Nhân viên Nhập khẩu và Mua hàng

1. Quản lý hồ sơ và giấy phép nhập khẩu

·         Chuẩn bị, kiểm tra và quản lý hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.

·         Thực hiện đăng ký An toàn thực phẩm, kiểm dịch động vật và các thủ tục chuyên ngành theo quy định.

·         Kiểm tra, rà soát và xác nhận bộ chứng từ nhập khẩu (Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O, Health Certificate và các chứng từ liên quan) trước khi phát hành bản chính.

·         Kiểm tra Packing của các đơn hàng để đảm bảo % hạn sử dụng.

2. Thực hiện thủ tục hải quan

·         Khai báo hải quan trên hệ thống VNACCS/ECUS và chuẩn bị hồ sơ thông quan.

·         Chuẩn bị hồ sơ tham vấn giá, hoàn thuế và các hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan Hải quan.

·         Theo dõi quá trình thông quan, xử lý các vướng mắc phát sinh nhằm đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng tiến độ.

3. Điều phối logistics và giao nhận

·         Phối hợp với Supplier, Forwarder, hãng tàu, cảng và các đơn vị vận chuyển trong quá trình nhập khẩu.

·         Theo dõi lịch tàu (ETD/ETA), nhận và gia hạn D/O, cược – hoàn cược container, hạ container rỗng và các thủ tục liên quan.

·         Thực hiện khai báo ePort, thanh toán các chi phí tại cảng và điều phối giao container về kho.

·         Theo dõi tiến độ giao hàng, xử lý các phát sinh trong quá trình vận chuyển và cập nhật tình trạng lô hàng cho các bộ phận liên quan.

4. Quản lý chi phí và thanh toán

·         Lập đề nghị thanh toán cho Vendor, đề nghị nộp thuế nhập khẩu và đề nghị tạm ứng chi phí làm hàng.

·         Theo dõi tiến độ thanh toán, phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo thanh toán đúng hạn.

·         Quản lý, tổng hợp và theo dõi toàn bộ chi phí của từng lô hàng đến khi hoàn tất quyết toán.

·         Đối chiếu chi phí và công nợ với Forwarder, hãng tàu và các nhà cung cấp dịch vụ; xử lý các sai lệch hoặc khiếu nại phát sinh.

·         Lập báo cáo chi phí nhập khẩu và đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí logistics.

5. Quản lý chứng từ và hồ sơ

·         Soạn thảo giấy ủy quyền, giấy giới thiệu và các biểu mẫu phục vụ hoạt động nhập khẩu.

·         Trình ký các chứng từ nội bộ (FOC, Sample và các biểu mẫu liên quan).

·         Lưu trữ, quản lý hồ sơ nhập khẩu theo quy định của Công ty.

·         Cung cấp hồ sơ nhập khẩu cho các phòng ban và cơ quan chức năng khi có yêu cầu.

6. Phối hợp nội bộ và cơ quan chức năng

·         Phối hợp với Phòng Kế toán trong việc thanh toán, hoàn ứng, đối chiếu công nợ và quyết toán chi phí nhập khẩu.

·         Làm việc với Hải quan, Cơ quan Thú y, An toàn thực phẩm và các cơ quan quản lý nhà nước để xử lý các thủ tục phát sinh.

7.  Mua Hàng

·         Tạo PO trên hệ thống phần mềm, gửi PO sang supplier, theo dõi tiến trình PO (lịch tàu, thay đổi giá, số lượng,…)

·         Tạo claim nhà cung cấp (thiếu hàng, hàng hư hỏng,…)

·         Tạo debit note khi nhận được credit của supplier

·         Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Xuất nhập khẩu, Logistics, Quản trị Chuỗi cung ứng, Kinh doanh Quốc tế, Thương mại hoặc các ngành liên quan.

·         Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc Full-time trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu, Logistics hoặc Purchasing Operations.

·         Có kinh nghiệm hỗ trợ thực hiện thủ tục nhập khẩu, hải quan và làm việc với Forwarder, hãng tàu, cơ quan Hải quan và các cơ quan quản lý chuyên ngành.

·         Có kinh nghiệm hỗ trợ theo dõi Purchase Order (PO), quản lý tiến độ đơn hàng và phối hợp với nhà cung cấp nước ngoài.

·         Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực FMCG, F&B, Food Import hoặc Distribution.

·         Có kinh nghiệm xử lý các mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành (An toàn thực phẩm, Kiểm dịch...) là một lợi thế.