NV THƯ KÝ ADMIN

1. Mục đích công việc
Hỗ trợ Trưởng bộ phận Bảo trì trong việc quản lý hồ sơ, chứng từ, chi phí và theo dõi tiến độ các công việc bảo trì, dịch vụ và dự án của bộ phận.
2. Nhiệm vụ chính

• Làm việc với nhà cung cấp để thu thập và kiểm tra hồ sơ, chứng từ liên quan đến dịch vụ và dự án.
• Theo dõi hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng (PO), biên bản nghiệm thu, hóa đơn và hồ sơ thanh toán.
• Phối hợp với các bộ phận Purchasing, Finance, Logistics và nhà cung cấp để xử lý hồ sơ thanh toán đúng hạn.
• Chuẩn bị và theo dõi chứng từ hải quan đối với máy móc, thiết bị và phụ tùng nhập khẩu.
• Theo dõi tiến độ giao hàng, thực hiện dịch vụ và thanh toán của từng nhà cung cấp.
• Theo dõi chi phí của bộ phận Bảo trì, bao gồm OPEX, CAPEX, chi phí bảo trì và chi phí dự án.
• Cập nhật ngân sách, chi phí thực tế, chi phí còn lại và kế hoạch thanh toán.
• Tổng hợp dữ liệu và chuẩn bị báo cáo tuần, tháng hoặc theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.
• Theo dõi kế hoạch công việc, danh sách hành động và thời hạn hoàn thành của từng nhiệm vụ.
• Sắp xếp và tham gia các cuộc họp review công việc cùng Trưởng bộ phận Bảo trì.
• Ghi nhận nội dung cuộc họp, cập nhật danh sách hành động và nhắc nhở các bên liên quan.
• Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ của bộ phận một cách đầy đủ, dễ kiểm tra và truy xuất.
• Hỗ trợ các công việc hành chính khác của bộ phận theo yêu cầu.

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các ngành: Quản trị kinh doanh, Kế toán, Tài chính, Ngoại thương, Logistics hoặc ngành liên quan.
• Có kỹ năng vi tính tốt, đặc biệt là Microsoft Excel, Word, PowerPoint và Outlook.
• Có khả năng tổng hợp, theo dõi và phân tích dữ liệu chi phí.
• Cẩn thận, có trách nhiệm và quản lý hồ sơ tốt.
• Năng động, chủ động và có khả năng theo dõi nhiều công việc cùng lúc.
• Có kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt với nhà cung cấp và các bộ phận liên quan.
• Có khả năng lập kế hoạch, quản lý thời gian và theo sát thời hạn hoàn thành.
• Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong email và xử lý chứng từ là một lợi thế.
• Có kinh nghiệm làm việc với hợp đồng, thanh toán, chứng từ hải quan, OPEX hoặc CAPEX là một lợi thế.