Nhân Viên Mua Hàng

Lên đơn đặt hàng (PO) gửi cho nhà cung cấp trong và ngoài nước. Bàn giao chứng từ cho bộ phận kế toán tạm ứng/ thanh toán.    

• Nhận thông tin mua hàng từ BP Sales trên Sales Orders
• Lập Checklist kiểm tra số lượng tồn kho và dự phòng
• Tạo PO trên hệ thống CRM và trình duyệt Trưởng bộ phận và Ban Tổng Giám Đốc
• Gửi PO cho nhà cung cấp và theo dõi đơn hàng – chính sách thanh toán
• Kiểm tra hồ sơ thanh toán, tạm ứng, mở bảo lãnh thanh toán...
• Bàn giao hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán và theo dõi thanh toán, công nợ
• Theo dõi đơn hàng bao gồm: thời gian xuất xưởng, thời gian vận chuyển và nhập kho công ty tại Cát Lái

Quản lý công tác vận chuyển hàng hóa cho các đơn đặt hàng. Yêu cầu nhà cung cấp gửi tem nhãn kiểm tra trước khi dán lên sản phẩm và xuất xưởng. 

• Xác nhận hàng hóa đã sản xuất với NCC và gửi thông tin lấy hàng cho đơn vị vận tải nội địa/quốc tế. 
• Gửi yêu cầu báo giá cho các forwarder và trình duyệt shipment cho Trưởng bộ phận/Ban Tổng Giám Đốc
• Kiểm tra và xác nhận chứng từ giao hàng (vận đơn, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng, hóa đơn, phiếu đóng gói – đối với hàng nhập khẩu) và (chứng nhận xuất xưởng, biên bản giao hàng – đối với hàng nội địa) 
• Soạn thảo Hợp đồng thương mại (commercial contract) với nhà cung cấp nước ngoài.
• Theo dõi tiến độ vận chuyển (hàng quốc tế có thể tra cứu theo số vận đơn/ số container/số chuyến bay) và cập nhật hàng tuần cho các bộ phận liên quan 
• Nhận thông báo hàng về và thông báo cho P.KT về giá trị thuế dự tính (đối với hàng nhập khẩu, có thể yêu cầu FWD lên tờ khai hải quan nháp)/thanh toán còn lại (đối với đơn hàng đã tạm ứng). 
• Xử lý thủ tục hải quan (hàng nhập khẩu)
• Chuẩn bị hồ sơ  kiểm tra chất lượng, hiệu suất năng lượng, PCCC,… tùy theo tính chất hàng hóa mà dự án yêu cầu. 
• Thông báo bộ phận kế toán xử lý thủ tục thanh toán phần còn lại hoặc đóng thuế sau khi có tờ khai hải quan chính thức (hàng nhập khẩu). 
• Nhập kho và thông báo phụ trách kho kiểm tra hàng hoá (mã hàng, thông số kỹ thuật, cách đóng gói…). 

Quản lý công tác vận chuyển hàng hóa cho các đơn hàng bảo hành    

• Kiểm tra thông tin số lượng, tem nhãn hàng bảo hành NCC gửi với yêu cầu bảo hành trước khi lấy hàng
• Gửi yêu cầu báo giá cho các forwarder và trình duyệt shipment cho Trưởng bộ phận/Ban Tổng Giám Đốc
• Theo dõi và xử lí thủ tục nhập khẩu và thông báo nhập kho cho BP kế toán và Sales
• Quản lý báo cáo, chứng từ    Bàn giao chứng từ nhập khẩu cho Bộ phận Kế toán lưu trữ, thanh toán.
• Lưu trữ tất cả các hồ sơ, văn bản… liên quan đến chức năng chuyên môn.
• Lập báo cáo theo yêu cầu của Trưởng bộ phận/Ban Tổng Giám Đốc
• Lập báo cáo về tổng số shipment.
• Lập và gửi kế hoạch chi của phòng SCM cho bộ phận Kế toán

Tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài    

• Tham gia họp và tổng hợp thông tin các nhà cung cấp nước ngoài mới.
• Cập nhật thông tin và dữ liệu phân tích về nhà cung cấp mới đã được Ban Tổng Giám Đốc duyệt lên hệ thống CRM theo yêu cầu.

Báo giá    

• Nhận yêu cầu báo giá từ Sales và kiểm tra thông tin sau đó gửi hỏi giá các NCC cho công ty

• Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Logistics hoặc các chuyên ngành liên quan đến kỹ thuật/vật tư.    
• Kinh nghiệm: Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm tại vị trí Mua hàng (Purchasing), Ưu tiên ứng viên từng làm trong lĩnh vực có liên quan đến các dự án thiết bị hoặc kỹ thuật.    
• Hiểu biết về quy trình cung ứng (SCM), tìm kiếm nhà cung cấp và đánh giá báo giá.    

• Kỹ năng đàm phán: Khả năng thương lượng giá cả, điều khoản thanh toán và hợp đồng để tối ưu hóa chi phí cho công ty.    
• Sử dụng số liệu: Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel để quản lý danh mục hàng hóa và theo dõi tiến độ đơn hàng.        
• Ngoại ngữ: Tiếng Anh cơ bản (đọc hiểu tài liệu sản phẩm cơ bản, email giao dịch với nhà cung cấp, trao đổi giao tiếp cơ bản với nhà cung cấp) là một lợi thế lớn.        

• Tính trung thực: Đây là yêu cầu tiên quyết đối với nhân sự bộ phận Mua hàng để đảm bảo tính minh bạch trong chi phí.    
• Sự chi tiết và cẩn thận: Kiểm soát chặt chẽ quy cách hàng hóa, số lượng và các chứng từ giao nhận để tránh sai sót.    
• Tư duy hỗ trợ: Chủ động phối hợp với các bộ phận liên quan (Kế toán, Kho, Dự án) để đảm bảo hàng hóa về đúng tiến độ.    
• Chịu được áp lực: Có khả năng xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc và đáp ứng các yêu cầu phát sinh đột xuất.