luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận và phòng kế toán

Bắt buộc

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị nhân lực, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc tương đương

• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính — nhân sự tổng hợp, tự làm được hồ sơ lao động và toàn bộ thủ tục BHXH

• Nắm vững Bộ luật Lao động 2019, Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn hiện hành

• Đã trực tiếp làm việc với cơ quan BHXH và cơ quan quản lý lao động

• Thành thạo Excel (pivot, hàm tra cứu) và Word

• Cẩn thận, chịu được khối lượng công việc đa dạng và tự sắp xếp được thứ tự ưu tiên

Ưu tiên

• Có kinh nghiệm tổ chức hệ thống lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp

• Có kinh nghiệm tại doanh nghiệp thương mại hoặc phân phối

• Có kinh nghiệm tuyển dụng vị trí kinh doanh hoặc kỹ thuật

• Tiếng Anh giao tiếp cơ bản để hỗ trợ tiếp đối tác nước ngoài

QUYỀN LỢI

• Lương từ 12.000.000 đến 16.000.000 VNĐ/tháng, thỏa thuận theo năng lực thực tế

• Lương tháng 13, thưởng cuối năm theo kết quả kinh doanh và thưởng các dịp lễ, Tết

• Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định

• 12 ngày phép năm và nghỉ lễ theo Bộ luật Lao động

• Được hướng dẫn nghiệp vụ tính lương và thuế TNCN nếu chưa có kinh nghiệm

• Được chủ động xây dựng lại hệ thống quy trình hành chính — nhân sự và hệ thống lưu trữ hồ sơ của công ty

• Làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc, thấy rõ tác động của công việc mình làm