Nhân viên mua hàng (Procument Staff)

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC (JOB PURPOSE)

Nhân viên Mua hàng chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động mua hàng hằng ngày đúng quy trình – đúng nhà cung cấp – đúng điều khoản, nhằm đảm bảo nguồn cung kịp thời, đúng chất lượng và tuân thủ chính sách Procurement của Công ty.

• Đảm bảo nguồn cung ổn định: Mua đúng nguyên vật liệu/hàng hóa theo kế hoạch sản xuất hoặc kinh doanh và đảm bảo không bị gián đoạn nguồn cung.
• Tối ưu chi phí mua hàng: Tìm nhà cung cấp có giá cạnh tranh; đàm phán để giảm chi phí mua và đạt được điều khoản tốt (giá, thanh toán, vận chuyển).
• Đảm bảo chất lượng hàng hóa: Lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của công ty. Theo dõi và xử lý khi có hàng lỗi, hàng không đạt yêu cầu.
• Mua hàng đúng thời gian: Đặt hàng và theo dõi giao hàng để đảm bảo hàng đến đúng tiến độ. Tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
• Phát triển và quản lý nhà cung cấp: Tìm kiếm nhà cung cấp mới tiềm năng. Xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp tốt.
• Quản lý chứng từ và quy trình mua hàng: Thực hiện quy trình mua hàng đúng quy định của công ty. Kiểm soát hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng, hóa đơn.
• Phối hợp với các phòng ban: Làm việc với kho, kế toán, sản xuất, kinh doanh để nắm nhu cầu mua. Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng.

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ (ROLES AND RESPONSIBILITIES)

Lập kế hoạch và thực hiện mua hàng

• Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban.
• Lập kế hoạch mua hàng theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh và tồn kho.
• Thực hiện đặt hàng và theo dõi đơn đặt hàng (PO).

Tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp

• Tìm kiếm, lựa chọn và phát triển nhà cung cấp phù hợp.
• Thu thập và so sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp.
• Duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp.

Đàm phán và ký kết hợp đồng mua hàng

• Đàm phán giá cả, điều kiện hợp đồng và thời gian giao hàng.
• Soạn thảo, kiểm tra và theo dõi hợp đồng mua hàng.

Theo dõi và kiểm soát đơn hàng

• Theo dõi tiến độ sản xuất và giao hàng của nhà cung cấp.
• Phối hợp với bộ phận kho để kiểm tra và nhập hàng.
• Xử lý các vấn đề phát sinh như giao hàng chậm, sai số lượng hoặc sai chất lượng.

Quản lý chi phí và tối ưu mua hàng

• Phân tích giá thị trường và đề xuất phương án mua hàng tối ưu.
• Kiểm soát chi phí mua hàng theo ngân sách.
• Đề xuất giải pháp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả mua hàng.

Quản lý hồ sơ và phối hợp nội bộ

• Lưu trữ và quản lý chứng từ mua hàng (báo giá, PO, hợp đồng, hóa đơn).
• Cập nhật dữ liệu mua hàng vào hệ thống quản lý hoặc ERP.
• Phối hợp với các phòng ban: kho, kế toán, sản xuất, kinh doanh trong quá trình mua hàng.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành: Quản lý chuỗi cung ứng, Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Kinh tế quốc tế, Marketing, Xuất nhập khẩu hoặc ngành liên quan.
• Tối thiểu 1–3 năm kinh nghiệm mua hàng; ưu tiên ngành dây sợi nhựa, nhựa kỹ thuật, vật liệu công nghiệp hoặc sản phẩm tương tự; biết làm việc với NCC.
• Trình độ ngoại ngữ: tiếng Anh: khá; giao tiếp, đàm phán và xử lý hợp đồng quốc tế; biết thêm một ngoại ngữ khác (Hàn Quốc/Nhật Bản/Trung Quốc …) là lợi thế.
• Trình độ công nghệ: Sử dụng giỏi MS Office, ERP (ưu tiên SAP).
• Thành thạo các nền tảng thương mại quốc tế: Alibaba, Amazon B2B, Taobao… là lợi thế.
• Biết Incoterms cơ bản là lợi thế.