NHÂN VIÊN MUA HÀNG & HÀNH CHÍNH

1.      MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC:

 - Phụ trách 1 số hoạt động mua hàng của Công ty, từ tiếp nhận yêu cầu, tìm kiếm, liên hệ lấy báo giá, thương lượng giá và điều kiện thương mại đến theo dõi đơn hàng, hợp đồng, chứng từ và thanh toán.

 - Đồng thời hỗ trợ một số công việc hành chính và quản lý văn phòng phẩm.

 2. TRÁCH NHIỆM CHÍNH

A. MUA HÀNG

 - Tiếp nhận và xử lý yêu cầu mua hàng từ các phòng ban/bộ phận.

-  Tìm kiếm, liên hệ và đánh giá nhà cung cấp phù hợp.

-  Thu thập, so sánh và phân tích báo giá từ các nhà cung cấp.

- Thương lượng giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, chất lượng và các điều khoản thương mại với nhà cung cấp.

- Lập và theo dõi các hồ sơ mua hàng: yêu cầu mua hàng, báo giá, bảng so sánh giá, PO và các chứng từ liên quan.

- Soạn thảo, kiểm tra và theo dõi hợp đồng mua bán với nhà cung cấp.

- Theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo hàng hóa/dịch vụ được cung cấp đúng thời gian và đúng yêu cầu.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan và nhà cung cấp để xử lý các vấn đề phát sinh về hàng hóa, giao hàng, chứng từ, hóa đơn…

- Kiểm tra và hoàn thiện chứng từ phục vụ thanh toán cho nhà cung cấp.

- Theo dõi công nợ và tiến độ thanh toán, phối hợp với Kế toán để đảm bảo thanh toán đúng hạn.

 - Cập nhật và quản lý thông tin nhà cung cấp, bảng giá và lịch sử mua hàng.

- Thực hiện các công việc khác liên quan đến mua hàng theo phân công.

B. HÀNH CHÍNH

 - Thực hiện mua sắm, quản lý và cấp phát văn phòng phẩm (VPP) cho các phòng ban.

- Theo dõi tồn kho VPP, lập kế hoạch mua bổ sung và kiểm soát mức sử dụng.

 - Quản lý danh sách, định mức và tình hình cấp phát VPP.

- Thực hiện mua sắm các vật tư, trang thiết bị và nhu yếu phẩm phục vụ hoạt động văn phòng khi có yêu cầu.

- Quản lý nước uống, pantry và các vật dụng hành chính khác.

- Lưu trữ và quản lý hồ sơ, chứng từ liên quan đến hoạt động mua sắm và hành chính.

 - Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, sự kiện nội bộ và các công việc hành chính chung của Công ty.

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.

3. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học, ưu tiên các chuyên ngành Mua hàng, Logistics, Chuỗi cung ứng, Kinh tế, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.

-  Có từ 1–2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng/thu mua.

 - Có kỹ năng tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp.

- Có khả năng thương lượng giá và các điều khoản thương mại.

- Có kinh nghiệm xử lý PO, hợp đồng, chứng từ mua hàng và thanh toán.

- Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel.

- Có khả năng làm việc độc lập, phối hợp tốt với các phòng ban và nhà cung cấp.

- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường sản xuất.

4. KỸ NĂNG

- Kỹ năng mua hàng và quản lý nhà cung cấp.

- Kỹ năng thương lượng và đàm phán.

- Kỹ năng kiểm soát chi phí.

- Kỹ năng quản lý hợp đồng và chứng từ.

- Kỹ năng theo dõi đơn hàng và thanh toán.

- Kỹ năng Excel và quản lý dữ liệu.

- Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý vấn đề.