Operations Admin Executive

Nhân viên Quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm tạo và cập nhập các tài liệu kỹ thuật, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng , đảm bảo và quản lý tài liệu theo hệ thống, phân loại và kiểm tra hồ sơ dự án. Nhập và xuất tài liệu theo yêu cầu của các bộ phận liên quan để bảo đảm hoạt động liên quan đến hồ sơ được thực hiện trơn tru.

• Liên hệ nhà thầu O&M, các bên liên quan để tập hợp và sắp xếp hồ sơ kỹ thuật, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hồ sơ thanh quyết toán.
• Kiểm tra về số lượng và hình thức của hồ sơ để chuyển phòng ban liên quan.
• Trình ký, đóng dấu các hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc quản lý dự án và vận hành khai thác.
• Lưu giữ hồ sơ theo dõi cho tất cả các tài liệu được kiểm soát.
• Tổ chức cây thư mục và số hóa hồ sơ cho các dự án đã hoàn thành.
• Lập bảng theo dõi tình trạng hồ sơ và thông báo cho các bên liên quan khi có yêu cầu.
• Tham gia hỗ trợ cung cấp hồ sơ trong quá trình kiểm toán.
• Đảm bảo rằng thông tin thay đổi kỹ thuật do Bp vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hoặc khách hàng cung cấp đã được cập nhập và truyền đạt chính xác đến tất cả các bộ phận liên quan nội bộ.
• Luôn cập nhật các tài liệu theo tiêu chuẩn, chẳng hạn như sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, hồ sơ và các tài liệu hỗ trợ.
• Phối hợp để đảm bảo hoàn thành các tài liệu liên quan đến thay đổi kỹ thuật, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng.
• Quản lý hồ sơ thanh quyết toán, hồ sơ kỹ thuật, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng.
• Nhận hồ sơ từ nhà thầu và các phòng ban nội bộ trong công ty, chuyển đến các cá nhân được phê duyệt hoặc review.
• Tham gia hổ trợ báo cáo ngày, tuần, tháng, quý và năm theo sự hướng dẫn của chuyên viên vận hành, bảo trì, bảo dưỡng.
• Tham gia hổ trợ công tác chốt sản lượng hàng tháng theo sự hướng dẫn của chuyên viên vận hành, bảo trì, bảo dưỡng.
• Những yêu cầu khác của quản lý trực tiếp.

- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học

- Từ 1-2 năm kinh nghiệm làm thư ký dự án, quản lý hồ sơ, admin support

- Kinh nghiệm sử dụng MS Office, đặc biệt tốt MS Excel

- Mindset ngăn nắp, trật tự

- Nhiệt tình, có trách nhiệm cao với công việc

- Ham học hỏi và định hướng lâu dài