PHÓ PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG

1. Quản lý và vận hành hoạt động

• Phối hợp với Quản lý trong điều hành hoạt động chung của Bộ phận Dịch vụ Khách hàng.
• Tổ chức, phân công và điều phối nhân sự đảm bảo hoạt động thông suốt, đạt mục tiêu đề ra.
• Tham gia quản lý hoạt động theo phân quyền; hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh và các trường hợp khách hàng đặc biệt.

2. Giám sát chất lượng dịch vụ

• Theo dõi, giám sát việc tuân thủ quy trình, quy định trong cung cấp dịch vụ khách hàng.
• Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên; đề xuất cải tiến nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Đảm bảo môi trường phục vụ khách hàng thân thiện, an toàn, sạch sẽ và chuyên nghiệp.

3. Xây dựng và cải tiến quy trình

• Tham gia xây dựng, cập nhật các quy trình, quy định liên quan đến hoạt động dịch vụ khách hàng.
• Đề xuất và triển khai các chương trình cải tiến chất lượng dịch vụ.
• Phối hợp với các khoa/phòng nhằm tối ưu quy trình chăm sóc và trải nghiệm khách hàng.

4. Báo cáo và kiểm soát thông tin

• Rà soát, tổng hợp và lập các báo cáo định kỳ theo yêu cầu.
• Chủ động phát hiện, báo cáo các vấn đề bất thường và đề xuất hướng xử lý.
• Đảm bảo quản lý thông tin chính xác, kịp thời và bảo mật.

5. Phối hợp liên phòng ban

• Phối hợp với các khoa/phòng trong giải quyết yêu cầu, phản ánh của khách hàng.
• Tham gia hỗ trợ tiếp đón, chăm sóc khách và các hoạt động đối ngoại khi cần.

6. Phát triển năng lực cá nhân và đội ngũ

• Tham gia đào tạo, hướng dẫn và phát triển năng lực cho nhân viên trong bộ phận.
• Chủ động cập nhật kiến thức chuyên môn, quy định liên quan và kỹ năng mềm.

• Tốt nghiệp Đại học các ngành: Quản trị Kinh doanh, Dịch vụ khách hàng, Marketing hoặc các ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm quản lý nhóm >50 nhân viên, trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng, ưu tiên môi trường bệnh viện/y tế/ dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc tế.
• Kỹ năng quản lý, điều phối công việc và xử lý tình huống tốt.
• Kỹ năng giao tiếp, chăm sóc khách hàng và phối hợp liên phòng ban hiệu quả.
• Có khả năng phân tích số liệu, lập báo cáo và đề xuất cải tiến.
• Tác phong chuyên nghiệp, trách nhiệm, chịu được áp lực công việc.
• Thành thạo tin học văn phòng; ưu tiên biết sử dụng hệ thống quản lý (CRM/HIS).