Office Administrator

Facility Operations & Coordination

- Coordinate, assign, and monitor facility-related work orders.

- Promptly detect damages or losses and report to supervisors for timely action.

- Manage facility equipment, tools, and chemicals. - Inspect and supervise subcontractors' work to ensure service quality.

- Coordinate daily tasks and maintain clear communication with the service team.

Building & Access Management

- Register VIP visitors, contractors, and employees with building management.

- Liaise with the landlord on building-related matters (façade issues, pest control, major repairs).

- Assist with registering, updating, and canceling parking cards and access cards.

Procurement & Inventory Control

- Prepare purchase lists for new equipment, tools, and chemicals; submit for approval.

- Order, track, and manage stationery, office amenities, and supplies.

- Manage vendors related to office supplies and services.

Administrative & Event Support

- Support administrative duties such as coordinating with vendors, processing payments, and managing mail services.

- Collaborate with HR to support office event setups and seasonal decorations.

Compliance & Safety

- Ensure all facility operations comply with internal policies, HSE standards, and sustainability requirements.

REQUIREMENTS:

- College or Bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, or related fields.

- 1–2 years of experience in Admin, Facility, or Office Coordinator roles.

- Strong communication and coordination skills.

- Good English communication skills.

- Strong coordination, communication, and problem-solving skills.

- Proactive, detail-oriented, and able to work independently.

- Proficient in MS Office (Excel, Word, Outlook).

-------------------------------------------------------------

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Có từ 1–2 năm kinh nghiệm ở các vị trí Hành chính (Admin), Quản lý cơ sở vật chất (Facility) hoặc Điều phối văn phòng (Office Coordinator).
• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp công việc tốt.
• Có khả năng giao tiếp tiếng Anh khá trong môi trường làm việc.
• Kỹ năng điều phối, giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt.
• Chủ động trong công việc, cẩn thận, chú ý đến chi tiết và có khả năng làm việc độc lập.
• Thành thạo các ứng dụng Microsoft Office như Excel, Word và Outlook.