Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu kiêm Sales Admin

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

o   Đảm bảo quy trình xuất khẩu hàng hóa (hạt điều) diễn ra đúng tiến độ – đúng chứng từ – đúng tiêu chuẩn quốc tế

o   Hỗ trợ bộ phận Sales trong việc quản lý đơn hàng, khách hàng và vận hành hậu cần

o   Tối ưu chi phí logistics, hạn chế rủi ro trong giao nhận quốc tế

NHIỆM VỤ CHÍNH

Xuất nhập khẩu (70%)

o   Lập và kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu:

·        Invoice, Packing List

·        Bill of Lading (B/L)

·        Certificate of Origin (CO)

·        Phytosanitary Certificate

·        Fumigation, Health Certificate (nếu có)

o   Làm việc với:

·        Forwarder / Hãng tàu

·        Hải quan

·        Đơn vị kiểm dịch

o   Theo dõi tiến độ:

·        Đóng hàng (stuffing container)

·        Lịch tàu (ETD/ETA)

·        Giao hàng đúng deadline hợp đồng

o   Kiểm soát chi phí:

·        Cước vận chuyển

·        Phí local charges

·        Phí phát sinh

o   Xử lý sự cố:

·        Trễ tàu, sai chứng từ

·        Hàng bị giữ / kiểm tra

·        Claim từ khách hàng

Sales Admin (30%)

o   Tiếp nhận & xử lý đơn hàng từ Sales/khách hàng

o   Theo dõi:

·        Sản xuất

·        Tồn kho

·        Lịch xuất hàng

o   Soạn thảo:

·        Hợp đồng ngoại thương

·        Báo giá (Quotation)

·        Proforma Invoice

o   Cập nhật dữ liệu:

·        Doanh số theo tháng

·        Sản lượng xuất khẩu

·        Danh sách khách hàng

o   Hỗ trợ Sales:

·        Gửi mẫu, tracking mẫu

·        Chuẩn bị tài liệu bán hàng

·        Chăm sóc khách hàng sau bán

KPI ĐÁNH GIÁ

o   Tỷ lệ chứng từ chính xác

o   Tỷ lệ giao hàng đúng hạn

o   Số đơn hàng xử lý/tháng

o   Tỷ lệ lỗi logistics

o   Thời gian xử lý chứng từ

o   Mức độ hài lòng khách hàng

Kiến thức

o   Hiểu Incoterms (FOB, CIF, CFR…)

o   Nắm quy trình xuất khẩu nông sản (đặc biệt hạt điều)

o   Kiến thức cơ bản về logistics quốc tế

Kỹ năng

o   Tiếng Anh: đọc – viết tốt (email, chứng từ)

o   Kỹ năng tổ chức & quản lý công việc

o   Excel (theo dõi đơn hàng, chi phí)

o   Giao tiếp & xử lý vấn đề nhanh

Kinh nghiệm

o   1–3 năm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hoặc sales admin

o   Ưu tiên từng làm ngành nông sản / thực phẩm

QUYỀN LỢI

o   Lương: cạnh tranh theo năng lực

o   Thưởng:

·       Theo KPI

·       Theo hiệu quả xuất khẩu

o   Được đào tạo:

·       Thị trường quốc tế (Úc, Mỹ, EU…)

·       Logistics & Incoterms

o   Cơ hội phát triển:

·       Lên vị trí Export Manager / Sales Executive

LƯU Ý ĐẶC THÙ VINAPHAT

o   Sản phẩm: hạt điều xuất khẩu (W240, W320, W450…)

o   Yêu cầu cao về:

·       Chất lượng

·       Truy xuất nguồn gốc

·       Tiêu chuẩn thị trường (Úc, Mỹ)