nhân viên phòng tổng hợp

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN PHÒNG TỔNG HỢP

• Phòng ban: Phòng Tổng hợp / Hành chính Nhân sự & Hỗ trợ Kinh doanh
• Chức danh: Nhân viên Phòng Tổng hợp (Sales Admin & HR Generalist)
• Báo cáo cho: Trưởng phòng Tổng hợp / Giám đốc Công ty

I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Đảm nhận công tác quản trị - phát triển nguồn nhân sự của công ty, đồng thời đóng vai trò là cầu nối hỗ trợ đắc lực cho Phòng Kinh doanh (hỏi giá, báo giá, theo dõi báo cáo, tính lương/hoa hồng), đảm bảo hoạt động vận hành và kinh doanh diễn ra thông suốt, hiệu quả.

II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1. Tuyển dụng và Đào tạo Nhân sự

• Tuyển dụng:
  • Lập kế hoạch tuyển dụng theo nhu cầu thực tế của các phòng ban.
  • Đăng tin tuyển dụng trên các kênh phù hợp, lọc hồ sơ, xếp lịch và tham gia phỏng vấn.
  • Sắp xếp và thực hiện quy trình đón tiếp nhân sự mới (Onboarding).
• Đào tạo:
  • Lập kế hoạch và tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ (quy định công ty, kỹ năng mềm, quy trình làm việc...).
  • Theo dõi, đánh giá kết quả sau đào tạo và thời gian thử việc của nhân sự.

2. Hỗ trợ Phòng Kinh doanh & Báo giá

• Hỏi giá & Báo giá:
  • Tiếp nhận yêu cầu báo giá từ Nhân viên Kinh doanh (NVKD) hoặc khách hàng.
  • Liên hệ làm việc với các nhà cung cấp / bộ phận sản xuất để hỏi giá, đàm phán giá đầu vào và thời gian giao hàng.
  • Soạn thảo, lập bảng báo giá chi tiết gửi NVKD hoặc gửi trực tiếp cho khách hàng theo quy chuẩn công ty.
• Hỗ trợ thủ tục kinh doanh:
  • Soạn thảo hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng (PO), biên bản giao nhận, đề nghị thanh toán.
  • Theo dõi tiến độ giao hàng, hỗ trợ NVKD đôn đốc công nợ khách hàng khi cần.

3. Báo cáo Kết quả Kinh doanh & Tính lương NVKD

• Báo cáo kinh doanh:
  • Cập nhật, tổng hợp số liệu doanh thu, chi phí, đơn hàng từ đội ngũ kinh doanh theo tuần/tháng/quý.
  • Lập các báo cáo kết quả kinh doanh gửi Ban Giám đốc và Trưởng phòng Kinh doanh.
• Tính lương & Tinh hoa hồng NVKD:
  • Theo dõi ngày công, chỉ số KPI, chỉ tiêu doanh số của từng NVKD.
  • Tính toán chi tiết Lương mềm, Hoa hồng (Commission), Thưởng doanh số cho NVKD đúng chính sách của công ty.
  • Phối hợp với Bộ phận Kế toán để chốt và chi trả lương đúng hạn.

4. Công tác Hành chính & Quản trị chung

• Lưu trữ, quản lý tài liệu, hợp đồng kinh doanh và hồ sơ nhân sự khoa học, hồ sơ sản phẩm và các hồ sơ khác liên quan, bảo mật.
• Thực hiện các công việc hành chính tổng hợp khác theo sự phân công của Trưởng phòng hoặc Ban Giám đốc.

III. YÊU CẦU NĂNG LỰC & KINH NGHIỆM

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân sự, Kinh tế, Mại dịch hoặc các ngành liên quan.
• Kinh nghiệm: Có ít nhất 1 – 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, Nhân sự tổng hợp, hoặc Hỗ trợ kinh doanh.
• Kỹ năng chuyên môn:
  • Thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là Excel để tính toán lương, báo giá, tổng hợp báo cáo).
  • Hiểu biết về quy trình tuyển dụng, đào tạo và các chính sách nhân sự cơ bản.
  • Kỹ năng thương lượng, hỏi giá nhà cung cấp tốt.
• Kỹ năng mềm:
  • Cẩn thận, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm cao với số liệu.
  • Kỹ năng giao tiếp, giao thiệp tốt và phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban.
  • Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả.

IV. QUYỀN LỢI ĐƯỢC HƯỞNG

• Lương & Thưởng:

• • - Lương cứng 10.000.000đ
  • - Hỗ trợ cơm trưa văn phòng: 730.000đ
  • - Hỗ trợ điện thoại: 500.000đ
  • - Thưởng 500.000đ/ nhân sự tuyển dụng được và đạt thử việc
  • - Thưởng 0.1% doanh thu của nhân viên kinh doanh nếu doanh số chung của phòng đạt tối thiểu 80% KPI

• Đãi ngộ: Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định Luật Lao động.
• Môi trường: Môi trường làm việc năng động, cơ hội thăng tiến lên Trưởng phòng Tổng hợp / Trưởng nhóm Sales Admin.
• Khác: Chế độ nghỉ lễ tết, du lịch hàng năm, đào tạo nâng cao chuyên môn.

VI. THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC

- Thời gian làm việc: từ thứ 2 đến thứ 7. Sáng từ 8h đến 12h, trưa từ 13h đến 17h

- Địa điểm làm việc: Số 28 An Trì, Hồng Bàng, Hải Phòng.