Nhân viên Hành chính Văn Thư

1. Công tác Văn thư, Lưu trữ & Pháp lý hành chính

• Quản lý con dấu và đóng dấu: Bảo quản, quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định pháp luật và quy chế nội bộ. Thực hiện đóng dấu vào các văn bản, hợp đồng, tờ trình đã được phê duyệt.

• Công chứng giấy tờ: Thực hiện thủ tục công chứng, chứng thực các hồ sơ, giấy tờ, tài chiếu của công ty tại các cơ quan chức năng khi có phát sinh.

• Quản lý văn thư: Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao và lưu trữ công văn đi/đến, bưu phẩm, thư từ một cách khoa học, bảo mật.

2. Quản lý Phòng họp & Tiếp khách

• Quản lý và sắp xếp phòng họp: Tiếp nhận lịch đăng ký sử dụng phòng họp từ các phòng ban. Chuẩn bị, sắp xếp không gian phòng họp (bàn ghế, nước uống, thiết bị máy chiếu, âm thanh, công cụ hỗ trợ...) trước các cuộc họp.

• Đón tiếp khách hàng (Lễ tân): Chào đón khách hàng, đối tác đến làm việc tại văn phòng với thái độ niềm nở, chuyên nghiệp. Hướng dẫn khách đến đúng phòng ban/người cần gặp.

3. Công tác Hành chính văn phòng khác

• Quản lý dịch vụ viễn thông: Tiếp nhận yêu cầu, thực hiện thủ tục đăng ký, cấp phát và quản lý SIM điện thoại, gói cước cho nhân sự/phòng ban theo chế độ của công ty.

• Hỗ trợ hậu cần: Phối hợp mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm cho văn phòng (trà, cà phê, nước uống...).

• Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận.

• Trình độ: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Hành chính văn thư, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Luật hoặc các ngành kinh tế liên quan.

• Kinh nghiệm: Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng - 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (chấp nhận đào tạo ứng viên mới tốt nghiệp có tố chất tốt).

• Kỹ năng:

  • Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm cao trong công việc (đặc biệt là việc quản lý con dấu và giấy tờ).

  • Kỹ năng giao tiếp tốt, tác phong nhanh nhẹn, chuyên nghiệp, diện mạo chỉn chu.

  • Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).

  • Kỹ năng sắp xếp, tổ chức công việc và quản lý thời gian tốt.

  • Thời gian làm việc: 08h30 - 17h30, từ thứ 2 đến sáng thứ 7