Nhân Viên Support Sales (Sales Admin)

Mục tiêu chính: Đảm bảo toàn bộ hoạt động hỗ trợ sales (báo giá, chứng từ, công nợ, phối hợp vận hành) diễn ra nhanh – chính xác – đúng deadline, giúp sales tập trung chốt khách hàng.

 Hỗ trợ báo giá & khách hàng

Chuẩn bị và gửi báo giá theo yêu cầu từ Sales Theo dõi timeline báo giá và nhắc Sales follow up Cập nhật bảng giá (air/sea/trucking…)

Xử lý chứng từ & billing

Làm Debit note / Credit note đúng deadline (7–10 ngày) Lập bảng kê chi phí

Phối hợp kế toán phát hành hóa đơn qua phần mềm

Kiểm tra tính chính xác giữa: Báo giá - Chi phí thực tế - Hóa đơn với phần mềm nội bộ

Theo dõi công nợ khách hàng 

Theo dõi tình trạng thanh toán của khách Đối chiếu công nợ

Nhắc thanh toán theo timeline

Báo cáo Sales/Manager các trường hợp chậm thanh toán 

Phối hợp vận hành (Ops)

Gửi mail điều xe vận tải

Theo dõi lô hàng theo phần mềm nội bộ / tiến độ shipment Là cầu nối giữa: Sales ↔ Customer service ↔ Khách hàng Đảm bảo thông tin xuyên suốt, không bị miss

Học vấn & kinh nghiệm

Tốt nghiệp cao đẳng chuyên ngành đại học logistics / xuất nhập khẩu/ Kinh tế

Có tối thiểu 6 tháng – 1 năm kinh nghiệm ở vị trí: Admin Sales

Chứng từ logistics Operation / Pricing

Ưu tiên:

Đã từng làm tại forwarder / công ty vận tải nội địa Có kinh nghiệm xử lý Debit – Invoice – Công nợ 

Kiến thức

Hiểu cơ bản về:

Quy trình vận chuyển Air / Sea / Trucking Incoterms (EXW, FOB, CIF, DDP…)

Các loại charge trong logistics: Freight, Local charge, Surcharge

Kỹ năng công việc

Cẩn thận – chi tiết cao

Quản lý deadline, làm nhiều việc cùng lúc Excel: Làm bảng kê, đối chiếu

Giao tiếp nội bộ: Sales – Ops – Kế toán

Ngoại ngữ

Tiếng Anh cơ bản – khá: Đọc hiểu email, chứng từ; viết email đơn giản

Tính cách & thái độ

Trung thực

Chủ động: không chờ giao việc Có trách nhiệm với deadline

Chịu áp lực tốt (đặc biệt cuối tháng) Không ngại việc lặp lại (debit, bảng kê…)

Quyền lợi

Thu nhập thương lượng

Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, các chính sách của người lao động theo quy định Nghỉ phép 12 ngày/ năm

Teambuilding: 1 năm / lần. Tham dự các khóa đào tạo nội bộ 

Tham dự đào tạo phát triển sự nghiệp về kỹ năng mềm, định hướng ở bên ngoài: tối thiểu 1 lần/ năm