Nhân Viên Hành Chính – Văn Thư

1. Thông tin chung

• Bộ phận: Hành chính – Nhân sự
• Báo cáo cho: Trưởng phòng HCNS
• Địa điểm làm việc: Công ty cổ phần nhiệt điện An Khánh – Bắc Giang, thông Dăm, xã Cẩm Lý, tỉnh Bắc Ninh
• Thời gian làm việc: Theo quy định Công ty

2. Mục tiêu công việc

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, quản lý công văn đi – đến và hỗ trợ các hoạt động hành chính nhằm đảm bảo thông tin, tài liệu được xử lý kịp thời, chính xác và bảo mật.

3. Nhiệm vụ chính

3.1. Công tác văn thư – lưu trữ

• Tiếp nhận, phân loại, đăng ký và chuyển giao công văn đến
• Soạn thảo, kiểm tra thể thức và ban hành công văn đi
• Theo dõi, cập nhật sổ công văn, hồ sơ tài liệu
• Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định (bản cứng và bản mềm)
• Đảm bảo bảo mật thông tin, tài liệu của Công ty

3.2. Quản lý con dấu

• Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định
• Đóng dấu văn bản khi có phê duyệt hợp lệ
• Theo dõi, ghi chép sổ sử dụng con dấu

3.3. Công tác hành chính

• Quản lý văn phòng phẩm, cấp phát theo nhu cầu
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, sự kiện nội bộ
• Thực hiện công tác hậu cần: đặt phòng họp, nước uống, thiết bị…
• Quản lý tài sản hành chính (nếu được phân công)

3.4. Hỗ trợ khác

• Hỗ trợ các công việc hành chính khác theo yêu cầu của Trưởng phòng
• Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo luồng thông tin thông suốt

1. Trình độ – Kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Văn thư – Lưu trữ hoặc liên quan
• Có từ 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (ưu tiên), chưa có kinh nghiệm được đào tạo

2. Kiến thức – Kỹ năng

• Nắm vững thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel)
• Kỹ năng sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp công việc tốt

3. Phẩm chất

• Cẩn thận, trung thực, trách nhiệm cao
• Bảo mật thông tin tốt
• Chủ động, nhanh nhẹn trong công việc

Quyền lợi

• Mức lương: thỏa thuận
• Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định
• Thưởng lễ, tết, chế độ phúc lợi theo chính sách Công ty
• Môi trường làm việc ổn định, chuyên nghiệp

Chỉ số đánh giá (KPI) gợi ý

• Tỷ lệ xử lý công văn đúng hạn
• Độ chính xác của văn bản ban hành
• Mức độ hài lòng của các phòng ban
• Công tác lưu trữ khoa học, dễ tra cứu