Project Coordinator

Chuyên viên điều phối dự án chịu trách nhiệm hỗ trợ lập kế hoạch, điều phối và theo dõi việc triển khai các dự án/dịch vụ viễn thông dành cho khách hàng Ngân hàng, đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng tiến độ, đúng quy trình, tuân thủ cam kết hợp đồng và tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ.
Vị trí này đóng vai trò đầu mối điều phối, kết nối giữa các bộ phận nội bộ, đối tác kỹ thuật và khách hàng ngân hàng trong suốt vòng đời dự án/dịch vụ.

I. Điều phối & Theo dõi Dự án/Dịch vụ

• Hỗ trợ Project Manager trong việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và cập nhật tình trạng triển khai các dự án/dịch vụ viễn thông.
• Theo dõi các mốc công việc (milestones), SLA, timeline triển khai và cảnh báo sớm các rủi ro chậm tiến độ.
• Tổng hợp dữ liệu, cập nhật dashboard và báo cáo tình trạng dự án/dịch vụ định kỳ hoặc theo yêu cầu.
• Phối hợp điều phối nguồn lực giữa các bộ phận kỹ thuật, vận hành, kinh doanh để đảm bảo triển khai đúng kế hoạch.

II. Quản lý Tài liệu & Tuân thủ

• Chuẩn bị, quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án/dịch vụ: kế hoạch triển khai, biên bản họp, nghiệm thu, báo cáo vận hành.
• Theo dõi việc tuân thủ quy trình nội bộ, tiêu chuẩn bảo mật thông tin và yêu cầu tuân thủ đặc thù của khách hàng Ngân hàng.
• Hỗ trợ rà soát các điều khoản liên quan đến tiến độ, phạm vi, nghiệm thu trong hợp đồng và phụ lục hợp đồng.
• Đảm bảo tài liệu đầy đủ, chính xác để phục vụ kiểm toán, thanh tra hoặc đánh giá nội bộ/khách hàng.

III. Điều phối Đối tác & Khách hàng Ngân hàng

• Là đầu mối liên lạc, điều phối thông tin giữa đội ngũ nội bộ, đối tác kỹ thuật và khách hàng Ngân hàng.
• Tham gia họp với khách hàng, ghi nhận yêu cầu, tổng hợp ý kiến và theo dõi việc xử lý sau họp.
• Theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng, tiếp nhận và phối hợp xử lý các phản ánh/sự cố phát sinh.
• Hỗ trợ Project Manager trong các hoạt động duy trì dịch vụ, mở rộng phạm vi hoặc gia hạn hợp đồng

IV. Quản lý Rủi ro & Sự cố

• Ghi nhận, theo dõi và cập nhật các rủi ro, sự cố trong quá trình triển khai và vận hành dịch vụ.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý sự cố đúng SLA, đặc biệt với các dịch vụ viễn thông cho hệ thống ngân hàng.
• Theo dõi các chỉ số vận hành dịch vụ (SLA, downtime, sự cố) và báo cáo theo yêu cầu.

1. Trình độ

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các ngành: Công nghệ Thông tin, Viễn thông, Hệ thống thông tin, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.

2. Kinh nghiệm

• Tối thiểu 2–4 năm kinh nghiệm ở vị trí Project Coordinator, Project Assistant, Service Coordinator hoặc tương đương.
• Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Viễn thông, CNTT, Managed Service hoặc Outsourcing là lợi thế.
• Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc với khách hàng Ngân hàng/Tài chính hoặc các dự án yêu cầu tuân thủ cao.
• Có hiểu biết về mô hình vận hành dịch vụ, SLA, ITSM là một lợi thế.

3. Kỹ năng

• Kỹ năng tổ chức, điều phối và theo dõi công việc tốt.
• Kỹ năng giao tiếp, làm việc với nhiều bên liên quan.
• Cẩn thận, có trách nhiệm cao, chú trọng tuân thủ quy trình và bảo mật thông tin.
• Có khả năng tổng hợp, báo cáo và xử lý nhiều đầu việc song song.
• Sử dụng tốt các công cụ quản lý công việc/dự án như Jira, MS Project, Excel, PowerPoint,…