Quản Lý Dự Án

General Job Purposes (Mục đích chung công việc) 

- Đảm bảo tất cả dự án trọng điểm của công ty (IPOS, HRIS, MKT, FIN, …) được triển khai đúng định hướng, đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách và đạt chất lượng mong đợi, đồng thời kết nối hiệu quả giữa CEO và các phòng ban

Key Functions (Công việc chính) 

Lập kế hoạch & kick off dự án

•        Tiếp nhận yêu cầu và định hướng dự án từ CEO.

•        Làm việc với các HOD để xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực, ngân sách và thời hạn.

•        Xây dựng Project Charter (tài liệu khởi động dự án) và trình CEO phê duyệt.

•        Thiết lập kế hoạch tổng thể, các mốc thời gian và chỉ số đo lường (KPI).

Theo dõi tiến độ dự án

•        Cập nhật tiến độ hàng tuần/tháng cho CEO theo từng dự án.

•        Thiết lập và duy trì bảng quản lý tiến độ.

•        Chủ động “push” các bộ phận liên quan để đảm bảo không trễ deadline.

•        Ghi nhận, phân tích và xử lý ngay các vấn đề phát sinh.

Truyền đạt định hướng & Điều phối thông tin

•        Truyền tải chính xác và đầy đủ chỉ đạo, ưu tiên và yêu cầu từ CEO đến các HOD.

•        Đảm bảo mọi thành viên dự án hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình.

•        Là đầu mối giải đáp thắc mắc, xử lý xung đột thông tin giữa các phòng ban.

Quản lý chất lượng & rủi ro

•        Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chí nghiệm thu cho từng hạng mục.

•        Theo dõi, đánh giá chất lượng sản phẩm/dịch vụ đầu ra của dự án.

•        Nhận diện sớm rủi ro, đề xuất biện pháp phòng ngừa hoặc kế hoạch ứng phó.

Báo cáo & audit dự án

•        Chuẩn bị báo cáo định kỳ và đột xuất cho CEO về tình trạng dự án.

•        Tổng kết kết quả, rút kinh nghiệm, ghi nhận điểm mạnh và điểm cần cải thiện.

•        Lưu trữ tài liệu dự án phục vụ cho các dự án tương lai.

Quyền hạn

Điều phối & yêu cầu thông tin

•        Được phép làm việc trực tiếp với các Head of Department (HOD) và trưởng nhóm liên quan để yêu cầu báo cáo, số liệu, tài liệu phục vụ quản lý dự án.

•        Được phép yêu cầu họp về các vấn đề liên quan đến dự án (không cần thông qua thư ký CEO

Giám sát & nhắc tiến độ

•        Có quyền “push” tiến độ và yêu cầu giải trình khi bộ phận liên quan chậm trễ hoặc sai lệch so với kế hoạch.

•        Có quyền đề xuất biện pháp khắc phục và tái phân bổ nguồn lực để đảm bảo deadline.

Đề xuất & điều chỉnh kế hoạch dự án

•        Được quyền trình CEO xem xét các điều chỉnh về phạm vi, tiến độ, ngân sách khi thấy cần thiết.

•        Được đề xuất nhân sự bổ sung hoặc hỗ trợ từ các phòng ban khác cho dự án

Đánh giá hiệu quả dự án

•        Được tham gia đánh giá kết quả dự án và hiệu suất của các bộ phận liên quan.

•        Có quyền kiến nghị khen thưởng/kỷ luật dựa trên mức độ hoàn thành công việc của thành viên dự án.

Quyết định trong phạm vi dự án

•        Trong phạm vi được CEO phê duyệt, Quản lý Dự án có thể đưa ra các quyết định tác nghiệp trực tiếp mà không cần xin ý kiến lại.

Chuyên môn, Kinh nghiệm & Năng lực vị trí

•        Học vấn: Tốt nghiệp đại học các ngành Quản trị kinh doanh, CNTT, Tài chính, Marketing hoặc liên quan.

•        Kinh nghiệm: Tối thiểu 3-5 năm ở vị trí quản lý dự án hoặc tương đương.

•        Kỹ năng chuyên môn:

o Lập kế hoạch và quản lý tiến độ.

o Quản lý rủi ro và ngân sách.

o Sử dụng công cụ quản lý dự án (MS Project, Excel,…).

Kỹ năng mềm:

o Giao tiếp và truyền đạt thông tin hiệu quả.

o Kỹ năng đàm phán và giải quyết xung đột.

o Tổ chức và quản lý thời gian.

o Có khả năng làm việc với high level.

Năng lực chung 

Khả năng lãnh đạo 

- Khả năng lãnh đạo bản thân hiệu quả, truyền cảm hứng và ảnh hưởng đến người khác 

Khả năng quản lý

- Khả năng quản lý thời gian, chi phí, con người trong hạn mức cho phép và hoàn thành mục tiêu công việc hiệu quả (BSC/KPI) 

Giao Tiếp Tốt

- Khả Năng giao tiếp nói và viết tốt , kỹ năng lắng nghe tốt, đáp ứng tình huống và đưa ra cách giải quyết vấn đề phù hợp với các bên  

Quản lý sự thay đổi 

- Khả năng hiểu mục đích và chấp nhận sự thay đổi, hoàn toàn hỗ trợ sự thay đổi để đạt được kết quả chung tốt nhất 

Tập trung vào khách hàng 

- Khả năng hiểu được nhu cầu khách hàng nội bộ và bên ngoài , luôn cung cấp cho khách hàng sự trải nghiệm hoàn hảo và xuất sắc nhất